Een vergaderruimte boeken

deskbird maakt het makkelijk om direct via de web- of mobiele app een vergaderruimte te vinden en te reserveren. Je kunt filteren op beschikbaarheid, capaciteit en apparatuur, en met slechts een paar klikken boeken — je reservering is meteen zichtbaar voor collega’s.

1. Zoek een beschikbare ruimte
2. Reserveer een ruimte
3. Boek een terugkerende vergadering
4. Bekijk en beheer je ruimteboekingen
5. Veelgestelde vragen

1. Zoek een beschikbare ruimte

1. Ga naar het tabblad Boeken > Vergaderruimtes. Vergaderruimtes zijn visueel te onderscheiden van werkplekken.
2. Kies in het tabblad Filters hoe de beschikbaarheid wordt weergegeven:
   • Huidige beschikbaarheid — toont welke ruimtes nu vrij zijn.
   • Beschikbaar in de geselecteerde periode — toont ruimtes die vrij zijn op de door jou gekozen datum en tijd.
3. Verfijn je resultaten verder met de extra filters: Toegang, Capaciteit en Diensten.
4. Klik op een ruimte om de details te bekijken: capaciteit, foto’s, apparatuur en beschikbare tijdsloten.

2. Reserveer een ruimte

1. Klik en sleep in het overzicht Boeken > Vergaderruimtes over het gewenste tijdslot (bijv. 10:30–11:30) op de rij van de ruimte.
2. Er opent een boekingspaneel. Vul in:
   • Vergadertitel
   • Datum en tijd
   • Genodigden (optioneel)
   • Vergaderlink (optioneel — genereer een link als je organisatie Microsoft of Google gebruikt, of plak een link van een andere aanbieder)
   • Catering & Diensten (optioneel — zie Catering of diensten aanvragen voor een vergaderruimte)
3. Klik op Bevestigen om de reservering op te slaan. Het rooster van de ruimte wordt direct bijgewerkt.

3. Boek een terugkerende vergadering

Kies bij het maken van een reservering de optie Herhalen of herhalingsinstellingen in het boekingspaneel. Selecteer het gewenste herhalingspatroon (bijv. dagelijks, wekelijks) en de einddatum, en bevestig. Elke afspraak wordt als aparte reservering aangemaakt, gekoppeld aan de serie.

💡 Voor terugkerende vergaderingen die via een gekoppelde agenda (Microsoft of Google) zijn geboekt, beheer je de herhalingsinstellingen het beste direct in je agenda-app.

4. Bekijk en beheer je ruimteboekingen

Om je bestaande ruimteboekingen te bekijken, ga je naar Boekingen in het hoofdmenu. Hier kun je:

• Op het potlood-icoon klikken om een boeking te bewerken — pas de titel, datum, tijd, genodigden, vergaderlink of diensten aan.
• Op het prullenbak-icoon klikken om een boeking te verwijderen.

Je kunt boekingen ook direct bewerken in het Boeken > Vergaderruimtes kalenderoverzicht als je de organisator bent. Met de drag-and-drop functie kun je een vergadering naar een andere tijd of ruimte verplaatsen door deze te verslepen in het overzicht — de oorspronkelijke organisator krijgt hiervan automatisch bericht.

5. Veelgestelde vragen