Il rilevamento delle postazioni collega un monitor specifico a una specifica desk, così gli utenti fanno il check-in esattamente alla desk a cui si collegano e viene creata una prenotazione per loro se non ne hanno già una. Questo è anche ciò che rende precisi i dashboard di occupazione dei piani e delle desk. In questo articolo vedrai come mappare i monitor manualmente e automaticamente, cosa cambia la modalità di mappatura mentre lavori e come esportare la mappatura finale in un sistema di gestione degli asset.
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- Mappa un monitor a una desk
- Come l’auto-mappatura conferma una corrispondenza
- Modalità di mappatura
- Conflitti e monitor spostati
- Dopo che un monitor è stato mappato
- Esportazione della mappatura monitor-desk
1. Mappa un monitor a una desk
Il piano, l’area e la desk devono essere tutti attivi nella piantina, e la desk deve essere prenotabile dall’utente. Per collegare un monitor a una desk:
- Vai su Admin > Workplace Intelligence > Rilevamento presenza > Rilevamento desk
- Clicca sull’icona dell’ingranaggio dell’ufficio desiderato per aprire la pagina Avanzamento mappatura
- Mappatura manuale: clicca su Mappatura manuale, collega un monitor al tuo dispositivo per farlo apparire nel sistema, seleziona la desk corretta dalla piantina, poi clicca su Mappa per collegare il monitor.
- Auto-mappatura: attiva l’interruttore Auto-mappatura e imposta per quanti giorni separati un monitor deve essere visto alla stessa desk prima che la corrispondenza venga confermata (predefinito 3, massimo 50). Segui i progressi nelle schede Mappati e Non mappati.
💡 Nota: i monitor che non riportano un numero di serie, un codice prodotto e un ID produttore utilizzabili non possono mai essere mappati e non appariranno mai nell’elenco, anche se collegati spesso — basta che ne manchi uno dei tre. Nella finestra Dock appaiono sotto Panoramica > Monitor rilevati come "Display sconosciuto", con il tag Non mappato. Questa è la prima cosa da controllare se un monitor non appare.
Entrambi i metodi di mappatura dipendono dal fatto che il rilevamento dell’ufficio sia già configurato. Un monitor viene registrato solo quando il dispositivo a cui è collegato si connette a una rete d’ufficio riconosciuta — quindi, se non c’è una rete configurata per un ufficio, la sua lista monitor resta vuota e non si può iniziare né la mappatura manuale né quella automatica. Aggiungi le tue reti in Admin > Workplace Intelligence > Rilevamento presenza > Rilevamento ufficio, oppure vedi Configurazione del rilevamento ufficio e della rete.
2. Come l’auto-mappatura conferma una corrispondenza
L’auto-mappatura conta un giorno valido solo quando qualcuno collega il monitor mentre ha una prenotazione desk attiva — e la desk conteggiata è quella prenotata, non quella che il monitor riporta. Connessioni ripetute nello stesso giorno contano una sola volta, quindi una soglia di 3 significa tre giorni separati. Vengono considerati solo gli ultimi 30 giorni, quindi il monitor deve raggiungere la soglia in quella finestra temporale.
I conteggi nella pagina Avanzamento mappatura si aggiornano man mano che arrivano i rilevamenti, ma la conferma avviene una volta al giorno alle 02:00 ora dell’ufficio — quindi una corrispondenza che vedi crescere oggi viene applicata la mattina successiva. Attivando l’interruttore Auto-mappatura viene eseguito il controllo per quell’ufficio entro un’ora, senza aspettare le 02:00.
⚠️ Importante: negli uffici dove le persone non prenotano una desk prima di arrivare, l’auto-mappatura non conferma mai una corrispondenza. Mappa quelle desk manualmente — una scheda Mappati sempre vuota è quasi sempre dovuta a questo.
3. Modalità di mappatura
Cliccando su Mappatura manuale si attiva la modalità di mappatura e appare prima una finestra di conferma: "Attivare la modalità di mappatura? Finché la modalità di mappatura è attiva, i check-in automatici e le prenotazioni sono in pausa. Si disattiva automaticamente quando lasci la pagina."
Quando la modalità di mappatura è attiva, un banner dice "La modalità di mappatura è attiva. I check-in automatici alle desk e le prenotazioni sono in pausa mentre sei su questa pagina." con un pulsante Disattiva modalità di mappatura. Una volta disattivata o lasciata la pagina, il banner cambia in "La modalità di mappatura è disattivata. I check-in automatici alle desk e le prenotazioni sono ripresi."
⚠️ Importante: la modalità di mappatura mette in pausa i check-in automatici alle desk e le prenotazioni solo per il dispositivo dell’admin — i colleghi non sono coinvolti. Inoltre, impedisce che i rilevamenti di quel dispositivo vengano registrati, quindi nulla di ciò che viene rilevato in modalità di mappatura appare negli analytics o viene conteggiato per l’auto-mappatura. Gli admin che testano il rilevamento delle desk sul proprio dispositivo devono uscire dalla modalità di mappatura prima di aspettarsi un check-in automatico, e attendere qualche secondo perché il rilevamento riprenda. Se la scheda del browser viene chiusa senza lasciare la pagina, la modalità di mappatura si disattiva da sola dopo circa due minuti.
4. Conflitti e monitor spostati
I conflitti riguardano solo i monitor che non sono ancora mappati. Dipendono dallo stesso conteggio dei giorni che alimenta l’auto-mappatura: se lo stesso monitor non mappato viene visto su due o più desk diverse, viene segnalato per essere risolto manualmente invece di essere confermato su una delle due.
⚠️ Importante: una volta che un monitor è stato mappato, spostarlo su un’altra desk non genera un conflitto. Rimane mappato alla desk originale finché non lo rimappi, sostituendo la vecchia mappatura — rimapparlo da zero viene rifiutato finché esiste la prima mappatura.
Se un dispositivo rileva due monitor mappati che puntano a desk diverse, il rilevamento del monitor viene ignorato senza avviso: l’utente fa il check-in in ufficio, ma non viene fatta nessuna azione sulla desk. Lo stesso vale se i due monitor sono mappati in uffici diversi — il segnale della desk viene ignorato e l’utente fa il check-in nell’ufficio corrispondente alla rete. Un singolo monitor mappato in un ufficio ma rilevato sulla rete di un altro ufficio viene ignorato allo stesso modo: la rete decide l’ufficio e la desk viene ignorata. Nessuno di questi casi genera un avviso visibile all’admin, quindi un monitor che è stato fisicamente spostato tra uffici va rimappato manualmente.
5. Dopo che un monitor è stato mappato
Una volta che un monitor è stato mappato, un utente che si collega viene rilevato su quella desk e fa il check-in — a patto che:
- il suo dispositivo sia rilevato anche sulla rete di quell’ufficio
- l’ufficio usi la modalità privacy Utente autenticato (vedi Modalità privacy e gestione dati)
- la desk sia prenotabile da lui/lei, senza policy di chiusura o restrizioni di prenotazione
- il check-in alla desk sia abilitato per quell’ufficio — se non lo è, la prenotazione viene comunque creata, ma non viene effettuato il check-in
Una prenotazione creata in questo modo dura dal momento del rilevamento fino alla fine delle ore di prenotazione predefinite della persona per quel giorno della settimana, oppure fino alla chiusura dell’ufficio se quelle ore sono disattivate o già passate.
Se ha già prenotato un’altra desk
Se la persona ha già una prenotazione desk altrove nello stesso ufficio per quel giorno, questa viene rilasciata e sostituita da una prenotazione sulla desk rilevata — anche se aveva già fatto il check-in lì. Le prenotazioni in altri uffici e le prenotazioni parcheggio non vengono mai toccate. Se il rilascio non va a buon fine, non viene creata una nuova prenotazione, quindi può rimanere senza prenotazione desk per quel giorno; la soluzione è prenotare di nuovo manualmente.
Il rilevamento monitor si applica solo alle desk, non alle sale riunioni o ai parcheggi.
⚠️ Importante: quando una prenotazione desk viene creata tramite rilevamento monitor, una prenotazione parcheggio già esistente per quel giorno non viene controllata insieme e resta soggetta alla solita finestra di auto-cancellazione. L’utente deve fare il check-in al parcheggio manualmente.
La mappatura non viene salvata sul dispositivo, quindi una nuova mappatura è attiva subito e non c’è cache da attendere. Ha effetto dal prossimo rilevamento, non retroattivamente. Per forzare subito un rilevamento, scollega e ricollega il monitor — deskbird lo riceve in circa 15 secondi. Sincronizza ora, nella pagina Attività della finestra Dock, reinvia ciò che Dock ha già rilevato, il che basta per rilevare una nuova mappatura ma non esegue una nuova scansione dei display collegati. Il ritardo "fino a un’ora" si applica solo alle regole di rete dell’ufficio.
💡 Consiglio: la copertura della mappatura dei monitor determina anche quanto sono precisi i dashboard di occupazione dei piani e delle desk. Le desk senza un monitor mappato vengono sempre conteggiate come non utilizzate. Vedi Analytics di occupazione (deskbird Dock analytics).
6. Esportazione della mappatura monitor-desk
I dati di mappatura non devono restare solo su deskbird. Una volta mappati i monitor, l’elenco completo può uscire dall’area Admin e confluire in un sistema di gestione degli asset IT (ITAM) o CMDB — così i registri hardware mostrano quale monitor si trova su quale desk, senza dover controllare manualmente.
Esportazione CSV: per scaricare la mappatura di un ufficio:
- Vai su Admin > Workplace Intelligence > Rilevamento presenza > Rilevamento desk
- Clicca sull’icona dell’ingranaggio dell’ufficio desiderato per aprire la pagina Avanzamento mappatura
- Nella scheda Mappati, clicca su Esporta CSV, accanto a Mappatura manuale
Ogni esportazione contiene le seguenti colonne, in questo ordine:
- Produttore
- ID produttore
- Nome display
- Numero di serie
- Codice prodotto
- Settimana di produzione
- Anno di produzione
- Stato
- Ultima connessione
- Nome ufficio
- Nome piano
- Nome area
- Nome desk
- Mappato il
I timestamp sono visualizzati nel fuso orario dell’ufficio, con la zona indicata — ad esempio 2026-04-02 10:15 (Europe/Berlin).
L’esportazione avviene per ufficio, quindi ripeti i passaggi sopra per ogni ufficio necessario. Sono inclusi solo i monitor mappati — le desk senza un monitor mappato non appaiono nel file.
Accesso API: gli stessi dati dei monitor mappati sono disponibili tramite la deskbird API. Usala per importare la mappatura in un sistema ITAM o CMDB in modo programmato, invece di scaricare e importare i file CSV manualmente. Copre tutti gli uffici in una sola chiamata e, a differenza del CSV, restituisce anche i monitor non ancora mappati. Sia l’API pubblica che Workplace Intelligence devono essere abilitati per la tua azienda — contatta deskbird se l’endpoint restituisce un errore di permessi.