Met deskbird kun je kantoorevenementen direct vanuit je Schema-weergave aanmaken, collega’s uitnodigen en bijhouden wie van plan is te komen — zo breng je mensen samen en stimuleer je samenwerking op kantoor.
1. Evenement aanmaken
⚠️ De rechten om evenementen aan te maken hangen af van de instellingen van je bedrijf. Standaard kunnen alleen beheerders evenementen aanmaken. Je beheerder kan deze mogelijkheid ook geven aan managers of individuele gebruikers. Zie je de optie om een evenement aan te maken niet, neem dan contact op met je beheerder.
Zo maak je een evenement aan vanuit je persoonlijke Schema-weergave:
- Ga naar het tabblad Schema.
- Onder de kalender vind je de sectie Alle aankomende evenementen bekijken en klik je op het ➕-icoon ernaast.
- Vul het formulier voor het evenement in:
- Naam van het evenement en optioneel een emoji
- Datum en tijd
- Locatie
- Optionele Beschrijving
- RSVP-instellingen en optioneel een limiet voor het aantal deelnemers
- Klik op Evenement publiceren om het te delen met de genodigden.
💡 Als je een limiet voor het aantal deelnemers instelt, kan deze niet meer worden aangepast nadat het evenement is gepubliceerd. Zodra de limiet is bereikt, worden extra aanmeldingen automatisch op een wachtlijst geplaatst.
2. Collega’s uitnodigen
Tijdens het aanmaken van het evenement kun je via het veld Genodigden kiezen wie een uitnodiging ontvangt:
- Gebruikersgroepen — nodig in één keer een hele afdeling of team uit
- Individuele gebruikers — voeg specifieke collega’s toe op naam
- Hele kantoren — nodig iedereen uit die aan een bepaalde kantoorlocatie is gekoppeld
Uitgenodigde collega’s zien het evenement gemarkeerd in hun Schema-tabblad en kunnen daar direct RSVP’en. Als Kalendersynchronisatie is ingeschakeld, wordt het evenement ook aan hun agenda toegevoegd zodra ze accepteren.
💡 Evenementen aanmaken en bewerken kan via de webapp en Microsoft Teams. In de deskbird mobiele app kun je evenementen bekijken en RSVP’en, maar niet aanmaken of bewerken.
3. Evenement bewerken of verwijderen
Zo bewerk je een evenement dat je hebt aangemaakt:
- Open het evenement via de lijst Alle aankomende evenementen bekijken in je Schema-tabblad.
- Klik op Bewerken en pas de details aan waar nodig.
- Sla je wijzigingen op. Genodigden krijgen bericht van de updates.
Zo verwijder je een evenement:
- Open het evenement en klik op Verwijderen.
- Bevestig de verwijdering. Het evenement wordt uit de schema’s en agenda’s van alle genodigden verwijderd.
⚠️ Het verwijderen van een evenement kan niet ongedaan worden gemaakt. Alle RSVPs en agenda-items die bij het evenement horen, worden verwijderd.