Quand un visiteur arrive dans ton bureau, toi ou un agent d’accueil pouvez l’enregistrer directement depuis l’onglet Visites de deskbird. Cela confirme son arrivée, notifie l’hôte et — si configuré — déclenche l’impression du badge.
- Enregistrer un visiteur depuis l’onglet Visites
- Ce qui se passe après l’enregistrement
- Marquer un visiteur comme parti
1. Enregistrer un visiteur depuis l’onglet Visites
Pour enregistrer manuellement un visiteur qui vient d’arriver :
- Va dans Visites dans le menu principal.
- Trouve la visite concernée dans la liste. Tu peux chercher par nom du visiteur ou faire défiler jusqu’aux visites du jour.
- Clique sur le bouton Enregistrement à côté du nom du visiteur.
Le statut du visiteur passe à Enregistré et l’heure d’enregistrement est enregistrée automatiquement.
💡 Les agents d’accueil et les administrateurs globaux peuvent enregistrer les visiteurs pour n’importe quelle visite dans leur bureau assigné. Les utilisateurs classiques ne peuvent voir et gérer que les visites qu’ils ont créées eux-mêmes.
2. Ce qui se passe après l’enregistrement
Une fois le visiteur enregistré, les actions suivantes se déclenchent automatiquement :
- Notification de l’hôte — L’hôte (organisateur de la visite) reçoit une notification via Microsoft Teams et par email, l’informant que son visiteur est arrivé. L’hôte peut répondre J’arrive directement depuis la notification, et cette réponse s’affiche sur le tableau de bord des visiteurs pour que l’accueil sache que l’hôte est en route.
- Impression du badge — Si ton bureau a configuré l’impression de badges, un badge visiteur est imprimé à ce moment-là. Aucune autre action n’est nécessaire.
- Mise à jour du tableau de bord en direct — Le visiteur apparaît dans la liste Présents sur site, que les agents d’accueil et les admins peuvent voir en haut de la page Visites.
💡 Tu peux aussi déclencher manuellement la notification de l’hôte depuis le tableau de bord des visiteurs en cliquant sur le bouton Notifier à côté du visiteur, si l’hôte a activé l’intégration Microsoft Teams.
3. Marquer un visiteur comme parti
Quand un visiteur part, enregistre son départ pour garder la liste des présents à jour :
- Va dans Visites dans le menu principal.
- Trouve la visite et clique sur le bouton Départ à côté du nom du visiteur.
Le visiteur est retiré de la liste Présents sur site et son heure de départ est enregistrée. Si tous les visiteurs d’une visite à plusieurs personnes ont été enregistrés comme partis, la visite est automatiquement marquée comme terminée.
💡 L’hôte est automatiquement notifié via Microsoft Teams et email quand son visiteur part, il n’a donc pas besoin de surveiller le tableau de bord lui-même.
⚠️ Garder les départs à jour est particulièrement important en cas d’urgence, car savoir exactement qui est encore dans le bâtiment peut être crucial.