Pre-registrare un visitatore in deskbird ti permette di programmare in anticipo una prossima visita esterna, inviare al tuo ospite un invito al suo portale Visitatori con tutte le informazioni necessarie per la visita e garantire un arrivo senza intoppi. Completare questa procedura prima della visita fa risparmiare tempo alla reception e tiene tutti informati.
- Pre-registrare un visitatore
- Cosa riceve il visitatore
- Modificare o annullare un invito per un visitatore
- Domande frequenti
1. Pre-registrare un visitatore
Per programmare una nuova visita in deskbird:
- Vai su Visite nel menu principale.
- Clicca su + Crea visita nell'angolo in alto a destra.
- Nella pagina Crea visita, inserisci i dettagli della visita:
- Titolo — Inserisci un nome chiaro per la visita (es. Appuntamento manutenzione).
- Organizzatore — Precompilato con il tuo nome; cambialo se stai registrando la visita per conto di qualcun altro.
- Data e ora — Scegli la data e imposta l'orario di inizio e fine.
- Tipo — Seleziona il tipo di visita che corrisponde a questa visita (es. Business, Colloquio, Tour). I tipi disponibili — e i nomi che vedi — sono configurati dal tuo admin, quindi questa lista potrebbe essere diversa dagli esempi. Il Tipo che scegli determina anche le istruzioni e i documenti che il visitatore vedrà.
- Sotto Aggiungi visitatori, inserisci il nome e/o l'indirizzo email di ogni visitatore. È richiesto almeno un campo per ogni visitatore e devi aggiungere almeno un visitatore prima di salvare.
- Clicca su Crea visita. Ti verrà chiesto se vuoi inviare un'email di invito al/ai visitatore/i.
💡 L'indirizzo email è necessario se vuoi che vengano inviati promemoria e aggiornamenti automatici al tuo visitatore.
💡 Se il Tipo selezionato ha documenti allegati (es. un NDA o una presentazione sulla sicurezza), il tuo visitatore dovrà visionarli o firmarli — vedi Cosa riceve il visitatore qui sotto.
2. Cosa riceve il visitatore
Quando confermi l'invito, deskbird invia al tuo visitatore un'email con un link personale al suo portale Visitatori — non serve creare un account o scaricare un'app. Alla prima apertura del link, gli verrà chiesto di confermare o inserire nome, email e azienda, e di accettare il consenso al trattamento dei dati.
Dal loro portale, il visitatore può vedere:
- Dettagli della visita — il titolo, la data, l'orario e l'indirizzo dell'ufficio.
- Istruzioni — le indicazioni configurate per il Tipo di visita (es. come arrivare, accesso Wi-Fi, cosa portare).
- Il proprio codice visitatore — un codice unico da inserire sul tablet in reception per effettuare il check-in in autonomia all'arrivo.
- Dettagli dell'host — il tuo nome e la tua email, così sanno chi aspettarsi.
- Documenti — se il Tipo prevede dei documenti, vedranno quelli in sospeso e potranno visionarli o firmarli in anticipo, direttamente dal portale.
I visitatori ricevono anche email automatiche di follow-up nei seguenti casi:
- Promemoria visita — inviato 24 ore prima della visita.
- Visita modificata — inviato se il titolo, la data/ora, l'organizzatore o il Tipo vengono aggiornati dopo l'invio dell'invito.
- Visita annullata — inviato se elimini la visita o rimuovi il visitatore.
💡 L'email di invito viene inviata nella lingua dell'organizzatore. Il visitatore può cambiare la lingua del portale in qualsiasi momento tramite il selettore in alto a destra. Le email vengono inviate solo ai visitatori che hanno un indirizzo email nell'invito.
3. Modificare o annullare un invito per un visitatore
Per modificare o annullare una visita esistente, apri il menu con i tre puntini (⋮) accanto alla visita nell'elenco Visite. Da lì puoi:
- Modificare visita — Aggiorna qualsiasi dettaglio della visita. Puoi scegliere se notificare o meno il visitatore delle modifiche.
- Duplicare visita — Crea una copia con gli stessi dettagli come punto di partenza per una nuova visita.
- Segna come completata — Chiudi la visita una volta terminata.
- Elimina visita — Rimuovi definitivamente la visita. Puoi scegliere se notificare il visitatore durante l'eliminazione.
⚠️ L'eliminazione di una visita è definitiva e non può essere annullata.
4. Domande frequenti
Sì. Nella pagina Crea visita, usa la sezione Aggiungi visitatori per aggiungere tutti i visitatori che ti servono. Ogni visitatore può avere il proprio nome e indirizzo email, e ognuno riceverà la propria email di invito con il link al proprio portale Visitatori e codice visitatore.
Chiedi al visitatore di controllare prima la cartella spam o posta indesiderata. Se l'email non è lì, verifica che l'indirizzo email inserito nell'invito sia corretto modificando la visita. Puoi anche reinviare l'invito modificando la visita e salvando di nuovo — deskbird ti chiederà se vuoi notificare il visitatore. Se il problema persiste, contatta il tuo team IT o l'amministratore per controllare le impostazioni di consegna delle email.
No. Il link nell'invito apre direttamente il portale personale Visitatori — non serve creare un account, una password o installare un'app.
Il tuo visitatore vedrà una scheda Documenti nel suo portale con l'elenco di tutto ciò che deve essere visionato o firmato. Può completare questa operazione in anticipo dal portale, oppure direttamente al tablet in reception quando arriva. Come organizzatore, non devi fare nulla in più — i documenti giusti sono già allegati al Tipo di visita dal tuo admin.