Quando un visitatore arriva in ufficio, tu o un front-desk potete effettuare il check-in direttamente dalla scheda Visits di deskbird. Questo conferma il loro arrivo, avvisa l’host e — se configurato — avvia la stampa del badge.
- Effettua il check-in di un visitatore dalla scheda Visits
- Cosa succede dopo il check-in
- Segna un visitatore come uscito
1. Effettua il check-in di un visitatore dalla scheda Visits
Per effettuare manualmente il check-in di un visitatore appena arrivato:
- Vai su Visits nel menu principale.
- Trova la visita corrispondente nell’elenco. Puoi cercare per nome del visitatore oppure scorrere fino alle visite di oggi.
- Clicca sul pulsante Check-in accanto al nome del visitatore.
Lo stato del visitatore cambia in Checked in e l’orario di check-in viene registrato automaticamente.
💡 I front-desk e gli amministratori globali possono effettuare il check-in dei visitatori per qualsiasi visita nella loro sede assegnata. Gli utenti normali possono vedere e gestire solo le visite che hanno creato loro stessi.
2. Cosa succede dopo il check-in
Una volta che un visitatore è stato registrato con il check-in, succede automaticamente quanto segue:
- Notifica all’host — L’host (organizzatore della visita) riceve una notifica tramite Microsoft Teams e via email, che lo informa dell’arrivo del visitatore. L’host può rispondere con Sto arrivando direttamente dalla notifica, e questa risposta viene mostrata sulla dashboard dei visitatori così il front-desk sa che l’host sta arrivando.
- Stampa del badge — Se il tuo ufficio ha la stampa dei badge configurata, in questo momento viene stampato il badge del visitatore. Non è necessario fare altro.
- Aggiornamento live della dashboard — Il visitatore appare nell’elenco Onsite now, che front-desk e amministratori possono vedere in alto nella pagina Visits.
💡 Puoi anche inviare manualmente la notifica all’host dalla dashboard dei visitatori cliccando sul pulsante Notify accanto al visitatore, se l’host ha attiva l’integrazione con Microsoft Teams.
3. Segna un visitatore come uscito
Quando un visitatore lascia l’ufficio, effettua il check-out per mantenere aggiornata la lista delle persone presenti:
- Vai su Visits nel menu principale.
- Trova la visita e clicca sul pulsante Check-out accanto al nome del visitatore.
Il visitatore viene rimosso dall’elenco Onsite now e l’orario di uscita viene registrato. Se tutti i visitatori di una visita di gruppo sono stati registrati in uscita, la visita viene automaticamente segnata come completata.
💡 L’host viene avvisato automaticamente tramite Microsoft Teams e email quando il suo visitatore effettua il check-out, così non deve controllare la dashboard personalmente.
⚠️ Mantenere i check-out accurati è particolarmente importante in caso di emergenza, quando sapere esattamente chi è ancora nell’edificio può essere fondamentale.