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Die Desk-Erkennung verknüpft einen bestimmten Monitor mit einem bestimmten Desk, sodass Nutzer genau an dem Desk eingecheckt werden, an den sie ihren Monitor anschließen – und für sie automatisch eine Buchung erstellt wird, falls sie noch keine haben. Das sorgt auch dafür, dass die Dashboards für Flächen- und Desk-Auslastung korrekt sind. In diesem Artikel erfährst du, wie du Monitore manuell und automatisch zuordnest, was sich im Mapping-Modus während der Arbeit ändert und wie du das fertige Mapping in ein Asset-Management-System exportierst.
- Einen Monitor einem Desk zuordnen
- Wie das Auto-Mapping Erkennungen zählt
- Mapping-Modus
- Konflikte und umgestellte Monitore
- Nach dem Zuordnen eines Monitors
- Export des Monitor-zu-Desk-Mappings
1. Einen Monitor einem Desk zuordnen
Der Stock, Bereich und Desk müssen im Grundriss aktiv sein und der Desk muss für den Nutzer buchbar sein. So verknüpfst du einen Monitor mit einem Desk:
- Gehe zu Admin > Workplace Intelligence > Anwesenheitserkennung: Desk-Erkennung
- Klicke auf das Zahnrad-Symbol beim gewünschten Standort, um die Seite Mapping-Fortschritt zu öffnen
- Manuelles Mapping: Klicke auf Manuelles Mapping, verbinde einen Monitor mit deinem Gerät, damit er im System angezeigt wird, wähle den richtigen Desk im Grundriss aus und klicke dann auf „Zuordnen“, um den Monitor zu verknüpfen.
- Auto-Mapping: Aktiviere den Auto-Mapping-Schalter und lege fest, wie viele Erkennungen für eine Bestätigung nötig sind. Den Fortschritt siehst du in den Tabs Zugeordnet und Nicht zugeordnet.
💡 Hinweis: Monitore, die keine brauchbare Seriennummer und keinen Produktcode melden, können nie zugeordnet werden und erscheinen nie in der Liste – egal wie oft sie angeschlossen werden. Im Dock-Fenster werden sie als „Unbekanntes Display“ angezeigt. Das ist das Erste, was du prüfen solltest, wenn ein Monitor nicht auftaucht.
Für die Desk-Erkennung muss auch die Büro-Erkennung eingerichtet sein, da Monitordaten nur übertragen werden, wenn das Gerät mit einem bekannten Büronetzwerk verbunden ist. Siehe Einrichtung der Büro-Erkennung und Netzwerkkonfiguration.
2. Wie das Auto-Mapping Erkennungen zählt
Auto-Mapping zählt eine Erkennung nur, wenn der Monitor während einer aktiven Buchung an diesem Desk angeschlossen ist. Das Matching läuft dann einmal täglich um 02:00 Uhr Bürozeit, sodass neue Zuordnungen am nächsten Morgen erscheinen und nicht in Echtzeit.
⚠️ Wichtig: In Büros, in denen die Leute keinen Desk vorab buchen, bestätigt das Auto-Mapping nie eine Zuordnung. Ordne diese Desks manuell zu – ein dauerhaft leerer Tab Zugeordnet ist fast immer ein Hinweis darauf.
Für Auto-Mapping muss auch ein Büronetzwerk konfiguriert sein. Um es zu aktivieren, gehe zu Admin > Workplace Intelligence > Anwesenheitserkennung > Büro-Erkennung und füge deine Büronetzwerke hinzu.
3. Mapping-Modus
Wenn du auf Manuelles Mapping klickst, startet der Mapping-Modus und es erscheint zuerst ein Bestätigungsdialog: „Mapping-Modus starten? Während der Mapping-Modus aktiv ist, werden automatische Check-ins und Buchungen pausiert. Er schaltet sich automatisch aus, wenn du die Seite verlässt.“
Solange der Mapping-Modus aktiv ist, erscheint ein Banner mit dem Text „Mapping-Modus ist aktiv. Automatische Desk-Check-ins und Buchungen sind pausiert, solange du auf dieser Seite bist.“ und einem Button Mapping-Modus deaktivieren. Sobald er ausgeschaltet oder die Seite verlassen wird, wechselt das Banner zu „Mapping-Modus ist aus. Automatische Desk-Check-ins und Buchungen laufen wieder.“
⚠️ Wichtig: Der Mapping-Modus pausiert automatische Desk-Check-ins und Buchungen nur für das eigene Gerät des Admins – Kolleg*innen sind nicht betroffen. Admins, die die Desk-Erkennung auf ihrem eigenen Gerät testen, sollten den Mapping-Modus verlassen, bevor sie einen automatischen Check-in erwarten, und einen kurzen Moment warten, bis die Erkennung wieder läuft.
4. Konflikte und umgestellte Monitore
Konflikte werden erkannt, während ein Monitor zugeordnet wird: Wenn derselbe Monitor an zwei oder mehr Desks erkannt wird, wirst du aufgefordert, das Problem zu lösen, bevor das Mapping gespeichert wird.
⚠️ Wichtig: Wenn ein Monitor einmal zugeordnet ist, löst das Umstellen an einen anderen Desk keinen Konflikt aus. Er bleibt dem ursprünglichen Desk zugeordnet, bis du ihn manuell neu zuordnest.
Wenn ein Gerät zwei zugeordnete Monitore erkennt, die auf verschiedene Desks zeigen, wird die Monitor-Erkennung ohne Hinweis abgebrochen: Der Nutzer wird im Büro eingecheckt, aber es passiert nichts am Desk. Wenn die beiden Monitore zu verschiedenen Büros gehören, wird die Monitor-Erkennung komplett abgebrochen.
5. Nach dem Zuordnen eines Monitors
Sobald ein Monitor zugeordnet ist, wird ein Nutzer, der ihn anschließt, an diesem Desk erkannt und eingecheckt – vorausgesetzt:
- sein Gerät ist ebenfalls im Netzwerk dieses Büros erkannt
- das Büro verwendet den Datenschutzmodus User authenticated (siehe Datenschutzmodi und Datenverarbeitung)
- der Desk ist für ihn buchbar und keine Schließregel oder Buchungsbeschränkung blockiert ihn
Die Monitor-Erkennung gilt nur für Desks, nicht für Meetingräume oder Parkplätze.
Das Mapping wird nicht auf dem Gerät gespeichert, daher ist eine neue Zuordnung sofort aktiv und es gibt keinen Cache, den man abwarten muss. Sie gilt ab der nächsten Erkennung, nicht rückwirkend. Um eine Erkennung sofort auszulösen, öffne Aktivität > Jetzt synchronisieren im Dock oder trenne und verbinde den Monitor erneut. Die Verzögerung „bis zu einer Stunde“ gilt nur für Netzwerkregeln im Büro.
💡 Tipp: Die Abdeckung der Monitor-Zuordnung bestimmt auch, wie genau die Dashboards für Flächen- und Desk-Auslastung sind. Desks ohne zugeordneten Monitor zählen immer als ungenutzt. Siehe Auslastungs-Analytics (deskbird Dock Analytics).
6. Export des Monitor-zu-Desk-Mappings
Mapping-Daten müssen nicht in deskbird bleiben. Sobald Monitore zugeordnet sind, kann die komplette Liste aus dem Admin-Bereich exportiert und in ein IT-Asset-Management- (ITAM) oder CMDB-System übernommen werden – so ist im Hardware-Inventar ersichtlich, welcher Monitor an welchem Desk steht, ohne dass man durchs Büro laufen muss.
CSV-Export: So lädst du das Mapping für ein Büro herunter:
- Gehe zu Admin > Workplace Intelligence > Anwesenheitserkennung > Desk-Erkennung
- Klicke auf das Zahnrad-Symbol beim gewünschten Standort, um die Seite Mapping-Fortschritt zu öffnen
- Klicke im Tab Zugeordnet auf CSV exportieren, neben Manuelles Mapping
Jeder Export enthält die folgenden Spalten, in dieser Reihenfolge:
- Hersteller
- Hersteller-ID
- Anzeigename
- Seriennummer
- Produktcode
- Herstellungswoche
- Herstellungsjahr
- Status
- Letzte Verbindung
- Büro-Name
- Stockwerksname
- Bereichsname
- Desk-Name
- Zugeordnet am
Zeitstempel werden in der Zeitzone des Büros angezeigt, inklusive Angabe der Zone – zum Beispiel 2026-04-02 10:15 (Europe/Berlin).
Der Export läuft pro Büro, wiederhole die Schritte also für jedes benötigte Büro. Es werden nur zugeordnete Monitore exportiert – Desks ohne zugeordneten Monitor erscheinen nicht in der Datei.
API-Zugriff: Die gleichen Zuordnungsdaten für Monitore sind auch über die deskbird-API verfügbar. Damit kannst du das Mapping regelmäßig in ein ITAM- oder CMDB-System übernehmen, statt CSV-Dateien manuell herunterzuladen und zu importieren.