L’onglet Visites de deskbird vous offre une vue d’ensemble claire de toutes les invitations de visiteurs que vous avez créées, y compris les visites à venir et passées. Depuis cet espace, vous pouvez consulter les détails, apporter des modifications ou annuler une visite à tout moment.
- Voir vos invitations de visiteurs
- Modifier une invitation de visiteur
- Annuler une invitation de visiteur
1. Voir vos invitations de visiteurs
Pour consulter vos invitations de visiteurs, allez dans Visites dans le menu principal. La liste affiche toutes les visites que vous avez créées, notamment :
- Le titre de la visite, la date et l’heure.
- Le ou les visiteurs associés à la visite et leur statut actuel (par exemple
Invité,Enregistré,Sorti).
💡 Les utilisateurs classiques ne voient que les visites qu’ils ont créées eux-mêmes. Les agents d’accueil peuvent voir toutes les visites de leur bureau assigné, et les administrateurs globaux peuvent consulter les visites de tous les bureaux.
2. Modifier une invitation de visiteur
Pour mettre à jour une visite existante :
- Allez dans Visites dans le menu principal.
- Trouvez la visite à modifier et ouvrez le menu à trois points (⋮).
- Sélectionnez Modifier la visite.
- Mettez à jour les champs nécessaires — comme le titre, la date et l’heure, les instructions ou les informations du visiteur.
- Enregistrez vos modifications. deskbird vous demandera si vous souhaitez notifier le ou les visiteurs de la mise à jour.
Si vous choisissez de notifier, le visiteur recevra un e-mail Visite modifiée avec les nouveaux détails.
💡 Vous pouvez aussi modifier les informations individuelles d’un visiteur (nom, e-mail ou entreprise) directement depuis le tableau de bord des visiteurs en utilisant l’icône stylo à côté de l’entrée du visiteur.
3. Annuler une invitation de visiteur
Pour annuler une visite entièrement :
- Allez dans Visites dans le menu principal.
- Ouvrez le menu à trois points (⋮) à côté de la visite.
- Sélectionnez Supprimer la visite.
- Choisissez si vous souhaitez envoyer un e-mail d’annulation au(x) visiteur(s), puis confirmez.
⚠️ La suppression d’une visite est définitive. Si vous souhaitez seulement retirer un visiteur d’une visite avec plusieurs visiteurs, utilisez l’icône corbeille à côté de l’entrée de ce visiteur sur le tableau de bord plutôt que de supprimer toute la visite.