Wanneer een bezoeker bij je kantoor aankomt, kun jij of een receptionist deze direct inchecken via het tabblad Bezoeken van deskbird. Hiermee bevestig je hun aankomst, wordt de host op de hoogte gebracht en — als dit is ingesteld — wordt er automatisch een badge geprint.
- Een bezoeker inchecken via het tabblad Bezoeken
- Wat er gebeurt na de check-in
- Een bezoeker als vertrokken markeren
1. Een bezoeker inchecken via het tabblad Bezoeken
Zo check je handmatig een bezoeker in die is aangekomen:
- Ga naar Bezoeken in het hoofdmenu.
- Zoek het juiste bezoek in de lijst. Je kunt zoeken op naam van de bezoeker of naar de bezoeken van vandaag scrollen.
- Klik op de knop Check-in naast de naam van de bezoeker.
De status van de bezoeker verandert naar Ingecheckt en de inchecktijd wordt automatisch geregistreerd.
💡 Receptionisten en globale beheerders kunnen bezoekers inchecken voor elk bezoek op hun toegewezen kantoor. Gewone gebruikers kunnen alleen de bezoeken zien en beheren die ze zelf hebben aangemaakt.
2. Wat er gebeurt na de check-in
Zodra een bezoeker is ingecheckt, gebeurt het volgende automatisch:
- Hostmelding — De host (bezoekorganisator) ontvangt een melding via Microsoft Teams en per e-mail, zodat ze weten dat hun bezoeker is aangekomen. De host kan direct vanuit de melding reageren met Ik ben onderweg, en die reactie wordt getoond op het bezoekersdashboard zodat de receptie weet dat de host eraan komt.
- Badge printen — Als je kantoor badge printen heeft ingesteld, wordt er nu een bezoekersbadge geprint. Je hoeft verder niets te doen.
- Live dashboard update — De bezoeker verschijnt in de lijst Nu aanwezig, die receptionisten en beheerders bovenaan de Bezoeken-pagina kunnen zien.
💡 Je kunt de hostmelding ook handmatig versturen vanuit het bezoekersdashboard door op de knop Melden naast de bezoeker te klikken, als de host de Microsoft Teams-integratie actief heeft.
3. Een bezoeker als vertrokken markeren
Als een bezoeker vertrekt, check deze dan uit om de aanwezigheidslijst up-to-date te houden:
- Ga naar Bezoeken in het hoofdmenu.
- Zoek het bezoek en klik op de knop Check-out naast de naam van de bezoeker.
De bezoeker wordt verwijderd uit de lijst Nu aanwezig en hun vertrektijd wordt geregistreerd. Als alle bezoekers bij een groepsbezoek zijn uitgecheckt, wordt het bezoek automatisch als afgerond gemarkeerd.
💡 De host krijgt automatisch een melding via Microsoft Teams en e-mail wanneer hun bezoeker uitcheckt, zodat ze het dashboard niet zelf in de gaten hoeven te houden.
⚠️ Het is extra belangrijk om het uitchecken goed bij te houden in noodgevallen, omdat het dan cruciaal is om precies te weten wie er nog in het gebouw is.