Mit deskbird kannst du Büro-Events direkt aus deiner Planungsansicht erstellen, Kolleg:innen einladen und verfolgen, wer teilnehmen möchte – so bringst du Menschen zusammen und förderst die Zusammenarbeit im Büro.
1. Event erstellen
⚠️ Die Berechtigung zum Erstellen von Events hängt von den Einstellungen deines Unternehmens ab. Standardmäßig können nur Admins Events erstellen. Dein Admin kann diese Berechtigung auch Manager:innen oder einzelnen Nutzer:innen erteilen. Wenn du die Option zum Erstellen eines Events nicht siehst, wende dich an deinen Admin.
So erstellst du ein Event aus deiner persönlichen Planungsansicht:
- Wechsle zum Tab Planung.
- Unter dem Kalender findest du den Bereich Alle bevorstehenden Events anzeigen und klickst auf das ➕-Symbol daneben.
- Fülle das Event-Formular aus:
- Eventname und optionales Emoji
- Datum und Uhrzeit
- Ort
- Optionale Beschreibung
- RSVP-Einstellungen und optionales Teilnehmerlimit
- Klicke auf Event veröffentlichen, um es mit den Eingeladenen zu teilen.
💡 Wenn du ein Teilnehmerlimit festlegst, kann dieses nach der Veröffentlichung des Events nicht mehr geändert werden. Sobald das Limit erreicht ist, werden weitere Anmeldungen automatisch auf eine Warteliste gesetzt.
2. Kolleg:innen einladen
Während der Event-Erstellung kannst du im Feld Eingeladene auswählen, wer eine Einladung erhält:
- Nutzergruppen – lade eine ganze Abteilung oder ein Team auf einmal ein
- Einzelne Nutzer:innen – füge bestimmte Kolleg:innen namentlich hinzu
- Ganze Standorte – lade alle ein, die einem bestimmten Bürostandort zugeordnet sind
Eingeladene Kolleg:innen sehen das Event in ihrem Planungstab hervorgehoben und können direkt dort zusagen. Wenn die Kalendersynchronisierung aktiviert ist, wird das Event nach der Zusage auch in ihren Kalender übernommen.
💡 Das Erstellen und Bearbeiten von Events ist in der Web-App und in Microsoft Teams möglich. In der deskbird Mobile App kannst du Events ansehen und zusagen, aber nicht erstellen oder bearbeiten.
3. Event bearbeiten oder löschen
So bearbeitest du ein von dir erstelltes Event:
- Öffne das Event in der Liste Alle bevorstehenden Events anzeigen im Planungstab.
- Klicke auf Bearbeiten und passe die Details nach Bedarf an.
- Speichere deine Änderungen. Die Eingeladenen werden über Aktualisierungen informiert.
So löschst du ein Event:
- Öffne das Event und klicke auf Löschen.
- Bestätige das Löschen. Das Event wird aus den Planungen und Kalendern aller Eingeladenen entfernt.
⚠️ Das Löschen eines Events kann nicht rückgängig gemacht werden. Alle Zusagen und Kalendereinträge, die mit dem Event verbunden sind, werden entfernt.