Reserva una sala de reuniones

deskbird te facilita encontrar y reservar una sala de reuniones directamente desde la web o la app móvil. Puedes filtrar por disponibilidad, capacidad y equipamiento, y reservar en solo unos clics — tu reserva será visible al instante para tus compañeros.

1. Encuentra una sala disponible
2. Reserva una sala
3. Aprobaciones para salas de reuniones
4. Reserva una reunión recurrente
5. Ver y gestionar tus reservas de salas
6. Preguntas frecuentes

1. Encuentra una sala disponible

1. Ve a la pestaña Reservar > Salas de reuniones. Las salas de reuniones se distinguen visualmente de los espacios de escritorio.
2. En la pestaña Filtros, elige cómo se muestra la disponibilidad:
   • Disponibilidad actual — muestra qué salas están libres en este momento.
   • Disponible en el intervalo seleccionado — muestra las salas libres para la fecha y franja horaria que elijas.
3. Filtra aún más los resultados usando los filtros adicionales: Acceso, Capacidad y Servicios.
4. Haz clic en una sala para ver sus detalles: capacidad, fotos, etiquetas de equipamiento y franjas horarias disponibles.

2. Reserva una sala

1. En la vista Reservar > Salas de reuniones, haz clic y arrastra sobre la franja horaria que quieras (por ejemplo, 10:30–11:30) en la fila de la sala.
2. Se abrirá un panel de reserva. Completa:
   • Título de la reunión
   • Fecha y hora
   • Invitados (opcional)
   • Enlace de videollamada (opcional — genera un enlace nativo si tu organización usa Microsoft o Google, o pega un enlace de otro proveedor)
   • Catering y servicios (opcional — consulta Solicitar catering o servicios para una sala de reuniones)
3. Haz clic en Confirmar para guardar la reserva. El calendario de la sala se actualiza al instante.
4. 💡 En algunas salas, este botón aparece como Solicitar reserva en vez de Confirmar, y verás una nota indicando que la sala requiere aprobación. Consulta Aprobaciones para salas de reuniones más abajo para saber qué ocurre después.

3. Aprobaciones para salas de reuniones

Algunas salas de reuniones están configuradas por tu administrador para requerir aprobación antes de confirmar la reserva. Si una sala necesita aprobación, verás una nota en el panel de reserva: "Esta sala requiere aprobación. Tu solicitud será revisada antes de confirmar la reserva." El botón también cambia de Confirmar a Solicitar reserva.

Qué ocurre después de enviar una solicitud:

• Verás una confirmación de "Solicitud de reserva enviada" con la fecha y hora solicitadas.
• La reserva aparecerá como Pendiente en tu lista de Reservas y en la vista de calendario de Reservar > Salas de reuniones, hasta que sea revisada.
• La franja horaria solicitada queda bloqueada para ti — nadie más puede reservarla mientras esté pendiente.
• Si tu solicitud es aprobada, la reserva se confirma y el estado Pendiente desaparece.
• Los cambios de estado suelen aparecer en menos de un minuto. Si acaban de tomar una decisión, espera unos segundos antes de actualizar.
• Algunas solicitudes aparecen como Decidido en Outlook. Esto significa que la decisión se tomó en el calendario propio de la sala y no en deskbird, así que no se muestra ningún aprobador concreto. El resultado es el mismo.
• Una reserva aprobada puede cambiar. Si la decisión se revierte en el calendario de la sala, la reserva puede volver a Pendiente o ser cancelada. Una solicitud rechazada también puede aprobarse más tarde — por ejemplo, si la reunión se mueve a una franja que la sala acepta.
• Si nadie revisa tu solicitud antes de la hora de inicio de la reserva, se cancela automáticamente.
• Para una reunión recurrente, toda la serie se aprueba o rechaza en conjunto.
• Si luego cambias la hora o la sala de una reserva ya aprobada, volverá a pasar por el proceso de aprobación.
• Los compañeros que están configurados como aprobadores de una sala pueden ver sus propias reservas confirmadas al instante, sin pasar por aprobación.

Puedes consultar el estado de tus solicitudes en cualquier momento en Reservas del menú principal. Cada solicitud tiene su propia página de detalles donde se muestra el estado (por ejemplo, Pendiente, Aprobada, Rechazada, Decidido en Outlook), quién la solicitó, quién la revisó y — si fue rechazada — el motivo.

Para retirar una solicitud que ya no necesitas, elimina la reserva en Reservas. Al eliminar la reserva, se cancela la solicitud pendiente y se libera la franja horaria.

💡 Actualmente, las salas que requieren aprobación no se pueden reservar mediante el Modo quiosco.

4. Reserva una reunión recurrente

Al crear una reserva, busca la opción Repetir o recurrencia en el panel de reserva. Selecciona el patrón de recurrencia (por ejemplo, diaria, semanal) y la fecha de finalización, luego confirma. Cada evento se crea como una reserva independiente vinculada a la serie.

💡 Para reuniones recurrentes reservadas a través de un calendario conectado (Microsoft o Google), gestiona la recurrencia directamente en tu app de calendario para una mejor experiencia.

⚠️ Si una serie recurrente larga desaparece o es rechazada segundos después de crearla, probablemente se extiende más allá del límite permitido por la sala. Acorta la serie o pide a tu administrador que amplíe la ventana de reservas de la sala.

5. Ver y gestionar tus reservas de salas

Para ver tus reservas de salas existentes, ve a Reservas en el menú principal. Desde aquí puedes:

• Haz clic en el icono del lápiz para editar una reserva — cambia el título, fecha, hora, invitados, enlace de videollamada o servicios.
• Haz clic en el icono de la papelera para eliminar una reserva.

También puedes editar reservas directamente en la vista de calendario de Reservar > Salas de reuniones si eres el organizador. La función de arrastrar y soltar te permite mover una reunión a otra hora o sala arrastrándola en la vista de carriles — el organizador original recibe una notificación automáticamente.

💡 Si una sala requiere aprobación, las reservas pendientes de decisión aparecen en tu lista de Reservas marcadas como Pendiente hasta que se revisen — consulta Aprobaciones para salas de reuniones arriba.

💡 Una reserva de sala también puede cancelarse desde el propio calendario de la sala. Si una reserva desaparece y nadie la eliminó en deskbird, revisa la reunión en tu app de calendario o pregunta a tu administrador.

6. Preguntas frecuentes