Il pannello della sala — un tablet montato fuori dalla porta della sala riunioni — ti permette di effettuare il Check-in per una prenotazione già esistente o di fare una prenotazione al volo senza aprire l’app deskbird. Il pannello mostra la disponibilità in tempo reale e si aggiorna istantaneamente quando viene effettuata una prenotazione.
- Effettua il Check-in per la tua prenotazione esistente dal pannello
- Effettua una prenotazione al volo dal pannello
- Estendi una prenotazione dal pannello
- Domande frequenti
1. Effettua il Check-in per la tua prenotazione esistente dal pannello
Se hai una prenotazione che sta per iniziare, il pannello la mostra quando ti avvicini alla sala:
- Guarda il pannello fuori dalla sala. Se lo schermo mostra un indicatore arancione, la sala è in attesa di Check-in per una riunione imminente.
- Tocca la tua prenotazione sullo schermo.
- Tocca Check-in per confermare il tuo arrivo.
Il pannello diventa verde per indicare che la sala è occupata e la tua riunione è confermata.
💡 Se hai bisogno di terminare la riunione prima dell’orario previsto, tocca Termina riunione sul pannello. In questo modo la sala viene liberata subito per altri.
2. Effettua una prenotazione al volo dal pannello
Se la sala è attualmente libera, puoi prenotarla sul momento:
- Verifica che il pannello mostri un indicatore verde, che conferma la disponibilità della sala.
- Tocca Prenota ora.
- Scegli una fascia oraria disponibile tra quelle mostrate.
- Inserisci un titolo per la riunione, oppure seleziona una delle opzioni preimpostate mostrate.
- Seleziona la durata della riunione.
- Tocca Conferma. Il calendario della sala si aggiorna subito e il pannello riflette la nuova prenotazione.
⚠️ Non è possibile cancellare o modificare una prenotazione esistente dal pannello. Per cambiare o cancellare una prenotazione, usa l’app o la piattaforma web di deskbird.
3. Estendi una prenotazione dal pannello
Se la tua riunione si sta prolungando e la sala è libera dopo, puoi estendere la prenotazione direttamente dal pannello:
- Durante la riunione, tocca lo schermo del pannello.
- Seleziona l’opzione Estendi.
- Scegli quanto tempo aggiuntivo ti serve tra le opzioni disponibili.
- Conferma l’estensione.
L’estensione è disponibile solo se la sala è libera per il tempo aggiuntivo richiesto. Se subito dopo la tua c’è un’altra prenotazione, l’opzione non apparirà.
4. Domande frequenti
Il pannello mostra il nome della sala, lo stato attuale di disponibilità e il programma della giornata. Se la protezione dei dati è attiva per il tuo ufficio, viene mostrato solo il nome dell’organizzatore per ogni riunione — il titolo e altri dettagli restano nascosti. Se la protezione dei dati è disattivata, i dettagli delle riunioni seguono le impostazioni di privacy dei singoli eventi e le Riunioni private mostrano solo il nome dell’organizzatore.
Il pannello (e qualsiasi indicatore LED collegato) utilizza tre colori per segnalare a colpo d’occhio lo stato della sala:
- Verde — La sala è disponibile e può essere prenotata.
- Arancione — La sala ha una prenotazione in attesa di Check-in. Se nessuno effettua il Check-in, la sala verrà liberata.
- Rosso — La sala è prenotata e una riunione è attualmente in corso.