HRIS-integratie: Afwezigheden

Gebruikers- en Gegevensbeheer Plus

De integratie van deskbird met je HRIS (Human Resource Information System) automatiseert het bijhouden van afwezigheden en verbetert de nauwkeurigheid van gegevens. Het helpt dubbele inspanningen te verminderen en zorgt ervoor dat je werkrooster de beschikbaarheid in real-time weergeeft. We werken samen met onze integratiepartner, Merge, om deze integraties beschikbaar te maken.

💡 We werken samen met Merge om deze integraties te leveren en te ondersteunen.

1. Naadloos bijhouden van afwezigheden
2. Ondersteunde HRIS
3. Voordelen
4. Integratie-instelling (aanbevolen)
5. SFTP-instelling
6. Gebruikerservaring

1. Naadloos bijhouden van afwezigheden

Momenteel houden gebruikers die zowel deskbird als hun HRIS-tool gebruiken hun afwezigheidsperiodes bij op beide platforms, wat resulteert in dubbele inspanningen en mogelijke gegevensinconsistenties. Onze HRIS-integratie lost dit op door afwezigheidsperiodes (bijv. ziektedagen en vakanties) automatisch van de HRIS naar de deskbird-planningsectie over te brengen als statussen.

Deze automatisering bespaart tijd en zorgt voor nauwkeurige gegevens voor workforce en office analytics.

2. Ondersteunde HRIS

Er is geen input van ontwikkelaars nodig. deskbird ondersteunt naadloze integratie met de volgende HRIS-tools: UKG, ADP, Factorial, BambooHR, Personio, SAP Success, PeopleHR, HiBob, BreatheHR, Charlie, Lucca, Workday en Sage HR.

Als je een andere HRIS-tool gebruikt, neem dan contact op met ons Support Team om te controleren of we deze kunnen ondersteunen.

3. Voordelen

💡 Goedgekeurde afwezigheidsperiodes (bijv. ziektedagen, vakanties of enige afwezigheid gedefinieerd in je HRIS) worden automatisch gesynchroniseerd in de Weekplanning sectie van deskbird.

Als een gebruiker als "Afwezig" is gemarkeerd, worden alle bestaande boekingen op die dag automatisch geannuleerd, behalve boekingen voor vergaderruimtes.

💡 Gebruikers kunnen hun gesynchroniseerde afwezigheidsstatus niet handmatig bewerken. Om een afwezigheid te annuleren, moeten ze deze bijwerken in de HRIS, wat vervolgens in deskbird wordt weerspiegeld.

4. Integratie-instelling

• Navigeer naar Admin > Integraties in deskbird.
• Selecteer je HRIS-tool en voer de API-gegevens in (deze worden gegenereerd in je HRIS).
• Het systeem begint met het synchroniseren van alle toekomstige afwezigheden en goedgekeurde afwezigheden van de afgelopen 3 maanden.
• Je kunt doorgaan met werken terwijl de synchronisatie op de achtergrond plaatsvindt.
• Voor meer informatie, zie onze FAQ.

5. SFTP (Secure File Transfer Protocol) instelling

Per geval: Neem contact op met je Customer Success Manager of Support

In speciale gevallen waarin geen directe HRIS-integratie wordt ondersteund (via Merge), biedt deskbird een veilige SFTP-gebaseerde afwezigheidssynchronisatie-optie. Deze methode is alleen op aanvraag beschikbaar en moet door ons team worden ingeschakeld. Als je HR-systeem niet onder onze native integraties valt, neem dan contact op met je Customer Success Manager om deze optie te verkennen.

🤝 Indien nodig kunnen we technische ondersteuning bieden voor deze instelling via onze vertrouwde derde partij integratiepartner.

⚠️ Deze methode wordt uitsluitend gebruikt voor het synchroniseren van afwezigheden – het ondersteunt geen provisioning van Gebruikers & Groepen.

Beschikbare SFTP-uploadmethoden

Er zijn twee manieren om je CSV-bestanden via SFTP naar deskbird over te brengen. Hoewel de geautomatiseerde aanpak de voorkeur heeft voor langdurig gebruik, kan een handmatige upload nuttig zijn voor initiële tests of kleinere teams.

1. Geplande SFTP Push (aanbevolen)
   De meeste bedrijven automatiseren dit proces met een geplande taak (bijv. een cron-taak) die regelmatig de CSV naar onze SFTP-server stuurt, meestal dagelijks of wekelijks.
   • deskbird biedt:
     • SFTP-hostnaam
     • Gebruikersnaam
     • SSH-sleutel of wachtwoord
   • Het bedrijf genereert een CSV vanuit hun HRIS of exporttool en uploadt deze naar de juiste map op de SFTP-server.
   • ⚠️ Het geüploade bestand moet het exacte CSV-formaat volgen zoals hieronder gedefinieerd.
2. Handmatige Upload (voor testen of kleinschalig gebruik)
   HR- of IT-beheerders kunnen het CSV-bestand handmatig exporteren en uploaden naar de toegewezen SFTP-container met behulp van tools zoals FileZilla of Cyberduck.
   • Dit is vooral nuttig tijdens de testfase of wanneer de omvang van de klant automatisering niet rechtvaardigt.

CSV-formaat en synchronisatieregels

Afwezigheidsgegevens worden gesynchroniseerd vanuit een CSV-bestand, dat dient als de enige bron van waarheid voor vrije dagen binnen een gedefinieerd tijdsbestek.

💡 Je kunt een voorbeeld .csv-bestand downloaden onderaan deze pagina.

CSV-structuur:

"email","start_date","start_on","end_date","end_on" 
"john.doe@deskbird.io","2023-10-04","am","2023-10-06","pm" = 3 dagen afwezigheid
"jane.doe@deskbird.io","2023-10-06","am","2023-10-06","am" = 0,5 dag afwezigheid (ochtend)
"john.doe@deskbird.io","2023-10-06","pm","2023-10-06","pm" = 0,5 dag afwezigheid (avond)
"jane.doe@deskbird.io","2023-10-09","pm","2023-10-10","pm" = 1,5 dagen afwezigheid

• Datumvenster: Alleen afwezigheden tussen D–6 weken en D+12 weken (waarbij D = aanmaakdatum van het bestand) worden verwerkt.
• Bron van waarheid: Het bestand moet de volledige en definitieve lijst van afwezigheden voor alle gebruikers in het relevante tijdsbestek bevatten.
• Aanmaken: Afwezigheden die in de CSV staan maar nog niet in deskbird, worden toegevoegd.
• Verwijderen: Afwezigheden die al in deskbird staan maar ontbreken in het bestand, worden verwijderd. 
  ℹ️ Als het recente bestand een eerdere afwezigheid niet meer bevat, wordt deze ook uit deskbird verwijderd.
• Geen gedeeltelijke updates: Alle ontbrekende vermeldingen worden als verwijderingen behandeld.
• Handmatig wijzigen: Afwezigheden van SFTP kunnen niet handmatig door gebruikers (of beheerders) worden gewijzigd. 

6. Gebruikerservaring

• Gebruikers zien hun gesynchroniseerde status in de Persoonlijke feed en Collega's weergave op zowel web als mobiel.
• E-mailmeldingen worden geactiveerd wanneer een afwezigheidsstatus wordt bijgewerkt via HRIS.
• Gebruikers worden ook op de hoogte gebracht als een gesynchroniseerde afwezigheid resulteert in een geannuleerde boeking.
• Groepsmanagers, managers, kantoorbeheerders en wereldwijde beheerders kunnen de afwezigheidsstatussen van hun teamleden bekijken om de aanwezigheid en werkruimtebehoeften te coördineren.
• De HRIS-synchronisatie wordt eenmaal per dag uitgevoerd (tijdens de nachtelijke uren).

⚠️ Opmerking: Wanneer afwezigheden via de integratie-instelling worden opgehaald, kunnen gebruikers handmatig afwezigheden opnieuw synchroniseren als ze onjuist worden weergegeven. Om dit te doen, gaan gebruikers naar hun initialen of profielfoto linksonder, selecteren Profiel, en klikken op de knop HRIS-afwezigheden opnieuw synchroniseren onderaan de pagina.

Deze optie is niet beschikbaar bij gebruik van SFTP.

Vind hieronder een voorbeeld .csv-bestand voor de SFTP-instelling: