L’onglet Visites de deskbird te donne une vue d’ensemble claire de toutes les invitations de visiteurs que tu as créées, y compris les visites à venir et passées. Depuis cet espace, tu peux consulter les détails, apporter des modifications ou annuler une visite à tout moment.
- Voir tes invitations de visiteurs
- Modifier une invitation de visiteur
- Annuler une invitation de visiteur
1. Voir tes invitations de visiteurs
Pour voir tes invitations de visiteurs, va dans Visites dans le menu principal. La liste affiche toutes les visites que tu as créées, y compris :
- Le titre de la visite, la date et l’heure.
- Le ou les visiteurs associés à la visite et leur statut actuel (par exemple
Invité,Enregistré,Sorti).
💡 Les utilisateurs classiques ne voient que les visites qu’ils ont créées eux-mêmes. Les agents d’accueil peuvent voir toutes les visites de leur bureau assigné, et les administrateurs globaux peuvent voir les visites de tous les bureaux.
2. Modifier une invitation de visiteur
Pour mettre à jour une visite existante :
- Va dans Visites dans le menu principal.
- Trouve la visite que tu veux modifier et ouvre le menu à trois points (⋮).
- Sélectionne Modifier la visite.
- Mets à jour les champs nécessaires — comme le titre, la date et l’heure, le type ou les informations du visiteur.
- Enregistre tes modifications. deskbird te demandera si tu veux prévenir le ou les visiteurs de la mise à jour.
Si tu choisis de prévenir, le visiteur reçoit un email Visite modifiée avec les nouveaux détails.
💡 Changer le type peut modifier les instructions et les documents affichés à ton visiteur dans son portail visiteur.
💡 Tu peux aussi mettre à jour les informations d’un visiteur (nom, email ou entreprise) directement depuis le tableau de bord des visiteurs en utilisant l’icône stylo à côté de l’entrée du visiteur.
3. Annuler une invitation de visiteur
Pour annuler complètement une visite :
- Va dans Visites dans le menu principal.
- Ouvre le menu à trois points (⋮) à côté de la visite.
- Sélectionne Supprimer la visite.
- Choisis si tu veux envoyer un email d’annulation au(x) visiteur(s), puis confirme.
⚠️ Supprimer une visite est définitif. Si tu veux seulement retirer un visiteur d’une visite avec plusieurs visiteurs, utilise l’icône corbeille à côté de l’entrée de ce visiteur sur le tableau de bord plutôt que de supprimer toute la visite.