Met de deskbird Outlook-invoegtoepassing kun je direct vanuit Outlook een vergaderruimte zoeken en boeken wanneer je een agenda-evenement aanmaakt. In dit artikel lees je hoe je de invoegtoepassing opent, een ruimte zoekt, een boeking afrondt en hoe de synchronisatie met deskbird werkt.
- De deskbird-invoegtoepassing openen in Outlook
- Een vergaderruimte zoeken en boeken
- Hoe de boeking synchroniseert met deskbird
- Veelgestelde vragen
1. De deskbird-invoegtoepassing openen in Outlook
De deskbird-invoegtoepassing werkt in Outlook voor web, Windows en Mac. Zo open je hem:
- Open je Outlook Agenda en klik op Nieuw evenement of Meer opties om het venster voor het aanmaken van een evenement te openen.
- Zoek het deskbird-icoon in de werkbalk bovenaan het venster.
- Klik op het deskbird-icoon om het invoegtoepassingspaneel aan de rechterkant van het evenement te openen.
⚠️ Zie je het deskbird-icoon niet in de werkbalk? Dan is de invoegtoepassing misschien nog niet uitgerold naar jouw account. Neem contact op met je IT-beheerder of interne deskbird admin voor hulp.
2. Een vergaderruimte zoeken en boeken
Zodra het invoegtoepassingspaneel open is, kun je beschikbare vergaderruimtes in realtime zoeken en filteren:
- Selecteer je kantoor in het dropdownmenu (je hoofdkantoor is standaard geselecteerd).
- Kies eventueel een specifieke verdieping, of laat deze op Alle verdiepingen staan.
- Gebruik het zoekveld om een ruimte op naam te zoeken, of pas filters toe:
- Capaciteit — bijvoorbeeld 5 of meer, 10 of meer, 20 of meer personen
- Diensten — bijvoorbeeld met catering, zonder catering
- Zet Niet-beschikbare vergaderruimtes tonen aan om ook ruimtes te zien die al geboekt zijn voor jouw tijdslot
- Klik op de gewenste ruimte om deze met één klik aan je evenement toe te voegen.
De gekozen vergaderruimte verschijnt in je Outlook-evenement en wordt automatisch geregistreerd in deskbird.
3. Hoe de boeking synchroniseert met deskbird
Als je een vergaderruimte boekt via de Outlook-invoegtoepassing, wordt de boeking automatisch en realtime gesynchroniseerd met deskbird. Dit betekent:
- Geen dubbele boekingen — dezelfde ruimte kan niet twee keer voor dezelfde tijd worden geboekt.
- Gedeeld overzicht — je boeking is zichtbaar in zowel Outlook als de deskbird webapp.
- Wijzigingen en annuleringen in Outlook worden automatisch doorgevoerd in deskbird.
💡 Voor de beste ervaring moeten je vergaderruimtes door je admin zijn ingesteld en gesynchroniseerd tussen Microsoft en deskbird. Als een door jou geboekte ruimte zich vreemd gedraagt — bijvoorbeeld als deze als niet beschikbaar wordt weergegeven in deskbird nadat je het evenement uit Outlook hebt verwijderd — is de ruimte mogelijk niet volledig gesynchroniseerd. Neem contact op met je interne admin voor hulp.
4. Veelgestelde vragen
Dit kan gebeuren als de vergaderruimte niet volledig is gesynchroniseerd tussen Microsoft en deskbird. Wanneer je een evenement van een niet-gesynchroniseerde ruimte verwijdert in Outlook, blijft de boeking mogelijk in deskbird staan en lijkt de ruimte niet beschikbaar. Neem contact op met je interne deskbird admin om de synchronisatiestatus van de ruimte te controleren.
Als je een boeking annuleert in deskbird voor een niet-gesynchroniseerde ruimte, wordt het evenement niet automatisch uit Outlook verwijderd. Je ontvangt een e-mail met de optie om het evenement handmatig uit je agenda te verwijderen. Controleer je inbox voor dit bericht en volg de instructies om het te verwijderen.
De deskbird Outlook-invoegtoepassing is ontworpen voor Outlook Web, Windows en Mac. Wil je onderweg vergaderruimtes boeken? Gebruik dan de deskbird mobiele app.
Ja. Stel de begin- en einddatum van het evenement in Outlook in en voeg daarna de ruimte toe met de invoegtoepassing. De invoegtoepassing controleert of de ruimte voor de hele periode beschikbaar is. Voor de limieten die gelden voor meerdaagse reserveringen, zie Een vergaderruimte boeken.