Boek een vergaderruimte

deskbird maakt het makkelijk om direct via de web- of mobiele app een vergaderruimte te vinden en te reserveren. Je kunt filteren op beschikbaarheid, capaciteit en apparatuur, en met slechts een paar klikken boeken — je boeking is meteen zichtbaar voor collega’s. Eén boeking kan ook meerdere dagen beslaan, bijvoorbeeld voor een workshop of training.

1. Een beschikbare ruimte vinden
2. Een ruimte boeken
3. Goedkeuringen voor vergaderruimtes
4. Een terugkerende vergadering boeken
5. Een ruimte voor meerdere dagen boeken
6. Je vergaderruimteboekingen bekijken en beheren
7. Veelgestelde vragen

1. Een beschikbare ruimte vinden

1. Ga naar het tabblad Boeken > Vergaderruimtes. Vergaderruimtes zijn visueel te onderscheiden van bureauruimtes.
2. Kies in het tabblad Filters hoe de beschikbaarheid wordt weergegeven:
   • Huidige beschikbaarheid — toont welke ruimtes op dit moment vrij zijn.
   • Beschikbaar in de geselecteerde periode — toont ruimtes die vrij zijn voor de door jou gekozen datum en tijd.
3. Verfijn je resultaten verder met de extra filters: Toegang, Capaciteit en Diensten.
4. Klik op een ruimte om de details te bekijken: capaciteit, foto’s, apparatuur-tags en beschikbare tijdsloten.

2. Een ruimte boeken

1. In het overzicht Boeken > Vergaderruimtes, klik en sleep over het gewenste tijdslot (bijv. 10:30–11:30) op de rij van de ruimte.
2. Er opent een boekingspaneel. Vul in:
   • Vergadertitel
   • Startdatum, Starttijd, Einddatum en Eindtijd, of zet Hele dag aan (voor meerdere dagen boeken, zie Een ruimte voor meerdere dagen boeken)
   • Uitgenodigden (optioneel)
   • Link meeting (optioneel — genereer een native link als je organisatie Microsoft of Google gebruikt, of plak een link van een andere aanbieder)
   • Catering & diensten (optioneel — zie Catering of diensten aanvragen voor een vergaderruimte)
3. Klik op Boeking bevestigen om de boeking op te slaan. De planning van de ruimte wordt direct bijgewerkt.
4. 💡 Bij sommige ruimtes staat er Boeking aanvragen in plaats van Boeking bevestigen, en zie je een melding dat de ruimte goedkeuring vereist. Zie Goedkeuringen voor vergaderruimtes hieronder voor wat er dan gebeurt.

3. Goedkeuringen voor vergaderruimtes

Sommige vergaderruimtes zijn door je admin zo ingesteld dat er eerst goedkeuring nodig is voordat een boeking wordt bevestigd. Als een ruimte goedkeuring vereist, zie je een melding in het boekingspaneel: "Deze ruimte vereist goedkeuring. Je verzoek wordt beoordeeld voordat de boeking wordt bevestigd." De knop verandert dan ook van Boeking bevestigen naar Boeking aanvragen.

Wat gebeurt er nadat je een verzoek hebt ingediend:

• Je ziet een bevestiging "Boekingsverzoek ingediend" met de door jou aangevraagde datum en tijd.
• De boeking wordt als In afwachting weergegeven in je Boekingen-lijst en in het Boeken > Vergaderruimtes agenda-overzicht, totdat deze is beoordeeld.
• Je aangevraagde tijdslot wordt voor jou gereserveerd — niemand anders kan het boeken zolang het verzoek in afwachting is.
• Als je verzoek goedgekeurd wordt, wordt de boeking bevestigd en verdwijnt de status In afwachting.
• Statuswijzigingen verschijnen meestal binnen een minuut. Als er net een beslissing is genomen, wacht dan een paar seconden voordat je ververst.
• Sommige verzoeken zijn gemarkeerd als Beslist in Outlook. Dit betekent dat de beslissing is genomen in de eigen agenda van de ruimte en niet in deskbird, dus er wordt geen individuele goedkeurder vermeld. Het resultaat is hetzelfde.
• Een goedgekeurde boeking kan nog steeds wijzigen. Als de beslissing in de agenda van de ruimte wordt teruggedraaid, kan de boeking weer In afwachting worden of geannuleerd worden. Een afgewezen verzoek kan later alsnog worden goedgekeurd — bijvoorbeeld als de vergadering wordt verplaatst naar een tijd die de ruimte accepteert.
• Als niemand je verzoek beoordeelt vóór de starttijd van de boeking, wordt deze automatisch geannuleerd.
• Bij een terugkerende vergadering wordt de hele reeks in één keer goedgekeurd of afgewezen.
• Bij een meerdaagse reservering moet het verzoek zijn goedgekeurd voordat de boeking start, dus vóór de starttijd op de eerste dag.
• Als je later de tijd of ruimte van een al goedgekeurde boeking wijzigt, moet deze opnieuw worden goedgekeurd.
• Als je een boeking bewerkt voor een ruimte die goedkeuring vereist, staat er Update aanvragen op de knop in het boekingspaneel.
• Je krijgt een melding als je verzoek is goedgekeurd of afgewezen. Bij afwijzing zie je in de e-mail wie het heeft afgewezen en de reden.
• Collega’s die als goedkeurder zijn ingesteld voor een ruimte, kunnen hun eigen boekingen vaak direct bevestigen, zonder goedkeuring.

Je kunt de status van je verzoeken altijd bekijken onder Boekingen in het hoofdmenu. Elk verzoek heeft een eigen detailpagina met de status (bijv. In afwachting, Goedgekeurd, Afgewezen, Beslist in Outlook), wie het heeft aangevraagd, wie het heeft beoordeeld en — bij afwijzing — de reden.

Wil je een verzoek intrekken dat niet meer nodig is? Verwijder dan de boeking onder Boekingen. Hiermee annuleer je het openstaande verzoek en komt het tijdslot weer vrij.

💡 Ruimtes die goedkeuring vereisen, kunnen momenteel niet via Kioskmodus worden geboekt.

4. Een terugkerende vergadering boeken

Klik bij het aanmaken van een boeking op Herhaal boeking in het boekingspaneel. Kies je herhalingspatroon (bijv. dagelijks, wekelijks) en einddatum, en bevestig. Elke afspraak wordt als aparte boeking aangemaakt, gekoppeld aan de reeks.

💡 Voor terugkerende vergaderingen die via een gekoppelde agenda (Microsoft of Google) zijn geboekt, beheer je de herhalingsinstellingen het beste direct in je agenda-app.

⚠️ Als een lange terugkerende reeks direct verdwijnt of binnen enkele seconden wordt afgewezen, loopt deze waarschijnlijk verder door dan de ruimte toestaat. Maak de reeks korter, of vraag je admin om het boekingsvenster van de ruimte te verlengen.

5. Een ruimte voor meerdere dagen boeken

Eén boeking kan meerdere aaneengesloten dagen beslaan, bijvoorbeeld voor een driedaagse workshop of een offsite. Voordat de boeking wordt bevestigd, controleert deskbird de ruimte op conflicten voor elke dag in de periode, zodat niemand tussendoor de ruimte kan boeken.

1. Open het boekingspaneel zoals beschreven bij Een ruimte boeken.
2. Stel de Startdatum en Starttijd in, en daarna de Einddatum en Eindtijd, bijvoorbeeld maandag 14:00 tot woensdag 09:00.
3. Om volledige dagen te boeken, zet je Hele dag aan. Op het web is dit een checkbox, in de mobiele app een schakelaar.
4. Klik op Boeking bevestigen, of Boeking aanvragen als de ruimte goedkeuring vereist.

De boeking toont het volledige datumbereik, bijvoorbeeld do 15 okt – vr 16 okt · Hele dag. Je vindt de boeking hier:

• Op het web: op de tijdlijn van de ruimte in Boeken > Vergaderruimtes voor elke dag die wordt gedekt, in de Boekingen-lijst naast de tijdlijn, onder Boekingen in het hoofdmenu en op de Planning-pagina.
• In de mobiele app (iOS en Android): in het dagoverzicht, onder Boekingen > Ruimteboekingen, en in de boekingsdetails.
• In je agenda: als je organisatie deskbird koppelt aan Google of Microsoft, verschijnt de boeking ook in je agenda.

💡 Outlook: Je kunt ook een ruimte voor meerdere dagen boeken met de deskbird Outlook-invoegtoepassing. Stel de begin- en einddatum van het evenement in Outlook in, en de invoegtoepassing controleert of de ruimte beschikbaar is.

Let op deze beperkingen:

• Een boeking kan maximaal 30 dagen duren.
• Herhaal boeking is niet beschikbaar voor meerdaagse reserveringen.
• Catering en diensten worden één keer besteld voor de hele boeking. Je kunt niet per dag een aparte bestelling plaatsen. Zie Catering of diensten aanvragen voor een vergaderruimte.
• Inchecken en automatische annulering gelden alleen op de eerste dag. Als er op de eerste dag niemand incheckt, wordt de hele boeking geannuleerd.
• Als de ruimte goedkeuring vereist, moet de boeking in de toekomst starten en moet het verzoek vóór de start zijn goedgekeurd. Anders zie je in het boekingspaneel Boekingen die goedkeuring vereisen moeten in de toekomst starten. Zie Goedkeuringen voor vergaderruimtes.
• Als toegang tot de ruimte beperkt is, moet je op elke dag van de periode mogen boeken.
• Je kunt een meerdaagse reservering niet op de tijdlijn verplaatsen. Open de boeking om deze te wijzigen. Voor de start kun je de ruimte, data of tijden aanpassen.
• Je kunt geen enkele dag annuleren. Wil je een dag in het midden vrijmaken, annuleer dan de boeking en maak twee aparte boekingen aan.

6. Je vergaderruimteboekingen bekijken en beheren

Om je bestaande vergaderruimteboekingen te zien, ga je naar Boekingen in het hoofdmenu. Hier kun je:

• Klik op het potlood-icoon om een boeking te bewerken — pas de titel, datum, tijd, uitgenodigden, link meeting of diensten aan.
• Klik op het prullenbak-icoon om een boeking te verwijderen.

Je kunt boekingen ook direct bewerken in het Boeken > Vergaderruimtes agenda-overzicht als je de organisator bent. Met de drag-and-drop functie kun je een vergadering naar een andere tijd of ruimte verplaatsen door deze in het swim-lane overzicht te slepen — de oorspronkelijke organisator krijgt hiervan automatisch een melding.

Meerdaagse reserveringen kunnen niet op de tijdlijn worden verplaatst. Open de boeking om de ruimte, data of tijden te wijzigen.

💡 Als een ruimte goedkeuring vereist, verschijnen boekingen die nog beoordeeld moeten worden in je Boekingen-lijst met de status In afwachting — zie Goedkeuringen voor vergaderruimtes hierboven.

💡 Een ruimteboeking kan ook worden geannuleerd vanuit de eigen agenda van de ruimte. Als een boeking verdwijnt en niemand heeft deze in deskbird verwijderd, controleer dan de vergadering in je agenda-app of vraag het na bij je admin.

7. Veelgestelde vragen