Lorsqu’un visiteur arrive dans vos locaux, vous ou un agent d’accueil pouvez procéder à son enregistrement directement depuis l’onglet Visites de deskbird. Cela confirme son arrivée, notifie l’hôte et — si configuré — déclenche l’impression du badge.
- Enregistrer un visiteur depuis l’onglet Visites
- Ce qui se passe après l’enregistrement
- Marquer un visiteur comme parti
1. Enregistrer un visiteur depuis l’onglet Visites
Pour enregistrer manuellement un visiteur qui vient d’arriver :
- Allez dans Visites dans le menu principal.
- Trouvez la visite concernée dans la liste. Vous pouvez rechercher par nom du visiteur ou faire défiler jusqu’aux visites du jour.
- Cliquez sur le bouton Enregistrement à côté du nom du visiteur.
Le statut du visiteur passe à Enregistré et l’heure d’enregistrement est automatiquement enregistrée.
💡 Les agents d’accueil et les administrateurs globaux peuvent enregistrer les visiteurs pour toute visite dans leur bureau assigné. Les utilisateurs classiques ne peuvent voir et gérer que les visites qu’ils ont créées eux-mêmes.
2. Ce qui se passe après l’enregistrement
Une fois le visiteur enregistré, les actions suivantes se déclenchent automatiquement :
- Notification de l’hôte — L’hôte (organisateur de la visite) reçoit une notification via Microsoft Teams et par e-mail, l’informant de l’arrivée de son visiteur. L’hôte peut répondre J’arrive directement depuis la notification, et cette réponse s’affiche sur le tableau de bord des visiteurs pour que l’accueil sache que l’hôte est en route.
- Impression du badge — Si l’impression des badges est configurée dans votre bureau, un badge visiteur est imprimé à ce moment-là. Aucune action supplémentaire n’est nécessaire.
- Mise à jour du tableau de bord en temps réel — Le visiteur apparaît dans la liste Présents sur site, que les agents d’accueil et les administrateurs peuvent consulter en haut de la page Visites.
💡 Vous pouvez également déclencher manuellement la notification de l’hôte depuis le tableau de bord des visiteurs en cliquant sur le bouton Notifier à côté du visiteur, si l’intégration Microsoft Teams est active pour l’hôte.
3. Marquer un visiteur comme parti
Quand un visiteur quitte les lieux, effectuez son départ pour garder la liste des présents à jour :
- Allez dans Visites dans le menu principal.
- Trouvez la visite et cliquez sur le bouton Départ à côté du nom du visiteur.
Le visiteur est retiré de la liste Présents sur site et son heure de départ est enregistrée. Si tous les visiteurs d’une visite de groupe ont été enregistrés comme partis, la visite est automatiquement marquée comme terminée.
⚠️ Il est particulièrement important de tenir les départs à jour en cas d’urgence, car savoir exactement qui se trouve encore dans le bâtiment peut être crucial.