HRIS-integratie: Afwezigheden

User and Data Management Plus

De integratie van deskbird met je HRIS (Human Resource Information System) automatiseert het bijhouden van afwezigheden en verbetert de nauwkeurigheid van gegevens. Dit helpt dubbel werk te voorkomen en zorgt ervoor dat je werkrooster altijd de actuele beschikbaarheid weergeeft. We werken samen met onze integratiepartner Merge om deze integraties beschikbaar te maken.

💡 We werken samen met Merge om deze integraties te leveren en te ondersteunen.

1. Afwezigheden automatisch bijhouden
2. Ondersteunde HRIS-systemen
3. Voordelen
4. Integratie instellen (aanbevolen)
5. SFTP-instelling
6. Gebruikerservaring

1. Afwezigheden automatisch bijhouden

Op dit moment houden gebruikers die zowel deskbird als hun HRIS-tool gebruiken hun afwezigheidsperiodes bij op beide platforms, wat leidt tot dubbel werk en mogelijke inconsistenties in de data. Onze HRIS-integratie lost dit op door afwezigheidsperiodes (zoals ziekte- en vakantiedagen) automatisch vanuit het HRIS naar het rooster in deskbird te sturen als statussen.

Deze automatisering bespaart tijd en zorgt voor nauwkeurige data voor Workforce en Office analytics.

2. Ondersteunde HRIS-systemen

Er is geen input van een ontwikkelaar nodig. deskbird ondersteunt een naadloze integratie met de volgende HRIS-tools: UKG, ADP, Factorial, BambooHR, Personio, SAP Success, PeopleHR, HiBob, BreatheHR, Charlie, Lucca, Workday en Sage HR.

3. Voordelen

💡 Goedgekeurde afwezigheidsperiodes (zoals ziekte, vakantie of elke andere afwezigheid die in je HRIS staat) worden automatisch gesynchroniseerd in het Weekplanning-gedeelte van deskbird.

Als een gebruiker als “Afwezig” staat gemarkeerd, worden alle bestaande boekingen op die dag automatisch geannuleerd, behalve boekingen voor vergaderruimtes.

💡 Gebruikers kunnen hun gesynchroniseerde afwezigheidsstatus niet handmatig aanpassen. Om een afwezigheid te annuleren, moet deze in het HRIS worden bijgewerkt; dit wordt dan automatisch doorgevoerd in deskbird.

4. Integratie instellen

• Ga in deskbird naar Admin > Integraties.
• Selecteer je HRIS-tool en voer de API-gegevens in (deze worden aangemaakt in je HRIS).
• Het systeem begint met het synchroniseren van alle toekomstige afwezigheden en goedgekeurde afwezigheden van de afgelopen 3 maanden.
• Je kunt gewoon doorwerken terwijl de synchronisatie op de achtergrond plaatsvindt.
• Meer informatie vind je in onze FAQ.

5. SFTP (Secure File Transfer Protocol) instellen

In overleg: Neem contact op met je Customer Success Manager of Support

In speciale gevallen waarin er geen directe HRIS-integratie mogelijk is (via Merge), biedt deskbird een veilige SFTP-gebaseerde synchronisatie van afwezigheden aan. Deze methode is alleen op aanvraag beschikbaar en moet door ons team worden geactiveerd. Staat jouw HR-systeem niet bij onze standaardintegraties? Neem dan contact op met je Customer Success Manager om deze optie te bespreken.

🤝 Indien nodig kunnen we technische ondersteuning bieden bij deze installatie via onze vertrouwde integratiepartner.

⚠️ Deze methode wordt uitsluitend gebruikt voor het synchroniseren van afwezigheden – het ondersteunt geen provisioning van gebruikers en groepen.

Beschikbare SFTP-uploadmethodes

Er zijn twee manieren om je CSV-bestanden via SFTP naar deskbird te sturen. De geautomatiseerde aanpak heeft de voorkeur voor langdurig gebruik, maar handmatig uploaden kan handig zijn voor testen of kleine teams.

1. Geplande SFTP-push (aanbevolen)
   De meeste bedrijven automatiseren dit proces met een geplande taak (bijvoorbeeld een cronjob) die het CSV-bestand regelmatig naar onze SFTP-server stuurt, meestal dagelijks of wekelijks.
   • deskbird levert:
     • SFTP-hostnaam
     • Gebruikersnaam
     • SSH-sleutel of wachtwoord
   • Het bedrijf genereert een CSV vanuit hun HRIS of exporttool en uploadt deze naar de juiste map op de SFTP-server.
   • ⚠️ Het geüploade bestand moet exact het onderstaande CSV-formaat volgen.
2. Handmatig uploaden (voor testen of kleinschalig gebruik)
   HR- of IT-beheerders kunnen het CSV-bestand handmatig exporteren en uploaden naar de toegewezen SFTP-container met tools zoals FileZilla of Cyberduck.
   • Dit is vooral handig tijdens de testfase of als het bedrijf te klein is voor automatisering.

CSV-formaat en synchronisatieregels

Afwezigheidsdata wordt gesynchroniseerd vanuit een CSV-bestand, dat als enige bron dient voor afwezigheden binnen een bepaalde periode.

💡 Onderaan deze pagina vind je een voorbeeld van een .csv-bestand om te downloaden.

CSV-structuur:

"email","start_date","start_on","end_date","end_on" 
"john.doe@deskbird.io","2023-10-04","am","2023-10-06","pm" = 3 dagen afwezig
"jane.doe@deskbird.io","2023-10-06","am","2023-10-06","am" = 0,5 dag afwezig (ochtend)
"john.doe@deskbird.io","2023-10-06","pm","2023-10-06","pm" = 0,5 dag afwezig (middag)
"jane.doe@deskbird.io","2023-10-09","pm","2023-10-10","pm" = 1,5 dag afwezig

• Datumbereik: Alleen afwezigheden tussen D–6 weken en D+12 weken (waarbij D = aanmaakdatum bestand) worden verwerkt.
• Enige bron: Het bestand moet de volledige en definitieve lijst van afwezigheden bevatten voor alle gebruikers in de relevante periode.
• Aanmaken: Afwezigheden die in het CSV-bestand staan maar nog niet in deskbird, worden toegevoegd.
• Verwijderen: Afwezigheden die al in deskbird staan maar niet meer in het bestand voorkomen, worden verwijderd. 
  ℹ️ Als het nieuwste bestand een eerdere afwezigheid niet meer bevat, wordt deze ook uit deskbird verwijderd.
• Geen gedeeltelijke updates: Ontbrekende vermeldingen worden als verwijderingen beschouwd.
• Handmatig aanpassen: Afwezigheden via SFTP kunnen niet handmatig worden aangepast door gebruikers (of beheerders).

6. Gebruikerservaring

• Gebruikers zien hun gesynchroniseerde status in de Persoonlijke feed en het Collega-overzicht, zowel op web als mobiel.
• E-mailnotificaties worden verstuurd wanneer een afwezigheidsstatus via HRIS wordt bijgewerkt.
• Gebruikers krijgen ook een melding als een gesynchroniseerde afwezigheid leidt tot een geannuleerde boeking.
• Groepsmanagers, managers, office admins en global admins kunnen de afwezigheidsstatus van hun teamleden bekijken om aanwezigheid en werkplekken beter te coördineren.
• De HRIS-synchronisatie draait één keer per dag (tijdens de nacht).

⚠️ Let op: Wanneer afwezigheden via de integratie worden opgehaald, kunnen gebruikers hun afwezigheden handmatig opnieuw synchroniseren als deze niet correct worden weergegeven. Ga hiervoor naar je initialen of profielfoto linksonder, kies Profiel, en klik onderaan de pagina op de knop HRIS-afwezigheden opnieuw synchroniseren.

Deze optie is niet beschikbaar bij gebruik van SFTP.

Hieronder vind je een voorbeeld van een .csv-bestand voor de SFTP-instelling: