Door je Human Resources Information System (HRIS) te koppelen aan deskbird, automatiseer je het beheer van gebruikers en groepen zonder dat SCIM nodig is. Met deze opzet zijn gebruikersbeheer, deactivering en dynamische groepsstructuren altijd up-to-date.
Hieronder vind je een lijst van HRIS-systemen die momenteel ondersteund worden voor afwezigheids- of organisatiesynchronisatie. Neem contact op met je Customer Success Manager (CSM) voor meer informatie over jouw specifieke HRIS-systeem of als jouw systeem niet in de lijst staat. Voor instructies over de installatie kun je de gekoppelde Merge-documentatie raadplegen.
💡 We werken samen met Merge om deze integraties te leveren en te ondersteunen.
- Overzicht & Voordelen
- Vereisten voor installatie
- Voorbeeldinstallatie met Personio
- Configuratie in deskbird
- Wat wordt gesynchroniseerd
- Bekende beperkingen
1. Overzicht & Voordelen
- Automatisch Gebruikersbeheer: Nieuwe gebruikers uit je HRIS worden automatisch aangemaakt in deskbird.
- Automatische Deactivering: Gebruikers die uit dienst gaan of gedeactiveerd worden in je HRIS, worden ook uitgeschakeld in deskbird.
- Dynamische Groepen: Teams, afdelingen, kostenplaatsen en andere groepen kunnen worden gesynchroniseerd met deskbird.
- Managerkoppeling: Rapportagelijnen kunnen worden gebruikt voor meer inzicht en het valideren van hybride werkplannen.
- Optionele Afwezigheidssynchronisatie: Helpt bij de planning en het bijhouden van beschikbaarheid.
2. Vereisten voor installatie
- Een actief abonnement: Desks Enterprise, Workforce Enterprise of de User & Data Management add-on.
- API-gegevens van je HRIS met leesrechten voor:
- E-mail, voornaam, achternaam, status (actief/inactief)
- Optioneel: teams, afdelingen, leidinggevende, kostenplaatsen
3. Voorbeeldinstallatie met Personio
In Personio:
- Ga in Personio naar Instellingen > Integraties > API-gegevens
- Maak een nieuwe API-sleutel aan met de naam deskbird user and group sync
- Geef leesrechten voor:
- Medewerkers
- Organisatie-eenheden
- Afwezigheden (optioneel)
- Zorg dat deze attributen geselecteerd zijn:
- E-mail, voornaam, achternaam, status, laatst gewijzigd
- Optioneel: leidinggevende, team, afdeling, kostenplaats
- Sla op en kopieer je Client ID en API Secret.
4. Configuratie in deskbird
- Ga in deskbird naar Admin > Integraties.
- Selecteer Synchroniseren met je HRIS.
- Schakel Organisatie-synchronisatie in en kies je HRIS-aanbieder.
- Voer je gegevens in en volg de stappen op het scherm.
5. Wat wordt gesynchroniseerd
-
Gebruikers:
- Nieuwe medewerkers worden automatisch aangemaakt in deskbird
- Inactieve/afgesloten gebruikers worden automatisch gedeactiveerd
- E-mailmatching voorkomt dubbele gebruikers
⚠️ Alle gebruikers die in het HRIS beschikbaar zijn, worden automatisch geïmporteerd in deskbird. Beperkingen kunnen alleen binnen het HRIS zelf worden ingesteld (indien beschikbaar).
-
Groepen:
- Teams, afdelingen, kostenplaatsen worden automatisch aangemaakt
- Groepen tonen HRIS als bron
- Managerkoppeling: Rapportagelijnen worden gesynchroniseerd voor inzicht en workflowlogica
💡 Voor het synchroniseren van afwezigheden, zie HRIS-integratie: Afwezigheden.
🕒 De HRIS-synchronisatie draait één keer per dag (tijdens de nacht).
6. Bekende beperkingen
- Sommige HRIS-tools ondersteunen geen geneste groepen.
- Met de HRIS-integratie worden groepen zonder leden niet gesynchroniseerd.
- Synchronisatie van profielfoto's is niet bij elk HRIS beschikbaar.