Desks Professional e superiori
Con la funzione di check-in automatico, i dipendenti vengono registrati automaticamente alle loro prenotazioni di postazione e parcheggio non appena arrivano in ufficio, senza dover fare nulla manualmente. Questo evita cancellazioni dovute a check-in mancati e garantisce un'esperienza di prenotazione fluida grazie alla geolocalizzazione. In questo articolo trovi come attivare la funzione per il tuo spazio di lavoro e cosa devono fare gli utenti dal loro lato.
- Requisiti
- Come attivare il check-in automatico
- Utilizzo dei dati & privacy
- Consigli da condividere con gli utenti
- Domande frequenti
1. Requisiti
Per abilitare il check-in automatico per i tuoi utenti, è necessario che siano soddisfatte le seguenti condizioni:
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Attivazione della funzione:
- L'ufficio deve utilizzare il Check-in con clic e/o codici QR oppure il Check-in solo con codici QR. Il check-in automatico non funziona con Nessun check-in.
- Attiva il Check-in automatico tramite geolocalizzazione con l'app mobile deskbird in Admin > Scrivanie, parcheggi e altro: Impostazioni delle prenotazioni.
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Ultima versione dell'app:
- I dipendenti devono utilizzare la versione più recente dell'app deskbird su iOS o Android.
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Permessi di localizzazione:
- I dipendenti devono impostare l'accesso alla posizione su Sempre consenti nelle impostazioni del dispositivo per l'app deskbird.
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Opzionale – Notifiche push:
- Gli utenti possono abilitare le Notifiche di check-in nelle impostazioni dell'app per ricevere una conferma quando il check-in viene completato automaticamente.
2. Come attivare il check-in automatico
Per abilitare la funzione per un ufficio, vai su Admin > Scrivanie, parcheggi e altro: Impostazioni delle prenotazioni, seleziona l'ufficio e attiva il Check-in automatico tramite geolocalizzazione con l'app mobile deskbird.
Una volta attivata, ogni utente dovrà abilitarla sul proprio dispositivo. Ecco cosa deve fare:
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Aggiorna l'app:
- Scarica l'ultima versione di deskbird dall'App Store o dal Google Play Store.
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Attiva nell'app:
- Vai su Profilo > Check-in automatico nell'app deskbird.
- Attiva l'opzione Check-in automatico.
- Seleziona l'ufficio desiderato.
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Concedi i permessi di localizzazione:
- Apri le impostazioni del telefono e trova l'app deskbird.
- Imposta l'accesso alla posizione su Sempre consenti.
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Opzionale – Abilita le notifiche:
- Consenti le notifiche di check-in per ricevere una conferma quando il check-in viene completato automaticamente.
3. Utilizzo dei dati & privacy
Ecco come il check-in automatico gestisce i dati di localizzazione dei dipendenti — informazioni utili da condividere con il tuo team o da rivedere con il tuo DPO:
- Nessuna memorizzazione dei dati di posizione personali: deskbird non memorizza né condivide mai la posizione dei dipendenti.
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Funziona tramite geofencing:
- Il sistema operativo (iOS/Android) rileva quando un utente entra in un raggio di 200 m intorno all'ufficio.
- Solo in quel momento viene attivato il check-in per la prenotazione del giorno.
- deskbird riceve solo una notifica dal sistema operativo — mai i dati grezzi della posizione.
- I dipendenti mantengono il controllo: Disattivando l'accesso alla posizione nelle impostazioni del telefono, la funzione viene automaticamente disabilitata per quell'utente.
4. Consigli da condividere con gli utenti
Se gli utenti segnalano che il check-in automatico non funziona in modo affidabile, condividi queste indicazioni:
- Usa sempre l'ultima versione dell'app deskbird.
- Imposta l'accesso alla posizione su Sempre consenti — "Solo mentre usi l'app" non è sufficiente per il geofencing.
- Abilita le notifiche push per ricevere conferma dei check-in avvenuti.
- Nota: iOS e Android possono comportarsi in modo leggermente diverso nella gestione della posizione in background.
- Il trigger del check-in si attiva una sola volta quando si entra nel raggio di 200 m dall'ufficio. Non funziona in modo continuo — se fallisce, non riprova automaticamente e sarà necessario effettuare un check-in manuale.
5. Domande frequenti
Il check-in automatico verrà disabilitato per quel dipendente. Potrà riattivarlo in qualsiasi momento concedendo nuovamente l'accesso alla posizione nelle impostazioni del dispositivo.
Sì. Attiva il Check-in automatico tramite geolocalizzazione con l'app mobile deskbird in Admin > Scrivanie, parcheggi e altro: Impostazioni delle prenotazioni per qualsiasi ufficio in cui il check-in è abilitato. Una volta attivo, i dipendenti dovranno attivarlo individualmente nella loro app.
Le modalità risparmio energetico o risparmio batteria possono interferire con la geolocalizzazione e il geofencing. Condividi queste indicazioni con gli utenti interessati:
📱 Consigli per iOS:
- La modalità Risparmio energetico può sospendere gli aggiornamenti della posizione in background. Gli utenti dovrebbero disattivarla quando si recano in ufficio.
- Controlla in Impostazioni > Batteria se la modalità Risparmio energetico è attiva.
- Assicurati che deskbird abbia Sempre consenti in Impostazioni > Privacy & sicurezza > Servizi di localizzazione.
🤖 Consigli per Android:
- Risparmio batteria e Batteria adattiva possono ritardare o bloccare gli aggiornamenti della posizione.
- Vai su Impostazioni > App > deskbird > Batteria e scegli Senza restrizioni.
- Assicurati che il permesso di localizzazione sia impostato su Consenti sempre.
- Consiglia agli utenti di disattivare il Risparmio batteria durante gli orari di arrivo in ufficio per check-in più affidabili.
Il check-in automatico può occasionalmente non attivarsi. Le cause più comuni sono:
- Batteria scarica o modalità risparmio energetico: Può limitare le prestazioni del GPS o sospendere le attività in background.
- Scarsa ricezione: Un segnale cellulare o Wi-Fi debole può impedire alla geolocalizzazione di attivarsi correttamente.
- Antenna GPS ostruita o danneggiata: Problemi hardware possono compromettere la localizzazione.
- Nessuna connessione internet: Se il dispositivo è offline quando entra nel raggio di 200 m dall'ufficio.
- Accesso alla posizione impostato solo su "Solo mentre usi l'app": I trigger in background richiedono "Sempre consenti".
- Wi-Fi disattivato: Soprattutto su iOS, il Wi-Fi deve essere attivo per una geolocalizzazione precisa.
- Chiamata in corso entrando nel raggio: Alcuni operatori bloccano gli eventi di localizzazione simultanei durante le chiamate.
- Restrizioni su dispositivi aziendali: I dispositivi gestiti possono bloccare i trigger di localizzazione in background.
- Il dispositivo non ha mai lasciato il raggio di 200 m: Ad esempio, se un dispositivo dedicato si trova sempre in ufficio.
Quando il check-in automatico non si attiva, di solito è perché il dispositivo mobile non ha mai avviato il tentativo basato sulla posizione. In questi casi deskbird non riceve alcun segnale, quindi il check-in non avviene e non viene generato alcun log dal nostro lato.
Il trigger del check-in è progettato per attivarsi una sola volta entrando nel raggio di 200 m dall'ufficio. Non funziona in modo continuo in background. Se il tentativo fallisce, non riprova automaticamente — sarà necessario effettuare un check-in manuale.
Questa non è una limitazione dell'app deskbird, ma dipende dal fatto che il dispositivo non emette il trigger di sistema basato sul GPS. Ogni volta che il dispositivo tenta di emettere un segnale di geofencing, il check-in va a buon fine. Se non lo fa, la causa è quasi sempre una delle limitazioni lato dispositivo elencate sopra.
✅ Per ridurre il rischio di check-in mancati, consigliamo di:
- Assicurarsi che la modalità Risparmio energetico o Risparmio batteria sia disattivata.
- Mantenere il Wi-Fi attivo e una connessione stabile.
- Verificare eventuali restrizioni di gestione del dispositivo che potrebbero bloccare l'accesso alla posizione in background.
Se il problema si verifica solo per alcuni utenti ma funziona per altri, molto probabilmente si tratta di una limitazione specifica del dispositivo. In questi casi, suggerisci agli utenti di contattare il team IT interno per ulteriori verifiche.