Pre-registrare un visitatore

La pre-registrazione di un visitatore in deskbird ti permette di programmare in anticipo una visita esterna, inviare al tuo ospite un invito con tutte le informazioni necessarie e garantire un arrivo senza intoppi. Completare questa operazione prima della visita fa risparmiare tempo alla reception e tiene tutti aggiornati.

1. Pre-registrare un visitatore
2. Cosa riceve il visitatore
3. Modificare o annullare un invito per un visitatore
4. Domande frequenti

1. Pre-registrare un visitatore

Per programmare una nuova visita in deskbird:

1. Vai su Visite nel menu principale.
2. Clicca su + Crea visita nell’angolo in alto a destra.
3. Nella pagina Crea visita, inserisci i dettagli della visita:
   • Titolo — Inserisci un nome chiaro per la visita (es. Appuntamento manutenzione).
   • Organizzatore — Precompilato con il tuo nome; cambialo se stai registrando la visita per conto di qualcun altro.
   • Data e ora — Scegli la data e imposta l’orario di inizio e fine.
   • Tipo — Seleziona una delle seguenti opzioni: Business, Recruiting, Maintenance, Internal o Other.
   • Istruzioni per i visitatori — Facoltativo. Aggiungi indicazioni o note di accesso (es. "Usa la porta verde accanto al parcheggio").
4. Nella sezione Aggiungi visitatori, inserisci il nome e/o l’indirizzo email di ogni visitatore. È richiesto almeno un campo per ogni visitatore e devi aggiungere almeno un visitatore prima di salvare.
5. Clicca su Crea visita. Ti verrà chiesto se vuoi inviare un’email di invito al/i visitatore/i.

💡 L’indirizzo email è necessario se vuoi che il visitatore riceva promemoria e aggiornamenti automatici.

2. Cosa riceve il visitatore

Quando confermi l’invito, deskbird invia al visitatore un’email che contiene:

• Il titolo della visita, la data e l’orario.
• Il nome dell’organizzatore e le eventuali istruzioni aggiunte.
• Un codice visitatore univoco che potrà utilizzare per effettuare il check-in autonomamente al chiosco all’arrivo.

I visitatori ricevono anche email automatiche nei seguenti casi:

• Promemoria visita — inviato 24 ore prima della visita.
• Visita modificata — inviato se il titolo, la data/ora, l’organizzatore o le istruzioni vengono aggiornati dopo l’invio dell’invito.
• Visita annullata — inviato se elimini la visita o rimuovi il visitatore.

💡 L’email di invito viene inviata nella lingua dell’organizzatore. Le email vengono inviate solo ai visitatori che hanno un indirizzo email nell’invito.

3. Modificare o annullare un invito per un visitatore

Per modificare o annullare una visita esistente, apri il menu con i tre puntini (⋮) accanto alla visita nell’elenco Visite. Da qui puoi:

• Modifica visita — Aggiorna qualsiasi dettaglio della visita. Puoi scegliere se notificare o meno il visitatore delle modifiche.
• Duplica visita — Crea una copia con gli stessi dettagli come punto di partenza per una nuova visita.
• Segna come completata — Chiudi la visita una volta terminata.
• Elimina visita — Rimuovi definitivamente la visita. Puoi scegliere se notificare il visitatore durante l’eliminazione.

⚠️ L’eliminazione di una visita è definitiva e non può essere annullata.

4. Domande frequenti