Wanneer check-in vereist is op jouw kantoor, moet je je vergaderruimte-reservering bevestigen zodra de vergadering begint. Als niemand binnen het check-in venster incheckt, geeft deskbird de ruimte automatisch vrij zodat anderen deze kunnen gebruiken.
- Check-in via de deskbird-app
- Check-in bij het ruimtepaneel (kiosk)
- Wat gebeurt er als je niet incheckt
- Veelgestelde vragen
1. Check-in via de deskbird-app
Zo check je in voor een vergaderruimte-reservering via de deskbird web- of mobiele app:
- Ga naar Reserveringen in het hoofdmenu, of open de weergave Boeken > Vergaderruimtes.
- Zoek je aankomende reservering.
- Klik of tik op de knop Check-in zodra deze beschikbaar is (meestal kort voor of bij de start van de vergadering).
De status van je reservering verandert naar Bevestigd en de ruimte is gegarandeerd voor jouw vergadering.
2. Check-in bij het ruimtepaneel (kiosk)
Als er een tabletpaneel bij de vergaderruimte hangt, kun je direct bij de deur inchecken:
- Loop naar het ruimtepaneel. Als het paneel een oranje indicator toont, wacht je reservering op check-in.
- Tik op je reservering op het scherm.
- Tik op Check-in om te bevestigen.
Het paneel wordt groen om aan te geven dat de ruimte nu in gebruik is. Je hebt geen app of inlog nodig bij het paneel.
💡 Je kunt je vergadering ook eerder beëindigen via het paneel door op Vergadering beëindigen te tikken. De ruimte komt dan direct vrij voor anderen om te boeken.
3. Wat gebeurt er als je niet incheckt
Als check-in vereist is op jouw kantoor en niemand checkt binnen het ingestelde tijdsvenster na de start van de vergadering in, geeft deskbird de ruimte automatisch vrij. De reservering wordt geannuleerd en de ruimte is weer beschikbaar voor andere reserveringen.
⚠️ Als je vergadering later begint en je de ruimte nog nodig hebt, zorg er dan voor dat je incheckt voordat het check-in venster sluit. Het tijdsvenster wordt ingesteld door je beheerder en kan per kantoor verschillen.
4. Veelgestelde vragen
Niet altijd — dit hangt af van hoe je beheerder de ruimtes heeft ingesteld. Voor sommige ruimtes is check-in verplicht, voor andere niet. Als de knop Check-in bij je reservering verschijnt, is check-in voor die ruimte vereist. Weet je het niet zeker? Neem dan contact op met je beheerder of officemanager.
Elke genodigde van de vergadering kan direct bij het ruimtepaneel inchecken. In de deskbird-app wordt de check-in meestal gedaan door de organisator van de reservering. Wil je voor een collega inchecken? Dan is het ruimtepaneel bij de deur de makkelijkste optie.