Een bezoeker vooraf registreren in deskbird betekent dat je een aankomend extern bezoek van tevoren kunt inplannen, je gast een uitnodiging stuurt voor hun eigen bezoekersportaal met alle informatie die ze nodig hebben, en zorgt voor een soepele aankomst. Dit vooraf regelen bespaart tijd bij de receptie en houdt iedereen op de hoogte.
- Bezoeker vooraf registreren
- Wat de bezoeker ontvangt
- Bezoekersuitnodiging bewerken of annuleren
- Veelgestelde vragen
1. Bezoeker vooraf registreren
Zo plan je een nieuwe bezoeker in deskbird:
- Ga naar Bezoeken in het hoofdmenu.
- Klik rechtsboven op + Bezoek aanmaken.
- Vul op de pagina Bezoek aanmaken de details van het bezoek in:
- Titel — Geef het bezoek een duidelijke naam (bijv. Onderhoudsafspraak).
- Organisator — Standaard ingevuld met jouw naam; pas dit aan als je het bezoek voor iemand anders registreert.
- Datum & Tijd — Kies de datum en stel de begin- en eindtijd in.
- Type — Selecteer het type bezoek dat hierbij past (bijv. Zakelijk, Sollicitatiegesprek, Rondleiding). De beschikbare types en namen worden ingesteld door je beheerder, dus deze lijst kan afwijken van de voorbeelden. Het gekozen type bepaalt ook welke instructies en documenten je bezoeker te zien krijgt.
- Voer onder Bezoekers toevoegen de naam en/of het e-mailadres van elke bezoeker in. Per bezoeker is minimaal één veld verplicht, en je moet minstens één bezoeker toevoegen voordat je kunt opslaan.
- Klik op Bezoek aanmaken. Je krijgt de vraag of je een uitnodigingsmail wilt sturen naar de bezoeker(s).
💡 Een e-mailadres is nodig als je wilt dat je bezoeker automatische herinneringen en updates ontvangt.
💡 Als het gekozen type documenten bevat (bijv. een NDA of veiligheidsinstructie), krijgt je bezoeker het verzoek deze te bekijken of te ondertekenen — zie Wat de bezoeker ontvangt hieronder.
2. Wat de bezoeker ontvangt
Als je de uitnodiging bevestigt, stuurt deskbird je bezoeker een e-mail met een persoonlijke link naar hun Bezoekersportaal — geen account of app nodig. De eerste keer dat ze de link openen, wordt gevraagd hun naam, e-mailadres en bedrijf te bevestigen of in te vullen, en akkoord te gaan met de gegevensverwerking.
In hun portaal kan je bezoeker het volgende zien:
- Bezoekdetails — de titel, datum, tijd en het adres van het kantoor.
- Instructies — de instructies die horen bij het gekozen type (bijv. routebeschrijving, wifi-toegang, wat mee te nemen).
- Hun bezoekerscode — een unieke code die ze invoeren op de kiosk-tablet om zichzelf aan te melden bij aankomst.
- Gastheer/-vrouw gegevens — jouw naam en e-mailadres, zodat ze weten bij wie ze moeten zijn.
- Documenten — als er documenten zijn gekoppeld aan het type, zien ze wat nog openstaat en kunnen ze deze vooraf bekijken of ondertekenen, direct vanuit het portaal.
Bezoekers ontvangen ook automatische vervolg-e-mails op deze momenten:
- Bezoekherinnering — 24 uur voor het bezoek.
- Bezoek gewijzigd — als de titel, datum/tijd, organisator of type wordt aangepast nadat de uitnodiging is verstuurd.
- Bezoek geannuleerd — als je het bezoek verwijdert of de bezoeker verwijdert.
💡 De uitnodigingsmail wordt verstuurd in de taal van de organisator. De bezoeker kan de taal van het portaal op elk moment aanpassen via de taalkeuze rechtsboven. E-mails worden alleen verstuurd naar bezoekers met een e-mailadres in hun uitnodiging.
3. Bezoekersuitnodiging bewerken of annuleren
Om een bestaand bezoek te bewerken of te annuleren, open je het menu met de drie puntjes (⋮) naast het bezoek in de lijst Bezoeken. Hier kun je:
- Bezoek bewerken — Pas de details van het bezoek aan. Je kunt kiezen of je de bezoeker op de hoogte wilt stellen van de wijzigingen.
- Bezoek dupliceren — Maak een kopie met dezelfde gegevens als startpunt voor een nieuw bezoek.
- Markeren als afgerond — Sluit het bezoek af zodra het is afgelopen.
- Bezoek verwijderen — Verwijder het bezoek permanent. Je kunt ervoor kiezen de bezoeker te informeren bij het verwijderen.
⚠️ Een bezoek verwijderen is definitief en kan niet ongedaan worden gemaakt.
4. Veelgestelde vragen
Ja. Op de pagina Bezoek aanmaken kun je in het gedeelte Bezoekers toevoegen zoveel bezoekers toevoegen als je wilt. Elke bezoeker kan een eigen naam en e-mailadres hebben, en ontvangt een eigen uitnodigingsmail met een link naar hun eigen bezoekersportaal en bezoekerscode.
Vraag de bezoeker eerst om hun spam- of ongewenste e-mailmap te controleren. Staat de mail daar niet, controleer dan of het e-mailadres in de uitnodiging klopt door het bezoek te bewerken. Je kunt de uitnodiging ook opnieuw sturen door het bezoek te bewerken en opnieuw op te slaan — deskbird vraagt dan of je de bezoeker wilt informeren. Blijft het probleem, neem dan contact op met je IT- of beheerteam om de e-mailinstellingen te controleren.
Nee. De link in hun uitnodiging opent direct hun persoonlijke bezoekersportaal — er is geen account, wachtwoord of app nodig.
Je bezoeker ziet een tabblad Documenten in hun portaal met alles wat nog bekeken of ondertekend moet worden. Ze kunnen dit vooraf regelen via het portaal, of bij aankomst bij de kiosk. Als organisator hoef je verder niets te doen — de juiste documenten zijn al gekoppeld aan het bezoektType door je beheerder.