Préenregistrer un visiteur

Pré-enregistrer un visiteur dans deskbird te permet de planifier à l’avance une visite externe, d’envoyer à ton invité une invitation vers son propre portail visiteur avec toutes les infos nécessaires, et d’assurer une arrivée sans accroc. Faire cela avant la visite fait gagner du temps à l’accueil et permet à tout le monde d’être informé.

1. Pré-enregistrer un visiteur
2. Ce que reçoit le visiteur
3. Modifier ou annuler une invitation visiteur
4. FAQs

1. Pré-enregistrer un visiteur

Pour planifier un nouveau visiteur dans deskbird :

1. Va dans Visites dans le menu principal.
2. Clique sur + Créer une visite en haut à droite.
3. Sur la page Créer une visite, remplis les détails de la visite :
   • Titre — Saisis un nom clair pour la visite (ex : Rendez-vous de maintenance).
   • Organisateur — Pré-rempli avec ton nom ; modifie-le si tu enregistres la visite pour quelqu’un d’autre.
   • Date & Heure — Choisis la date et indique l’heure de début et de fin.
   • Type — Sélectionne le type de visite correspondant (ex : Affaires, Entretien, Visite guidée). Les types disponibles et les noms exacts sont définis par ton admin, donc la liste peut différer de ces exemples. Le type choisi détermine aussi les instructions et documents que ton visiteur verra.
4. Dans Ajouter des visiteurs, saisis le nom et/ou l’adresse email de chaque visiteur. Au moins un champ est requis par visiteur, et tu dois ajouter au moins un visiteur avant d’enregistrer.
5. Clique sur Créer une visite. On te demandera si tu veux envoyer un email d’invitation au(x) visiteur(s).

💡 Une adresse email est nécessaire si tu veux que des rappels et mises à jour automatiques soient envoyés à ton visiteur.

💡 Si le type sélectionné comporte des documents à joindre (ex : un NDA ou une consigne de sécurité), ton visiteur devra les consulter ou les signer — voir Ce que reçoit le visiteur ci-dessous.

2. Ce que reçoit le visiteur

Quand tu confirmes l’invitation, deskbird envoie à ton visiteur un email avec un lien personnel vers son portail visiteur — aucun compte ou téléchargement d’appli n’est nécessaire. Lors de la première ouverture du lien, il devra confirmer ou compléter son nom, email et entreprise, puis accepter le consentement de traitement des données.

Depuis son portail, ton visiteur peut voir :

• Détails de la visite — le titre, la date, l’heure et l’adresse du bureau.
• Instructions — les consignes prévues pour ce type de visite (ex : accès, Wi-Fi, objets à apporter).
• Son code visiteur — un code unique à saisir sur la tablette d’accueil pour s’enregistrer à l’arrivée.
• Détails de l’hôte — ton nom et ton email, pour qu’il sache qui l’attend.
• Documents — si le type en comporte, il verra ce qui est en attente et pourra consulter ou signer les documents à l’avance, directement depuis le portail.

Les visiteurs reçoivent aussi des emails automatiques à ces moments :

• Rappel de visite — envoyé 24h avant la visite.
• Visite modifiée — envoyé si le titre, la date/heure, l’organisateur ou le type sont modifiés après l’envoi de l’invitation.
• Visite annulée — envoyé si tu supprimes la visite ou retires le visiteur.

💡 L’email d’invitation est envoyé dans la langue de l’organisateur. Le visiteur peut changer la langue du portail à tout moment via le sélecteur en haut de la page. Les emails ne sont envoyés qu’aux visiteurs ayant une adresse email sur leur invitation.

3. Modifier ou annuler une invitation visiteur

Pour modifier ou annuler une visite existante, ouvre le menu à trois points (⋮) à côté de la visite dans la liste Visites. De là, tu peux :

• Modifier la visite — Mets à jour n’importe quel détail de la visite. Tu peux choisir de prévenir le visiteur des changements.
• Dupliquer la visite — Crée une copie avec les mêmes détails pour une nouvelle visite.
• Marquer comme terminée — Termine la visite une fois qu’elle est finie.
• Supprimer la visite — Supprime définitivement la visite. Tu peux choisir de prévenir le visiteur lors de la suppression.

⚠️ Supprimer une visite est définitif et ne peut pas être annulé.

4. FAQs