Pré-enregistrer un visiteur dans deskbird te permet de planifier à l’avance une visite externe, d’envoyer à ton invité une invitation vers son propre portail Visiteurs avec toutes les infos nécessaires, et d’assurer une arrivée sans accroc. Faire cela avant la visite fait gagner du temps à l’accueil et permet à tout le monde d’être informé.
- Pré-enregistrer un visiteur
- Ce que reçoit le visiteur
- Modifier ou annuler une invitation visiteur
- FAQs
1. Pré-enregistrer un visiteur
Pour planifier un nouveau visiteur dans deskbird :
- Va dans Visites dans le menu principal.
- Clique sur + Créer une visite en haut à droite.
- Sur la page Créer une visite, remplis les détails de la visite :
- Titre — Entre un nom clair pour la visite (ex : Rendez-vous de maintenance).
- Organisateur — Pré-rempli avec ton nom ; change-le si tu enregistres pour quelqu’un d’autre.
- Date & Heure — Choisis la date et définis l’heure de début et de fin.
- Type — Sélectionne le type de visite qui correspond (ex : Affaires, Entretien, Visite guidée). Les types disponibles et les noms exacts sont définis par ton admin, donc la liste peut être différente de ces exemples. Le type choisi détermine aussi les instructions et les documents que ton visiteur verra.
- Sous Ajouter des visiteurs, saisis le nom et/ou l’adresse e-mail de chaque visiteur. Au moins un champ est requis par visiteur, et tu dois ajouter au moins un visiteur avant d’enregistrer.
- Clique sur Créer une visite. On te demandera si tu veux envoyer un e-mail d’invitation au(x) visiteur(s).
💡 Une adresse e-mail est nécessaire si tu veux que des rappels et mises à jour automatiques soient envoyés à ton visiteur.
💡 Si le type sélectionné a des documents joints (ex : un NDA ou une consigne de sécurité), ton visiteur devra les consulter ou les signer — voir Ce que reçoit le visiteur ci-dessous.
2. Ce que reçoit le visiteur
Quand tu confirmes l’invitation, deskbird envoie à ton visiteur un e-mail avec un lien personnel vers son portail Visiteurs — aucun compte ou téléchargement d’appli n’est nécessaire. Lorsqu’il ouvre le lien pour la première fois, il doit confirmer ou compléter son nom, son e-mail et son entreprise, puis accepter le consentement de traitement des données.
Depuis son portail, ton visiteur peut voir :
- Détails de la visite — le titre, la date, l’heure et l’adresse du bureau.
- Instructions — les consignes prévues pour ce type de visite (ex : accès, Wi-Fi, quoi apporter).
- Son code visiteur — un code unique à saisir sur la tablette d’accueil pour s’enregistrer à l’arrivée.
- Détails de l’hôte — ton nom et ton e-mail, pour qu’il sache qui attendre.
- Documents — si le type en comporte, il verra ce qui est en attente et pourra consulter ou signer les documents à l’avance, directement depuis le portail.
Les visiteurs reçoivent aussi des e-mails automatiques à ces moments :
- Rappel de visite — envoyé 24h avant la visite.
- Visite modifiée — envoyé si le titre, la date/heure, l’organisateur ou le type sont modifiés après l’envoi de l’invitation.
- Visite annulée — envoyé si tu supprimes la visite ou retires le visiteur.
- Type de visite mis à jour — si ton admin change le nom ou les instructions du type de visite utilisé, il peut choisir de prévenir les visiteurs ayant des visites à venir, pour que ton invité ait toujours les dernières infos.
💡 L’e-mail d’invitation est envoyé dans la langue de l’organisateur. Le visiteur peut changer la langue du portail à tout moment via le sélecteur en haut. Les e-mails ne sont envoyés qu’aux visiteurs ayant une adresse e-mail sur leur invitation.
3. Modifier ou annuler une invitation visiteur
Pour modifier ou annuler une visite existante, ouvre le menu trois points (⋮) à côté de la visite dans la liste Visites. De là, tu peux :
- Modifier la visite — Mets à jour n’importe quel détail de la visite. Tu peux choisir de prévenir le visiteur des changements.
- Dupliquer la visite — Crée une copie avec les mêmes infos pour une nouvelle visite.
- Marquer comme terminée — Termine la visite une fois qu’elle est finie.
- Supprimer la visite — Supprime définitivement la visite. Tu peux choisir de prévenir le visiteur lors de la suppression.
⚠️ Supprimer une visite est définitif et ne peut pas être annulé.
4. FAQs
Oui. Sur la page Créer une visite, utilise la section Ajouter des visiteurs pour ajouter autant de visiteurs que tu veux. Chaque visiteur peut avoir son propre nom et adresse e-mail, et chacun recevra son e-mail d’invitation avec un lien vers son propre portail Visiteurs et son code visiteur.
Demande au visiteur de vérifier d’abord son dossier spam ou courrier indésirable. Si l’e-mail n’y est pas, vérifie que l’adresse e-mail sur l’invitation est correcte en modifiant la visite. Tu peux aussi renvoyer l’invitation en modifiant la visite et en enregistrant à nouveau — deskbird te proposera de prévenir le visiteur. Si le problème persiste, contacte ton équipe IT ou admin pour vérifier les paramètres de livraison des e-mails.
Non. Le lien dans son invitation ouvre directement son portail Visiteurs personnel — il n’y a pas de compte, mot de passe ou appli à créer.
Ton visiteur verra un onglet Documents dans son portail listant tout ce qui doit être consulté ou signé. Il peut le faire à l’avance depuis le portail, ou sur la borne à son arrivée. En tant qu’organisateur, tu n’as rien à faire de plus — les bons documents sont déjà attachés au type de visite par ton admin.
Seulement si la personne qui a fait le changement choisit d’envoyer la notification. Quand le nom ou les instructions d’un type de visite sont modifiés, une fenêtre demande si on veut prévenir les visiteurs ayant des visites à venir de ce type. Les instructions à jour sont toujours affichées dans le portail Visiteurs, donc ton invité peut les consulter à tout moment.