Préenregistrer un visiteur

Préenregistrer un visiteur dans deskbird vous permet de planifier à l’avance une visite externe, d’envoyer à votre invité une invitation avec tous les détails nécessaires et de garantir une arrivée sans encombre. Effectuer cette étape avant la visite fait gagner du temps à l’accueil et permet à chacun d’être informé.

1. Préenregistrer un visiteur
2. Ce que reçoit le visiteur
3. Modifier ou annuler une invitation
4. FAQ

1. Préenregistrer un visiteur

Pour planifier une nouvelle visite dans deskbird :

1. Allez dans Visites dans le menu principal.
2. Cliquez sur + Créer une visite en haut à droite.
3. Sur la page Créer une visite, renseignez les détails de la visite :
   • Titre — Saisissez un nom clair pour la visite (ex. Rendez-vous de maintenance).
   • Organisateur — Prérempli avec votre nom ; modifiez-le si vous enregistrez la visite pour quelqu’un d’autre.
   • Date et heure — Choisissez la date et indiquez l’heure de début et de fin.
   • Type — Sélectionnez l’un des choix suivants : Business, Recruiting, Maintenance, Internal ou Other.
   • Instructions pour les visiteurs — Optionnel. Ajoutez des indications ou des informations d’accès (ex. « Utilisez la porte verte à côté du parking »).
4. Dans la section Ajouter des visiteurs, saisissez le nom et/ou l’adresse e-mail de chaque visiteur. Au moins un champ est requis par visiteur, et vous devez ajouter au moins un visiteur avant d’enregistrer.
5. Cliquez sur Créer une visite. Il vous sera demandé si vous souhaitez envoyer un e-mail d’invitation au(x) visiteur(s).

💡 Une adresse e-mail est nécessaire si vous souhaitez que des rappels et mises à jour automatiques soient envoyés à votre visiteur.

2. Ce que reçoit le visiteur

Lorsque vous confirmez l’invitation, deskbird envoie à votre visiteur un e-mail contenant :

• Le titre, la date et l’heure de la visite.
• Le nom de l’organisateur et les instructions éventuelles que vous avez ajoutées.
• Un code visiteur unique qu’il pourra utiliser pour s’enregistrer lui-même à la borne à son arrivée.

Les visiteurs reçoivent également des e-mails automatiques à ces moments :

• Rappel de visite — envoyé 24 heures avant la visite.
• Visite modifiée — envoyé si le titre, la date/heure, l’organisateur ou les instructions sont modifiés après l’envoi de l’invitation.
• Visite annulée — envoyé si vous supprimez la visite ou retirez le visiteur.

💡 L’e-mail d’invitation est envoyé dans la langue de l’organisateur. Les e-mails ne sont envoyés qu’aux visiteurs ayant une adresse e-mail sur leur invitation.

3. Modifier ou annuler une invitation

Pour modifier ou annuler une visite existante, ouvrez le menu à trois points (⋮) à côté de la visite dans la liste Visites. À partir de là, vous pouvez :

• Modifier la visite — Mettez à jour n’importe quel détail de la visite. Vous pouvez choisir d’informer ou non le visiteur des changements.
• Dupliquer la visite — Créez une copie avec les mêmes détails pour une nouvelle visite.
• Marquer comme terminée — Clôturez la visite une fois qu’elle est terminée.
• Supprimer la visite — Supprimez définitivement la visite. Vous pouvez choisir d’informer le visiteur lors de la suppression.

⚠️ La suppression d’une visite est définitive et ne peut pas être annulée.

4. FAQ