Een bezoeker vooraf registreren

Een bezoeker vooraf registreren in deskbird stelt je in staat om een aankomend extern bezoek van tevoren in te plannen, je gast een uitnodiging te sturen met alle benodigde details en te zorgen voor een soepel ontvangst. Dit vooraf regelen bespaart tijd bij de receptie en houdt iedereen op de hoogte.

1. Een bezoeker vooraf registreren
2. Wat de bezoeker ontvangt
3. Een bezoekersuitnodiging bewerken of annuleren
4. Veelgestelde vragen

1. Een bezoeker vooraf registreren

Zo plan je een nieuw bezoek in deskbird:

1. Ga naar Bezoeken in het hoofdmenu.
2. Klik rechtsboven op + Bezoek aanmaken.
3. Vul op de pagina Bezoek aanmaken de details van het bezoek in:
   • Titel — Geef een duidelijke naam aan het bezoek (bijv. Onderhoudsafspraak).
   • Organisator — Standaard ingevuld met jouw naam; pas dit aan als je het bezoek namens iemand anders registreert.
   • Datum & Tijd — Kies de datum en stel de begin- en eindtijd in.
   • Type — Kies uit: Zakelijk, Werving, Onderhoud, Intern of Overig.
   • Instructies voor bezoekers — Optioneel. Voeg routebeschrijvingen of toegangsinformatie toe (bijv. "Gebruik de groene deur naast de parkeerplaats").
4. Voer onder Bezoekers toevoegen de naam en/of het e-mailadres van elke bezoeker in. Per bezoeker is minimaal één veld verplicht, en je moet minstens één bezoeker toevoegen voordat je kunt opslaan.
5. Klik op Bezoek aanmaken. Je krijgt de vraag of je een uitnodigingsmail naar de bezoeker(s) wilt sturen.

💡 Een e-mailadres is vereist als je wilt dat er automatische herinneringen en updates naar je bezoeker worden gestuurd.

2. Wat de bezoeker ontvangt

Wanneer je de uitnodiging bevestigt, stuurt deskbird je bezoeker een e-mail met daarin:

• De titel, datum en tijd van het bezoek.
• De naam van de organisator en eventuele toegevoegde instructies.
• Een unieke bezoekerscode waarmee ze zichzelf kunnen aanmelden bij de kiosk bij aankomst.

Bezoekers ontvangen ook automatische vervolg-e-mails op de volgende momenten:

• Bezoekherinnering — verstuurd 24 uur voor het bezoek.
• Bezoek gewijzigd — verstuurd als de titel, datum/tijd, organisator of instructies worden aangepast nadat de uitnodiging is verstuurd.
• Bezoek geannuleerd — verstuurd als je het bezoek verwijdert of de bezoeker verwijdert.

💡 De uitnodigingsmail wordt verstuurd in de taal van de organisator. E-mails worden alleen verstuurd naar bezoekers die een e-mailadres op hun uitnodiging hebben staan.

3. Een bezoekersuitnodiging bewerken of annuleren

Om een bestaand bezoek te bewerken of te annuleren, open je het menu met drie puntjes (⋮) naast het bezoek in de lijst Bezoeken. Vanaf daar kun je:

• Bezoek bewerken — Werk de details van het bezoek bij. Je kunt kiezen of je de bezoeker op de hoogte wilt stellen van de wijzigingen.
• Bezoek dupliceren — Maak een kopie met dezelfde gegevens als uitgangspunt voor een nieuw bezoek.
• Markeren als voltooid — Sluit het bezoek af zodra het is afgerond.
• Bezoek verwijderen — Verwijder het bezoek permanent. Je kunt ervoor kiezen om de bezoeker te informeren bij het verwijderen.

⚠️ Het verwijderen van een bezoek is definitief en kan niet ongedaan worden gemaakt.

4. Veelgestelde vragen