Sincronizar salas de reuniones con Google Workspace

Conecta deskbird con Google Workspace para sincronizar la disponibilidad y las reservas de salas de reuniones entre deskbird y tu Google Calendar. Una vez conectado, los usuarios pueden reservar salas directamente en deskbird y todas las reservas se mantendrán sincronizadas con los calendarios de salas de Google.

1. Requisitos previos
2. Configurar la delegación a nivel de dominio en Google Admin
3. Conectar Google en deskbird
4. Importar salas de reuniones
5. Reserva de salas de reuniones entre tenants
6. Preguntas frecuentes

1. Requisitos previos

• Permisos de administrador: necesitas una cuenta de Super Admin de Google Workspace.
• Usar un navegador: completa la configuración en un navegador web.
• El proveedor de calendario es la fuente principal: las reservas de salas son finalmente aceptadas o rechazadas por el calendario de recursos de la sala en Google. Si Google rechaza una reserva, se eliminará de deskbird.

2. Configurar la delegación a nivel de dominio en Google Admin

1. Abre la consola de administración de Google (se requiere Super Admin).
2. Ve a Seguridad > Control de acceso y datos > Controles de API.
3. En Delegación a nivel de dominio, haz clic en Gestionar delegación a nivel de dominio.
4. Haz clic en Agregar nuevo.
5. Introduce el ID de cliente: 108092835268664080778
6. En Ámbitos de OAuth, añade los siguientes ámbitos y haz clic en Autorizar:

https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.resource.calendar.readonly
https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly
https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email
https://www.googleapis.com/auth/calendar.events

3. Conectar Google en deskbird

1. Ve a Admin > Integraciones.
2. Haz clic en Conectar (o Actualizar sincronización si ya tienes una conexión).
3. Selecciona Google.
4. Inicia sesión con tu cuenta de administrador de Google.
5. Acepta todos los permisos solicitados y sigue los pasos en pantalla.

4. Importar salas de reuniones

Después de conectar Google Workspace, puedes importar tus salas a deskbird:

1. Ve a Admin > Pisos y espacios.
2. Haz clic en + Añadir área y selecciona sala de reuniones.
3. Elige Importar sala desde Microsoft o Google.
4. Selecciona las salas de tu tenant conectado e impórtalas.

⚠️ Importante: para que las salas aparezcan en la lista de importación, deben estar configuradas como recurso en Google Workspace y usar la categoría CONFERENCE_ROOM.

💡 Una vez importadas las salas, puedes crear enlaces de videollamada al reservar salas de reuniones en deskbird (según la configuración de tu proveedor).

💡 La búsqueda respeta exactamente el nombre de la sala (incluyendo ortografía y puntuación). Introduce el nombre tal como aparece en el directorio del proveedor.

5. Reserva de salas de reuniones entre tenants

En un entorno de Google con múltiples tenants, las políticas de seguridad suelen impedir que los usuarios de un tenant reserven recursos (como salas de reuniones) directamente en otro tenant. deskbird soluciona esto proporcionando una capa de reservas unificada que funciona en todos tus tenants.

💡 Multi-Tenancy está disponible con el plan Rooms Plus. Puedes añadir varios tenants de Google y Microsoft. Para agregar otro tenant, ve a Admin > Integraciones, abre tu sincronización existente y haz clic en Actualizar sincronización.

Cómo funciona

• Visibilidad unificada: todos los usuarios, sin importar su tenant de origen, pueden ver la disponibilidad en tiempo real de cada sala de reuniones en toda la organización.
• Lógica de reserva alternativa: si un usuario no tiene permiso directo para reservar una sala específica, deskbird utiliza un mecanismo alternativo. Usa el admin_email vinculado a ese recurso de calendario para facilitar la reserva.
• Experiencia fluida: para el usuario final, el proceso es instantáneo e invisible. Simplemente seleccionan una sala y la reservan — deskbird se encarga de que la invitación del calendario sea aceptada y sincronizada correctamente en segundo plano.

Beneficios clave

• Sin configuraciones complejas: elimina la necesidad de configuraciones cruzadas de dominio o gestión de cuentas de invitado para cada usuario.
• Fuente única de la verdad: evita reservas dobles asegurando que todos los tenants consulten los mismos datos de calendario en tiempo real.
• Autonomía del usuario: permite a los empleados encontrar y reservar espacios donde sea que trabajen ese día, sin intervención de IT.

6. Preguntas frecuentes