La sección de Usuarios y grupos en el Portal de administrador te permite gestionar usuarios, crear y organizar grupos de usuarios, y conectar directorios externos como Microsoft Entra ID. Este artículo te da una visión general de las acciones clave disponibles para mantener tu organización estructurada y actualizada.
1. Usuarios
En Portal de administrador > Gestión de usuarios: Usuarios, puedes ver la lista completa de usuarios, invitar a nuevos miembros del equipo y gestionar los perfiles individuales de los usuarios.
Invitar usuarios
Haz clic en Invitar usuarios en la esquina superior derecha para añadir nuevas personas a tu espacio de trabajo. Puedes asignarlas a grupos de usuarios y, si quieres, enviarles un correo de invitación de inmediato.
💡 Incluso sin recibir un correo de invitación, los usuarios pueden registrarse por sí mismos de forma predeterminada. deskbird reconocerá automáticamente su dominio y los asignará correctamente a tu cuenta. Los dominios están protegidos contra usos no autorizados.
Para subir usuarios mediante un archivo CSV, consulta la guía dedicada: Subir usuarios mediante CSV.
Para descargar la lista de usuarios como archivo CSV, por ejemplo para revisar los datos de los usuarios o preparar una subida por CSV, consulta Exportar usuarios.
Gestión de perfiles de usuario
Haz clic en cualquier usuario para abrir su perfil. Desde aquí puedes:
- Editar el nombre y apellido (Nota: Solo disponible si la cuenta no fue creada a través de HRIS o SCIM)
- Cambiar o actualizar la dirección de correo electrónico del usuario (Nota: Solo disponible si la cuenta no fue creada a través de HRIS o SCIM)
- Subir o cambiar la foto de perfil
- Establecer la Oficina principal y el Rol
- Desactivar o eliminar permanentemente el perfil del usuario
- Asignar la Función de oficina para ese usuario
- Añadir, editar o eliminar Vehículos y establecer la matrícula predeterminada (solo se muestra si se requiere matrícula para al menos una zona de aparcamiento). Consulta Gestión de matrículas.
💡 Nota: Para seleccionar una oficina en el perfil de un usuario, este debe tener acceso a esa oficina. Si no se muestran oficinas al intentar asignar una oficina activa, revisa las restricciones de acceso a la oficina y asegúrate de que el usuario forme parte de un grupo que tenga acceso a la oficina.
Para asignar funciones de oficina a los usuarios, consulta nuestro artículo dedicado: Gestión de funciones de oficina.
2. Grupos
En Portal de administrador > Grupos, puedes crear y gestionar grupos de usuarios manualmente o importarlos desde Microsoft Entra ID (antes Azure AD).
💡 Nota: Los subgrupos no heredan ninguna configuración ni permisos del grupo principal; por lo tanto, cada grupo debe añadirse individualmente al configurar, por ejemplo, las restricciones de acceso.
Crear grupos manualmente
Haz clic en + Añadir grupo para crear departamentos, como RRHH, Finanzas o Ventas. Asigna miembros y designa un Gestor de grupo, quien podrá planificar la semana y reservar Desks en nombre del grupo.
También puedes crear subgrupos arrastrando un grupo debajo de otro. Esto crea una jerarquía (por ejemplo, Finanzas bajo Departamento de Negocios).
Los subgrupos heredan la jerarquía del Gestor de grupo: un gestor de un grupo principal puede planificar y reservar en nombre de todos los subgrupos que estén debajo. Sin embargo, la jerarquía de grupos no se tiene en cuenta para los derechos de acceso: cada grupo debe añadirse individualmente, y pertenecer a un grupo principal no otorga automáticamente acceso a los espacios restringidos a un subgrupo, ni viceversa.
Importar grupos desde Microsoft Entra ID
Para conectar con Microsoft Entra ID, debes ser administrador global tanto en deskbird como en Entra ID.
- Ve a Portal de administrador > Grupos
- Haz clic en Importar desde Microsoft Entra ID
- Inicia sesión y selecciona los grupos que quieres importar
Una vez importados, puedes:
- Ver los detalles del grupo
- Editar la jerarquía arrastrando y soltando
- Añadir o quitar usuarios de los grupos