Beheer je bezoekersuitnodigingen

Het tabblad Bezoeken van deskbird geeft je een duidelijk overzicht van alle bezoekersuitnodigingen die je hebt aangemaakt, inclusief aankomende en eerdere bezoeken. Hier kun je details bekijken, wijzigingen aanbrengen of een bezoek op elk moment annuleren.

1. Je bezoekersuitnodigingen bekijken
2. Een bezoekersuitnodiging bewerken
3. Een bezoekersuitnodiging annuleren

1. Je bezoekersuitnodigingen bekijken

Om je bezoekersuitnodigingen te zien, ga je naar Bezoeken in het hoofdmenu. De lijst toont alle bezoeken die je hebt aangemaakt, waaronder:

• Titel van het bezoek, datum en tijd.
• De bezoeker(s) die bij het bezoek horen en hun huidige status (bijv. Uitgenodigd, Ingecheckt, Uitgecheckt).

💡 Gewone gebruikers kunnen alleen de bezoeken zien die ze zelf hebben aangemaakt. Receptionisten kunnen alle bezoeken voor hun toegewezen kantoor bekijken, en globale beheerders kunnen bezoeken in alle kantoren zien.

2. Een bezoekersuitnodiging bewerken

Om een bestaand bezoek aan te passen:

1. Ga naar Bezoeken in het hoofdmenu.
2. Zoek het bezoek dat je wilt aanpassen en open het menu met drie puntjes (⋮).
3. Kies Bezoek bewerken.
4. Werk de relevante velden bij — zoals de titel, datum en tijd, Type, of bezoekersgegevens.
5. Sla je wijzigingen op. deskbird vraagt of je de bezoeker(s) op de hoogte wilt stellen van de wijziging.

Als je ervoor kiest om te melden, ontvangt de bezoeker een Bezoek gewijzigd e-mail met de bijgewerkte gegevens.

💡 Het wijzigen van het Type kan de instructies en eventuele documenten veranderen die je bezoeker te zien krijgt in hun bezoekersportaal.

💡 Je kunt ook de gegevens van een individuele bezoeker (naam, e-mail of bedrijf) direct bijwerken vanuit het bezoekersdashboard met het pen-icoon naast de naam van de bezoeker.

3. Een bezoekersuitnodiging annuleren

Om een bezoek volledig te annuleren:

1. Ga naar Bezoeken in het hoofdmenu.
2. Open het menu met drie puntjes (⋮) naast het bezoek.
3. Kies Bezoek verwijderen.
4. Kies of je een annuleringsmail naar de bezoeker(s) wilt sturen en bevestig daarna.

⚠️ Het verwijderen van een bezoek is definitief. Als je alleen één bezoeker uit een bezoek met meerdere bezoekers wilt verwijderen, gebruik dan het prullenbak-icoon naast die bezoeker op het dashboard in plaats van het hele bezoek te verwijderen.