Een bezoeker vooraf registreren

Een bezoeker vooraf registreren in deskbird betekent dat je een aankomend extern bezoek van tevoren kunt inplannen, je gast een uitnodiging stuurt voor hun eigen bezoekersportaal met alle informatie die ze nodig hebben voor het bezoek, en zorgt voor een soepele aankomst. Dit vooraf regelen bespaart tijd bij de ontvangst en houdt iedereen op de hoogte.

1. Een bezoeker vooraf registreren
2. Meerdere bezoekers tegelijk importeren
3. Wat de bezoeker ontvangt
4. Een bezoekersuitnodiging bewerken of annuleren
5. Veelgestelde vragen

1. Een bezoeker vooraf registreren

Zo plan je een nieuwe bezoeker in deskbird:

1. Ga naar Bezoeken in het hoofdmenu.
2. Klik rechtsboven op + Bezoek aanmaken.
3. Vul op de pagina Bezoek aanmaken de details van het bezoek in:
   • Titel — Geef het bezoek een duidelijke naam (bijv. Onderhoudsafspraak).
   • Organisator — Standaard ingevuld met jouw naam; pas dit aan als je het bezoek voor iemand anders registreert.
   • Datum en Tijd — Kies de datum en stel de begin- en eindtijd in.
   • Selecteer type bezoek — Kies het type bezoek dat past bij dit bezoek (bijv. Zakelijk, Sollicitatiegesprek, Rondleiding). De beschikbare types en de exacte namen worden ingesteld door je admin, dus deze lijst kan afwijken van de voorbeelden. Het gekozen type bepaalt ook de instructies en eventuele documenten die je bezoeker te zien krijgt.
4. Voer in het paneel Bezoekers de naam en/of het e-mailadres van elke bezoeker in. Per bezoeker is minimaal één veld verplicht, en je moet minstens één bezoeker toevoegen voordat je kunt opslaan. Wil je een hele lijst in één keer toevoegen, klik dan op Bezoekers importeren (zie Meerdere bezoekers tegelijk importeren).
5. Klik op Opslaan. Je krijgt de vraag of je een uitnodigingsmail wilt sturen naar de bezoeker(s).

💡 Een e-mailadres is verplicht als je wilt dat je bezoeker automatische herinneringen en updates ontvangt.

💡 Als het gekozen type bezoek documenten bevat (bijv. een NDA of veiligheidsinstructie), wordt je bezoeker gevraagd deze te bekijken of te ondertekenen — zie Wat de bezoeker ontvangt hieronder.

2. Meerdere bezoekers tegelijk importeren

Voor evenementen, groepen van hetzelfde bedrijf of grotere bezoeken kun je alle bezoekers in één keer toevoegen in plaats van één voor één.

1. Op de pagina Bezoek aanmaken, klik je naast het label Bezoekers op Bezoekers importeren.
2. Voeg je lijst op één van twee manieren toe:
   • Bestand uploaden: sleep het bestand naar Sleep een CSV-bestand hierheen of blader, of klik op blader om het te selecteren. CSV-, TSV- en TXT-bestanden tot 2 MB worden ondersteund. De inhoud van het bestand wordt geladen in het veld Bezoekerslijst.
   • Lijst plakken: plak e-mailadressen of rijen gekopieerd uit een spreadsheet in het veld Bezoekerslijst.
3. Controleer de preview onder het veld. Hier zie je hoeveel bezoekers klaarstaan om toe te voegen, met hun Naam, E-mail en Bedrijf. Wil je iets aanpassen, bewerk dan de tekst in het veld Bezoekerslijst voordat je toevoegt. Rijen met een e-mailadres dat al in de lijst staat of al op het bezoek voorkomt, worden overgeslagen en met hun rijnummer onder de preview getoond.
4. Klik op Bezoekers toevoegen. Iedereen uit de lijst verschijnt nu in het paneel Bezoekers van het bezoek.
5. Vul de bezoekdetails verder in en klik op Opslaan.

⚠️ Limieten: Je kunt maximaal 500 bezoekers per import toevoegen. Splits grotere lijsten op in meerdere imports. Bezoekers importeren is alleen mogelijk bij het aanmaken van een bezoek in de webapp. Het is niet beschikbaar bij het bewerken van een bestaand bezoek, in de mobiele app of in de Outlook-invoegtoepassing.

💡 Sjabloon: Klik op Sjabloon downloaden in het importvenster om een CSV-bestand te krijgen met de kolommen Voornaam, Achternaam, E-mail en Bedrijf. Deze kolommen worden automatisch herkend, en een simpele lijst met e-mailadressen werkt ook.

💡 Bezoeker verwijderen: Wil je iemand na het importeren uit het bezoek halen, klik dan op het prullenbak-icoon naast zijn of haar naam in het paneel Bezoekers.

3. Wat de bezoeker ontvangt

Als je de uitnodiging bevestigt, stuurt deskbird je bezoeker een e-mail met een persoonlijke link naar hun Bezoekersportaal — geen account of app nodig. De eerste keer dat ze de link openen, wordt gevraagd hun naam, e-mail en bedrijf te bevestigen of in te vullen, en akkoord te gaan met de gegevensverwerking.

In hun portaal kan je bezoeker het volgende zien:

• Bezoekdetails — de titel, datum, tijd en het adres van het kantoor.
• Instructies — de instructies die horen bij het gekozen type bezoek (bijv. routebeschrijving, wifi-toegang, wat mee te nemen).
• Hun bezoekerscode — een unieke code die ze invoeren op de kiosk-tablet om zichzelf aan te melden bij aankomst.
• Gastheer-gegevens — jouw naam en e-mailadres, zodat ze weten bij wie ze moeten zijn.
• Documenten — als het type bezoek documenten bevat, zien ze wat nog openstaat en kunnen ze deze vooraf bekijken of ondertekenen, direct vanuit het portaal.

Bezoekers ontvangen ook automatische vervolg-e-mails op deze momenten:

• Bezoekherinnering — 24 uur voor het bezoek.
• Bezoek gewijzigd — als de titel, datum/tijd, organisator of type bezoek wordt aangepast nadat de uitnodiging is verstuurd.
• Bezoek geannuleerd — als je het bezoek verwijdert of de bezoeker verwijdert.
• Type bezoek bijgewerkt — als je admin de naam of instructies van het gebruikte type bezoek wijzigt, kan ervoor gekozen worden bezoekers met aankomende bezoeken hierover te informeren, zodat je gast altijd de laatste informatie heeft.

💡 De uitnodigingsmail wordt verstuurd in de taal van de organisator. De bezoeker kan de taal van het portaal op elk moment aanpassen via de taalkeuze in de hoek bovenin. E-mails worden alleen verstuurd naar bezoekers met een e-mailadres op hun uitnodiging.

4. Een bezoekersuitnodiging bewerken of annuleren

Wil je een bestaand bezoek bewerken of annuleren, open dan het menu met de drie puntjes (⋮) naast het bezoek in de lijst Bezoeken. Hier kun je:

• Bezoek bewerken — Werk de details van het bezoek bij. Je kunt kiezen of je de bezoeker op de hoogte wilt stellen van de wijzigingen.
• Bezoek dupliceren — Maak een kopie met dezelfde gegevens als startpunt voor een nieuw bezoek.
• Markeren als voltooid — Sluit het bezoek af zodra het is afgerond.
• Bezoek verwijderen — Verwijder het bezoek permanent. Je kunt kiezen of je de bezoeker hierover wilt informeren.

⚠️ Een bezoek verwijderen is definitief en kan niet ongedaan worden gemaakt.

5. Veelgestelde vragen