Préenregistrer un visiteur

Pré-enregistrer un visiteur dans deskbird te permet de planifier à l’avance une visite externe, d’envoyer à ton visiteur une invitation vers son propre portail visiteur avec toutes les informations nécessaires, et d’assurer une arrivée sans accroc. Faire cela avant la visite fait gagner du temps à l’accueil et permet à tout le monde d’être informé.

1. Pré-enregistrer un visiteur
2. Importer plusieurs visiteurs en une fois
3. Ce que reçoit le visiteur
4. Modifier ou annuler une invitation visiteur
5. FAQ

1. Pré-enregistrer un visiteur

Pour planifier un nouveau visiteur dans deskbird :

1. Va dans Visites dans le menu principal.
2. Clique sur + Créer une visite en haut à droite.
3. Sur la page Création d’une visite, remplis les détails de la visite :
   • Titre — Saisis un nom clair pour la visite (ex. : Rendez-vous de maintenance).
   • Organisateur — Pré-rempli avec ton nom ; modifie-le si tu enregistres la visite pour quelqu’un d’autre.
   • Date et Heure — Choisis la date et indique l’heure de début et de fin.
   • Sélectionner le type de visite — Choisis le type de visite qui correspond (ex. : Affaires, Entretien, Visite guidée). Les types disponibles dans ton entreprise — et les noms exacts affichés — sont définis par ton admin, donc la liste peut différer de ces exemples. Le type de visite choisi détermine aussi les instructions et documents que ton visiteur verra.
4. Dans le panneau Visiteurs, saisis le nom et/ou l’adresse e-mail de chaque visiteur. Au moins un champ est requis par visiteur, et tu dois ajouter au moins un visiteur avant d’enregistrer. Pour ajouter toute une liste d’un coup, clique sur Importer des visiteurs (voir Importer plusieurs visiteurs en une fois).
5. Clique sur Enregistrer. Tu seras invité à envoyer un e-mail d’invitation au(x) visiteur(s).

💡 Une adresse e-mail est nécessaire si tu veux que des rappels et mises à jour automatiques soient envoyés à ton visiteur.

💡 Si le type de visite sélectionné comporte des documents à signer (ex. : NDA ou consignes de sécurité), ton visiteur devra les consulter ou les signer — voir Ce que reçoit le visiteur ci-dessous.

2. Importer plusieurs visiteurs en une fois

Pour les événements, groupes d’une même entreprise ou visites de grande taille, tu peux ajouter tous les visiteurs à une visite en une seule étape au lieu de les saisir un par un.

1. Sur la page Création d’une visite, clique sur Importer des visiteurs à côté du libellé Visiteurs.
2. Ajoute ta liste de deux façons :
   • Télécharger un fichier : fais-le glisser sur Déposer un fichier CSV ici ou parcourir, ou clique sur parcourir pour le sélectionner. Les fichiers CSV, TSV et TXT jusqu’à 2 Mo sont acceptés. Le contenu du fichier est chargé dans le champ Liste des visiteurs.
   • Coller une liste : colle des adresses e-mail ou des lignes copiées depuis un tableur dans le champ Liste des visiteurs.
3. Vérifie l’aperçu sous le champ. Il indique combien de visiteurs sont prêts à être ajoutés, avec leur Nom, E-mail et Entreprise. Pour corriger quelque chose, modifie le texte dans le champ Liste des visiteurs avant de l’ajouter. Les lignes avec une adresse e-mail déjà présente dans la liste ou déjà sur la visite sont ignorées et affichées avec leur numéro de ligne sous l’aperçu.
4. Clique sur Ajouter des visiteurs. Tous les visiteurs de la liste apparaissent maintenant dans le panneau Visiteurs de la visite.
5. Complète les détails de la visite et clique sur Enregistrer.

⚠️ Limites : Tu peux ajouter jusqu’à 500 visiteurs par import. Pour des listes plus longues, fais plusieurs imports. L’import de visiteurs est disponible lors de la création d’une visite dans l’application web. Ce n’est pas disponible lors de la modification d’une visite existante, dans l’application mobile ou dans le Complément Outlook.

💡 Modèle : Clique sur Télécharger un modèle dans la fenêtre d’import pour obtenir un fichier CSV avec les colonnes Prénom, Nom, E-mail et Entreprise. Ces colonnes sont reconnues automatiquement, et une simple liste d’adresses e-mail fonctionne aussi.

💡 Supprimer un visiteur : Pour retirer quelqu’un de la visite après l’import, clique sur l’icône de corbeille à côté de son nom dans le panneau Visiteurs.

3. Ce que reçoit le visiteur

Quand tu confirmes l’invitation, deskbird envoie à ton visiteur un e-mail avec un lien personnel vers son Portail visiteur — aucun compte ni téléchargement d’application n’est nécessaire. Lorsqu’il ouvre le lien pour la première fois, il doit confirmer ou compléter son nom, son e-mail et son entreprise, puis accepter le consentement de traitement des données.

Depuis son portail, ton visiteur peut voir :

• Détails de la visite — le titre, la date, l’heure et l’adresse du bureau.
• Instructions — les consignes configurées pour ce type de visite (ex. : accès, Wi-Fi, objets à apporter).
• Son code visiteur — un code unique à saisir sur la tablette du kiosque pour s’enregistrer à l’arrivée.
• Détails de l’hôte — ton nom et ton e-mail, pour qu’il sache qui l’attend.
• Documents — si le type de visite en comporte, il verra ce qui est en attente et pourra consulter ou signer les documents à l’avance, directement depuis le portail.

Les visiteurs reçoivent aussi des e-mails automatiques à ces moments :

• Rappel de visite — envoyé 24 heures avant la visite.
• Visite modifiée — envoyé si le titre, la date/l’heure, l’organisateur ou le type de visite sont modifiés après l’envoi de l’invitation.
• Visite annulée — envoyé si tu supprimes la visite ou retires le visiteur.
• Type de visite mis à jour — si ton admin modifie le nom ou les instructions du type de visite utilisé, il peut choisir de notifier les visiteurs ayant des visites à venir, pour que ton invité ait toujours les dernières informations.

💡 L’e-mail d’invitation est envoyé dans la langue de l’organisateur. Le visiteur peut changer la langue du portail à tout moment via le sélecteur en haut à droite. Les e-mails ne sont envoyés qu’aux visiteurs ayant une adresse e-mail sur leur invitation.

4. Modifier ou annuler une invitation visiteur

Pour modifier ou annuler une visite existante, ouvre le menu trois points (⋮) à côté de la visite dans la liste Visites. À partir de là, tu peux :

• Modifier la visite — Mets à jour n’importe quel détail de la visite. Tu peux choisir de notifier le visiteur des changements.
• Dupliquer la visite — Crée une copie avec les mêmes détails pour une nouvelle visite.
• Marquer comme terminée — Termine la visite une fois qu’elle est finie.
• Supprimer la visite — Supprime définitivement la visite. Tu peux choisir de notifier le visiteur lors de la suppression.

⚠️ La suppression d’une visite est définitive et ne peut pas être annulée.

5. FAQ