Wanneer een bezoeker op kantoor arriveert, kun jij of een receptionist deze direct inchecken via het tabblad Bezoeken in deskbird. Hiermee bevestig je de aankomst, wordt de host op de hoogte gebracht en — als dit is ingesteld — wordt er automatisch een badge geprint.
- Een bezoeker inchecken via het tabblad Bezoeken
- Wat gebeurt er na de check-in
- Een bezoeker als vertrokken markeren
1. Een bezoeker inchecken via het tabblad Bezoeken
Zo check je handmatig een bezoeker in die is aangekomen:
- Ga in het hoofdmenu naar Bezoeken.
- Zoek het betreffende bezoek in de lijst. Je kunt zoeken op naam van de bezoeker of naar de bezoeken van vandaag scrollen.
- Klik op de knop Check-in naast de naam van de bezoeker.
De status van de bezoeker verandert naar Ingecheckt en de inchecktijd wordt automatisch geregistreerd.
💡 Receptionisten en globale beheerders kunnen bezoekers inchecken voor elk bezoek op hun toegewezen kantoor. Gewone gebruikers kunnen alleen de bezoeken zien en beheren die ze zelf hebben aangemaakt.
2. Wat gebeurt er na de check-in
Zodra een bezoeker is ingecheckt, gebeurt het volgende automatisch:
- Hostmelding — De host (organisator van het bezoek) ontvangt een melding via Microsoft Teams en per e-mail, zodat hij of zij weet dat de bezoeker is gearriveerd. De host kan direct vanuit de melding reageren met Ik ben onderweg, en die reactie wordt getoond op het bezoekersdashboard zodat de receptie weet dat de host eraan komt.
- Badge printen — Als badge printen is ingesteld op kantoor, wordt er nu automatisch een bezoekersbadge geprint. Je hoeft hiervoor verder niets te doen.
- Live dashboard update — De bezoeker verschijnt in de lijst Nu aanwezig, die receptionisten en beheerders bovenaan de Bezoeken-pagina kunnen zien.
💡 Je kunt de hostmelding ook handmatig versturen vanuit het bezoekersdashboard door op de knop Melden naast de bezoeker te klikken, als de host de Microsoft Teams-integratie actief heeft.
3. Een bezoeker als vertrokken markeren
Wanneer een bezoeker vertrekt, check deze dan uit om de aanwezigheidslijst actueel te houden:
- Ga in het hoofdmenu naar Bezoeken.
- Zoek het bezoek en klik op de knop Check-out naast de naam van de bezoeker.
De bezoeker wordt verwijderd uit de lijst Nu aanwezig en de vertrektijd wordt geregistreerd. Als alle bezoekers bij een groepsbezoek zijn uitgecheckt, wordt het bezoek automatisch als afgerond gemarkeerd.
⚠️ Het is extra belangrijk om uitchecken goed bij te houden in noodgevallen, zodat je precies weet wie er nog in het gebouw is.