Pre-registrare un visitatore in deskbird ti permette di pianificare in anticipo una prossima visita esterna, inviare al tuo ospite un invito al suo portale Ospite con tutte le informazioni necessarie per la visita e garantire un arrivo senza intoppi. Completare questa procedura prima della visita fa risparmiare tempo all’Accoglienza e tiene tutti informati.
- Pre-registrare un visitatore
- Importare più visitatori contemporaneamente
- Cosa riceve il visitatore
- Modificare o annullare un invito per un visitatore
- Domande frequenti
1. Pre-registrare un visitatore
Per pianificare un nuovo visitatore in deskbird:
- Vai su Visite nel menu principale.
- Clicca su + Crea visita nell’angolo in alto a destra.
- Nella pagina Crea visita, inserisci i dettagli della visita:
- Titolo — Inserisci un nome chiaro per la visita (es. Appuntamento manutenzione).
- Organizzatore — Precompilato con il tuo nome; cambialo se stai registrando la visita per conto di qualcun altro.
- Data e Ora — Scegli la data e imposta l’orario di inizio e fine.
- Seleziona tipo di visita — Scegli il tipo di visita che corrisponde a questa visita (es. Business, Colloquio, Tour). I tipi disponibili per la tua azienda — e i nomi che vedi — sono configurati dal tuo admin, quindi questa lista potrebbe essere diversa dagli esempi. Il tipo di visita scelto determina anche le istruzioni e gli eventuali documenti che il tuo visitatore vedrà.
- Nel pannello Visitatori, inserisci il nome e/o l’indirizzo email di ogni visitatore. È richiesto almeno un campo per ogni visitatore e devi aggiungere almeno un visitatore prima di salvare. Per aggiungere un’intera lista in un solo passaggio, clicca su Importa visitatori (vedi Importare più visitatori contemporaneamente).
- Clicca su Salva. Ti verrà chiesto se vuoi inviare un’email di invito al/ai visitatore/i.
💡 L’indirizzo email è necessario se vuoi che il tuo visitatore riceva promemoria e aggiornamenti automatici.
💡 Se il tipo di visita selezionato prevede documenti allegati (es. un NDA o una presentazione sulla sicurezza), il tuo visitatore dovrà visionarli o firmarli — vedi Cosa riceve il visitatore qui sotto.
2. Importare più visitatori contemporaneamente
Per eventi, gruppi della stessa azienda o visite più numerose, puoi aggiungere tutti i visitatori a una visita in un solo passaggio invece che uno alla volta.
- Nella pagina Crea visita, clicca su Importa visitatori accanto all’etichetta Visitatori.
- Aggiungi la tua lista in uno dei due modi:
- Carica un file: trascinalo su Trascina qui un file CSV o sfoglia, oppure clicca su sfoglia per selezionarlo. Sono supportati file CSV, TSV e TXT fino a 2 MB. Il contenuto del file viene caricato nel campo Lista visitatori.
- Incolla una lista: incolla indirizzi email o righe copiate da un foglio di calcolo nel campo Lista visitatori.
- Controlla l’anteprima sotto il campo. Mostra quanti visitatori sono pronti per essere aggiunti, con Nome, Email e Azienda. Per correggere qualcosa, modifica il testo nel campo Lista visitatori prima di aggiungerlo. Le righe con un indirizzo email già presente nella lista o già nella visita vengono saltate e mostrate con il loro numero di riga sotto l’anteprima.
- Clicca su Aggiungi visitatori. Tutti quelli nella lista ora compaiono nel pannello Visitatori della visita.
- Completa i dettagli della visita e clicca su Salva.
⚠️ Limiti: Puoi aggiungere fino a 500 visitatori per ogni importazione. Suddividi liste più grandi in più importazioni. L’importazione dei visitatori è disponibile quando crei una visita nella web app. Non è disponibile quando modifichi una visita esistente, nell’app mobile o nel Plugin Outlook.
💡 Template: Clicca su Scarica un template nella finestra di importazione per ottenere un file CSV con le colonne Nome, Cognome, Email e Azienda. Queste colonne vengono riconosciute automaticamente e funziona anche una semplice lista di indirizzi email.
💡 Rimuovere un visitatore: Per togliere qualcuno dalla visita dopo l’importazione, clicca sull’icona del cestino accanto al suo nome nel pannello Visitatori.
3. Cosa riceve il visitatore
Quando confermi l’invito, deskbird invia al tuo visitatore un’email con un link personale al suo Portale ospite — non serve alcun account o scaricare un’app. Al primo accesso, gli verrà chiesto di confermare o inserire nome, email e azienda, e di accettare il consenso al trattamento dei dati.
Dal suo portale, il visitatore può vedere:
- Dettagli della visita — titolo, data, ora e indirizzo dell’ufficio.
- Istruzioni — le indicazioni configurate per il tipo di visita (es. come arrivare, accesso Wi-Fi, cosa portare).
- Il proprio codice visitatore — un codice univoco da inserire sul tablet chiosco per effettuare il self check-in all’arrivo.
- Dettagli host — il tuo nome e la tua email, così saprà chi aspettarsi.
- Documenti — se il tipo di visita prevede documenti allegati, vedrà quelli in sospeso e potrà consultarli o firmarli in anticipo, direttamente dal portale.
I visitatori ricevono anche email automatiche di follow-up nei seguenti casi:
- Promemoria visita — inviata 24 ore prima della visita.
- Visita modificata — inviata se titolo, data/ora, organizzatore o tipo di visita vengono aggiornati dopo l’invio dell’invito.
- Visita annullata — inviata se elimini la visita o rimuovi il visitatore.
- Tipo di visita aggiornato — se il tuo admin cambia il nome o le istruzioni del tipo di visita usato per la tua visita, può scegliere di notificare i visitatori con visite future, così il tuo ospite avrà sempre le informazioni più aggiornate.
💡 L’email di invito viene inviata nella lingua dell’organizzatore. Il visitatore può cambiare la lingua del portale in qualsiasi momento tramite il selettore in alto a destra. Le email vengono inviate solo ai visitatori che hanno un indirizzo email nell’invito.
4. Modificare o annullare un invito per un visitatore
Per modificare o annullare una visita esistente, apri il menu con i tre puntini (⋮) accanto alla visita nell’elenco Visite. Da lì puoi:
- Modifica visita — Aggiorna qualsiasi dettaglio della visita. Puoi scegliere se notificare il visitatore delle modifiche.
- Duplica visita — Crea una copia con gli stessi dettagli come punto di partenza per una nuova visita.
- Segna come completata — Chiudi la visita una volta terminata.
- Elimina visita — Rimuovi definitivamente la visita. Puoi scegliere se notificare il visitatore durante l’eliminazione.
⚠️ L’eliminazione di una visita è definitiva e non può essere annullata.
5. Domande frequenti
Sì. Nella pagina Crea visita, aggiungi tutti i visitatori necessari nel pannello Visitatori, oppure clicca su Importa visitatori per aggiungere un’intera lista in una volta sola (vedi Importare più visitatori contemporaneamente). Ogni visitatore può avere il proprio nome e indirizzo email, e ognuno riceverà la propria email di invito con il link al proprio Portale ospite e codice visitatore.
Chiedi al visitatore di controllare prima la cartella spam o posta indesiderata. Se l’email non è lì, verifica che l’indirizzo email nell’invito sia corretto modificando la visita. Puoi anche reinviare l’invito modificando la visita e salvando di nuovo — deskbird ti chiederà se vuoi notificare il visitatore. Se il problema persiste, contatta il tuo team IT o admin per controllare le impostazioni di consegna delle email.
No. Il link nell’invito apre direttamente il Portale ospite personale — non serve alcun account, password o app da configurare.
Il tuo visitatore vedrà una scheda Documenti nel suo portale con l’elenco di ciò che deve essere visionato o firmato. Può completare tutto in anticipo dal portale, oppure al chiosco quando arriva. Come organizzatore, non devi fare nulla in più — i documenti giusti sono già allegati al tipo di visita dal tuo admin.
Solo se la persona che ha effettuato la modifica sceglie di inviare la notifica. Quando il nome o le istruzioni di un tipo di visita vengono aggiornati, viene chiesto se inviare un’email ai visitatori con visite future che usano quel tipo. Le istruzioni più aggiornate sono sempre visibili nel Portale ospite, così il tuo ospite può controllare lì in qualsiasi momento.
Usa un file CSV, TSV o TXT fino a 2 MB con un massimo di 500 visitatori. Le colonne per nome, cognome, email e azienda vengono riconosciute automaticamente, e funziona anche una semplice lista di indirizzi email. Il modo più semplice per ottenere il formato corretto è Scarica un template nella finestra Importa visitatori. Puoi anche saltare il file e incollare la lista nel campo Lista visitatori.
Ogni indirizzo email viene aggiunto una sola volta. Viene usata la prima riga e le righe successive con lo stesso indirizzo vengono saltate. Maiuscole e minuscole non fanno differenza, quindi Alex@example.com e alex@example.com sono considerati lo stesso visitatore. Anche le righe con un indirizzo email già assegnato a un visitatore della visita vengono saltate. Sotto l’anteprima, deskbird elenca ogni riga saltata con il suo numero, così puoi controllare la lista prima di cliccare su Aggiungi visitatori.
Una riga senza un indirizzo email valido viene aggiunta solo con il nome (nell’anteprima compare Nessuna email fornita). Questi visitatori non ricevono email di invito o promemoria.