Quando un visitatore arriva in ufficio, tu o un front-desk potete effettuare il check-in direttamente dalla scheda Visite di deskbird. Questo conferma il loro arrivo, notifica l’host e — se configurato — avvia la stampa del badge.
- Effettuare il check-in di un visitatore dalla scheda Visite
- Cosa succede dopo il check-in
- Segnare un visitatore come partito
1. Effettuare il check-in di un visitatore dalla scheda Visite
Per effettuare manualmente il check-in di un visitatore appena arrivato:
- Vai su Visite nel menu principale.
- Trova la visita corrispondente nell’elenco. Puoi cercare per nome del visitatore o scorrere fino alle visite di oggi.
- Clicca sul pulsante Check-in accanto al nome del visitatore.
Lo stato del visitatore cambia in Check-in effettuato e l’orario di check-in viene registrato automaticamente.
💡 I front-desk e gli amministratori globali possono effettuare il check-in dei visitatori per qualsiasi visita nel loro ufficio assegnato. Gli utenti normali possono vedere e gestire solo le visite che hanno creato personalmente.
2. Cosa succede dopo il check-in
Una volta effettuato il check-in di un visitatore, avvengono automaticamente le seguenti azioni:
- Notifica all’host — L’host (organizzatore della visita) riceve una notifica tramite Microsoft Teams e via email, che lo informa dell’arrivo del visitatore. L’host può rispondere con Sto arrivando direttamente dalla notifica, e questa risposta viene mostrata sulla dashboard dei visitatori così il front-desk sa che l’host è in arrivo.
- Stampa del badge — Se nel tuo ufficio è attiva la stampa dei badge, in questo momento viene stampato il badge del visitatore. Non è richiesta nessuna azione aggiuntiva.
- Aggiornamento live della dashboard — Il visitatore appare nell’elenco Attualmente in sede, che front-desk e amministratori possono vedere in cima alla pagina Visite.
💡 Puoi anche inviare manualmente la notifica all’host dalla dashboard dei visitatori cliccando sul pulsante Notifica accanto al visitatore, se l’integrazione con Microsoft Teams è attiva per l’host.
3. Segnare un visitatore come partito
Quando un visitatore lascia l’ufficio, effettua il check-out per mantenere aggiornata la lista delle presenze:
- Vai su Visite nel menu principale.
- Trova la visita e clicca sul pulsante Check-out accanto al nome del visitatore.
Il visitatore viene rimosso dall’elenco Attualmente in sede e l’orario di uscita viene registrato. Se tutti i visitatori di una visita di gruppo sono stati registrati in uscita, la visita viene automaticamente contrassegnata come completata.
⚠️ Mantenere aggiornati i check-out è particolarmente importante in caso di emergenza, quando sapere esattamente chi si trova ancora nell’edificio può essere fondamentale.