Demander un service ou un service traiteur pour une salle de réunion

La fonctionnalité Restauration et services de deskbird te permet d’ajouter des demandes pour des boissons, des snacks, des équipements ou d’autres articles à une réservation de salle de réunion. Ta demande est envoyée au Email du fournisseur désigné pour que tout soit prêt au début de ta réunion.

💡 Les services doivent être configurés par un Admin avant d’apparaître sur une salle. Si tu ne vois pas d’option de services, contacte ton Admin.

1. Demander des services lors de la réservation
2. Demander des services pour une réservation existante
3. Modifier ou annuler une demande de service
4. Quand ta demande de service nécessite une approbation
5. FAQ

1. Demander des services lors de la réservation

Lorsque tu réserves une salle avec des services activés, une option Demander des services apparaît dans le panneau de réservation :

1. Va dans Réserver > Salles de réunion et sélectionne ton créneau horaire pour ouvrir le panneau de réservation.
2. Clique sur Demander des services.
3. Dans le panneau Demander des services, sélectionne les articles de service dont tu as besoin (par ex. Boissons, Snacks, Paperboards).
4. Choisis les quantités pour chaque article.
5. Ajoute des Notes supplémentaires pour le fournisseur (optionnel) puis clique sur Ajouter la demande.
6. Si un champ centre de coûts apparaît, remplis-le comme demandé.
7. Confirme la réservation. Ta demande de service est envoyée en même temps que la réservation de la salle.

Les Réservations avec une demande de service active sont affichées avec une icône de tasse dans la vue Réserver > Salles de réunion. Tu reçois aussi une confirmation dans ton email de réservation.

2. Demander des services pour une réservation existante

Pour ajouter une demande de service à une réservation déjà effectuée :

1. Va dans Réservations dans le menu principal.
2. Trouve la réservation et clique sur l’icône crayon (modifier).
3. Clique sur Restauration et services dans le panneau de modification.
4. Sélectionne tes articles, quantités et éventuelles notes, puis enregistre les modifications.

⚠️ Restauration et services n’est pas disponible pour les Événements récurrents pour le moment.

3. Modifier ou annuler une demande de service

Pour modifier ou supprimer une demande de service d’une réservation existante :

1. Va dans Réservations dans le menu principal.
2. Trouve la réservation et clique sur l’icône crayon (modifier).
3. Clique sur Restauration et services pour ouvrir le panneau des services.
4. Modifie les articles et quantités, ou retire tous les articles pour annuler la demande.
5. Enregistre tes modifications.

L’Email du fournisseur reçoit une notification par email mise à jour lorsque tu modifies une demande.

4. Quand ta demande de service nécessite une approbation

Ton Entreprise peut exiger une approbation avant que les services ne soient fournis. Dans ce cas :

• Tu reçois un email confirmant que ta demande de service a été envoyée pour approbation.
• Un approbateur examine chaque catégorie de ta demande (par exemple restauration et équipements) séparément.
• Tu reçois un email lorsque ta demande est approuvée ou refusée.

⚠️ Important : Si une catégorie n’est pas approuvée avant le début de ta réunion, elle est annulée automatiquement. Les catégories déjà approuvées restent en place, et ta demande apparaît comme partiellement approuvée.

💡 Astuce : L’approbation des services est distincte de l’approbation de la réservation de la salle. Si la salle elle-même nécessite une approbation, le panneau de réservation affiche Cette salle nécessite une approbation. Ta demande sera examinée avant que la réservation soit confirmée. Dans ce cas, la réservation de la salle est approuvée en premier, puis ta demande de service passe en approbation seulement après.

5. FAQ