deskbird integreert met HRIS-aanbieders zoals Personio, HiBob en Workday om gebruikersgegevens, groepslidmaatschappen en afwezigheden automatisch te synchroniseren. In dit artikel leggen we uit hoe de synchronisatie werkt, wat je kunt verwachten tijdens de installatie en hoe je veelvoorkomende problemen oplost.
- Synchronisatiefrequentie & timing
- Wat te verwachten na de eerste installatie
- Gebruikers offboarden via HRIS
- Verwachtingen bij afwezigheidssynchronisatie
- Veelvoorkomende problemen oplossen
- FAQ
1. Synchronisatiefrequentie & timing
De HRIS-integratie synchroniseert gegevens tussen je HRIS-aanbieder en deskbird op vaste tijden:
- Gebruikers- en groepssynchronisatie: Draait één keer per dag, meestal in de ochtend (CET/CEST).
- Afwezigheidssynchronisatie: Draait ook dagelijks.
- Uitzondering voor Personio: Voor Personio draait de gebruikers- en groepssynchronisatie elk uur zodra de integratie is opgezet — in plaats van één keer per dag.
De HRIS-synchronisatie is niet real-time. Als je iets wijzigt in je HRIS (bijvoorbeeld een nieuwe medewerker toevoegt, een afdeling wijzigt of een afwezigheid registreert), wordt de update zichtbaar in deskbird na de volgende geplande synchronisatie. Het synchronisatie-interval wordt bepaald door de aanbieder en kan niet worden aangepast.
2. Wat te verwachten na de eerste installatie
Na het voltooien van de HRIS-integratie:
- Gebruikers verschijnen niet direct. De eerste synchronisatie vindt plaats op het volgende geplande moment (meestal de volgende ochtend). Houd hier rekening mee bij het plannen van je lancering.
- Er worden geen uitnodigingsmails verstuurd. Gebruikers die via HRIS worden toegevoegd, ontvangen geen e-mailuitnodiging. Ze kunnen direct inloggen bij deskbird met hun bestaande inlogmethode (SSO, e-mail, etc.).
- Controleer de verbinding: Ga na de eerste synchronisatie naar Admin portal > Gebruikers om te controleren of de gebruikers correct zijn geïmporteerd.
Lanceringstip
Als je deskbird wilt lanceren binnen je organisatie en gebruikmaakt van HRIS-provisioning, stel de integratie dan minimaal 1–2 dagen voor je livegang in zodat alle gebruikers gesynchroniseerd en klaar zijn.
3. Gebruikers offboarden via HRIS
Wanneer een medewerker je organisatie verlaat en wordt gedeactiveerd of verwijderd in je HRIS:
- De deactivering wordt tijdens de volgende geplande synchronisatie naar deskbird doorgezet.
- De status van de gebruiker in deskbird verandert naar Inactief.
- Inactieve gebruikers kunnen niet inloggen of reserveringen maken en tellen niet mee voor je licentie.
Als een gebruiker in je HRIS is gedeactiveerd maar na 24 uur nog steeds als Actief in deskbird staat, controleer dan of:
- De status van de gebruiker daadwerkelijk is gewijzigd in het HRIS (controleer in het HRIS-beheerportaal).
- De integratie nog steeds verbonden is (controleer Admin portal > Integraties).
- Er synchronisatiefouten worden weergegeven bij de integratiestatus.
4. Verwachtingen bij afwezigheidssynchronisatie
Wanneer afwezigheidssynchronisatie actief is, worden goedgekeurde afwezigheden uit je HRIS weergegeven in deskbird als planningsstatussen (bijv. "Afwezig").
- Alleen goedgekeurde afwezigheden worden gesynchroniseerd. Lopende aanvragen zijn niet zichtbaar in deskbird.
- Afwezigheden worden dagelijks gesynchroniseerd.
- Als je ook kalendersynchronisatie hebt ingeschakeld, verloopt de flow als volgt: HRIS > deskbird > Kalender (bijv. Outlook of Google Calendar).
Verschillende HRIS-aanbieders gaan anders om met afwezigheidstypes. Niet alle afwezigheidstypes worden ondersteund voor synchronisatie. Zie het artikel HRIS-integratie: Afwezigheden voor details per aanbieder.
5. Veelvoorkomende problemen oplossen
| Probleem | Waarschijnlijke oorzaak | Oplossing |
|---|---|---|
| Nieuwe gebruikers verschijnen niet in deskbird | Synchronisatie is nog niet uitgevoerd (dagelijks schema). | Wacht tot de volgende ochtendsynchronisatie. Als gebruikers na 24 uur nog niet zichtbaar zijn, neem contact op met support. |
| Gebruikersgegevens (afdeling, manager) worden niet bijgewerkt | Veld is niet gekoppeld of wijziging in HRIS is nog niet gesynchroniseerd. | Wacht op de volgende synchronisatie. Blijft het probleem bestaan, controleer dan of het betreffende veld is opgenomen in de integratie. |
| Afwezigheden verschijnen niet in deskbird | Afwezigheid is nog niet goedgekeurd in HRIS, of het type wordt niet ondersteund. | Controleer of de afwezigheid is goedgekeurd in het HRIS. Bekijk het artikel Afwezigheden voor ondersteunde types per aanbieder. |
| Afwezigheden tonen verkeerde data | Tijdzone komt niet overeen of HRIS verwerkt halve dagen anders. | Controleer de tijdzone-instellingen in zowel je HRIS als deskbird. Neem contact op met support met specifieke voorbeelden (gebruikersmail, verwachte data, werkelijke data). |
| Offboarded gebruikers nog steeds Actief in deskbird | Deactivering in HRIS niet gesynchroniseerd, of integratie is verbroken. | Controleer of de gebruiker is gedeactiveerd in het HRIS. Kijk bij Admin portal > Integraties voor de synchronisatiestatus. Deactiveer handmatig als het dringend is. |
6. FAQ
De HRIS-synchronisatie draait één keer per dag, meestal in de ochtend (Personio synchroniseert elk uur). Dit betekent dat gebruikers pas na de volgende geplande synchronisatie verschijnen — niet direct na het instellen. Wil je gebruikers klaar hebben voor een specifieke lanceringsdatum, stel de integratie dan minimaal 1–2 dagen van tevoren in.
De benodigde rechten verschillen per aanbieder. Minimaal heeft deskbird leesrechten nodig op medewerkersprofielen (naam, e-mail, afdeling, dienstverbandstatus). Voor afwezigheidssynchronisatie is ook leesrechten op verlof-/afwezigheidsgegevens vereist. Bekijk de installatiegids voor jouw specifieke aanbieder (HRIS-integratie: Gebruikers en Groepen) voor de exacte rechten die nodig zijn.
Nee. Het synchronisatie-interval wordt bepaald door de aanbieder en kan niet worden aangepast. De meeste aanbieders synchroniseren één keer per dag, meestal in de ochtend. Personio is een uitzondering en synchroniseert elk uur zodra de integratie is opgezet.