Door je Human Resources Information System (HRIS) te koppelen aan deskbird, automatiseer je het beheer van gebruikers en groepen zonder dat SCIM nodig is. Met deze koppeling zijn gebruikersbeheer, het uitschrijven van gebruikers en dynamische groepsstructuren altijd up-to-date.
Hieronder vind je een lijst van HRIS-systemen die momenteel ondersteund worden voor afwezigheids- of organisatiesynchronisatie. Neem contact op met je Customer Success Manager (CSM) voor meer informatie over jouw specifieke HRIS-systeem of als jouw systeem niet in de lijst staat. Voor instructies over de installatie kun je de gekoppelde Merge-documentatie raadplegen.
💡 We werken samen met Merge om deze integraties te leveren en te ondersteunen.
| ADP Decidium | ADP Workforce Now | Bamboo HR: OAuth – API-sleutel |
| Breathe | Charlie | CoolCare |
| Darwinbox | Factorial | FolksHR |
| Hibob | Workday: Systeemgebruiker – OAuth | HRWorks |
| Lattice | Leapsome | Lucca |
| People HR | Personio | Revolut People |
| Sage HR | SAP SuccessFactors | UKG Pro |
| Google Workspace | CezanneHR |
- Overzicht & Voordelen
- Vereisten voor installatie
- Voorbeeldinstallatie met Personio
- Configuratie in deskbird
- Wat wordt er gesynchroniseerd
- Bekende beperkingen
- Veelgestelde vragen
1. Overzicht & Voordelen
- Automatisch gebruikersbeheer: Nieuwe gebruikers uit je HRIS worden automatisch aangemaakt in deskbird.
- Automatische deactivering: Gebruikers die vertrekken of gedeactiveerd worden in je HRIS, worden ook uitgeschakeld in deskbird.
- Dynamische groepen: Teams, afdelingen, kostenplaatsen en andere groepen kunnen worden gesynchroniseerd met deskbird.
- Managerkoppeling: Rapportagelijnen kunnen gebruikt worden voor meer inzicht en het valideren van hybride werkplannen.
- Optionele afwezigheidssynchronisatie: Helpt bij het plannen en bijhouden van beschikbaarheid.
2. Vereisten voor installatie
- Een actief abonnement: Desks Enterprise, Workforce Enterprise of de User & Data Management add-on.
- API-gegevens van je HRIS met leesrechten voor:
- E-mail, voornaam, achternaam, status (actief/inactief)
- Optioneel: teams, afdelingen, leidinggevende, kostenplaatsen
3. Voorbeeldinstallatie met Personio
In Personio:
- Ga in Personio naar Instellingen > Integraties > API-gegevens
- Maak een nieuwe API-sleutel aan met de naam deskbird user and group sync
- Geef leesrechten voor:
- Werknemers
- Organisatie-eenheden
- Afwezigheden (optioneel)
- Zorg dat deze attributen geselecteerd zijn:
- E-mail, voornaam, achternaam, status, laatst gewijzigd
- Optioneel: leidinggevende, team, afdeling, kostenplaats
- Sla je Client ID en API Secret op en kopieer deze.
4. Configuratie in deskbird
- Ga in deskbird naar Admin > Integraties.
- Kies Synchroniseren met je HRIS.
- Schakel Organisatie-synchronisatie in en kies je HRIS-aanbieder.
- Voer je gegevens in en volg de stappen op het scherm.
5. Wat wordt er gesynchroniseerd
-
Gebruikers:
- Nieuwe medewerkers worden automatisch aangemaakt in deskbird
- Inactieve/ontslagen gebruikers worden automatisch gedeactiveerd
- E-mailmatching voorkomt dubbele gebruikers
⚠️ Alle gebruikers die in het HRIS staan, worden automatisch geïmporteerd in deskbird. Beperkingen kunnen alleen binnen het HRIS zelf worden ingesteld (indien beschikbaar).
-
Groepen:
- Teams, afdelingen en kostenplaatsen worden automatisch aangemaakt
- Groepen tonen HRIS als bron
- Managerkoppeling: Rapportagerelaties worden gesynchroniseerd voor inzicht en workflowlogica
💡 Voor het synchroniseren van afwezigheden kun je terecht bij HRIS-integratie: Afwezigheden.
🕒 De HRIS-synchronisatie draait één keer per dag (tijdens de nacht).
6. Bekende beperkingen
- Sommige HRIS-tools ondersteunen geen geneste groepen.
- Met de HRIS-integratie worden groepen zonder leden niet gesynchroniseerd.
- Synchronisatie van profielfoto's is niet bij elk HRIS beschikbaar.
7. Veelgestelde vragen
deskbird gaat op twee manieren om met een verwijderde medewerker, afhankelijk van wat er met het medewerkerrecord in je HRIS gebeurt. Beide opties komen overeen met de acties die beheerders handmatig kunnen uitvoeren onder Admin > Gebruikersbeheer: Gebruikers.
Deactiveren – als de medewerker op inactief of beëindigd wordt gezet in het HRIS (meestal bij offboarding):
- De gebruiker blijft in de gebruikerslijst staan, gemarkeerd als
Inactief, en kan niet meer inloggen. - Aankomende boekingen en planningen worden geannuleerd en toegewezen Desks worden vrijgegeven.
- Oude boekingen blijven gekoppeld aan de gebruiker.
- Herstelbaar: een beheerder kan Activeren kiezen, of de gebruiker wordt automatisch opnieuw geactiveerd zodra deze weer op actief staat in het HRIS.
Verwijderen – als het medewerkerrecord wordt verwijderd in het HRIS (zelfde resultaat als Verwijderen kiezen bij een gebruikersprofiel):
- De gebruiker wordt uit de gebruikerslijst verwijderd en kan niet meer inloggen.
- Naam en e-mailadres worden vervangen door "Verwijderde gebruiker".
- Aankomende boekingen en planningen worden verwijderd. Oude boekingen blijven zichtbaar in Analytics onder "Verwijderde gebruiker".
- Niet herstelbaar: een verwijderde gebruiker kan niet worden hersteld.
💡 Als een verwijderde medewerker weer actief wordt in het HRIS, maakt deskbird een nieuw gebruikersaccount aan dat niet gekoppeld is aan het vorige account. Wil je de optie houden om een gebruiker te herstellen, zet deze dan op inactief of beëindigd in het HRIS in plaats van het medewerkerrecord te verwijderen.