Pre-registrar a un visitante

Pre-registrar a un visitante en deskbird te permite programar con antelación una próxima visita externa, enviarle a tu invitado una invitación con todos los detalles necesarios y asegurar una llegada sin contratiempos. Completar esto antes de la visita ahorra tiempo en recepción y mantiene a todos informados.

1. Pre-registrar a un visitante
2. Qué recibe el visitante
3. Editar o cancelar una invitación de visitante
4. Preguntas frecuentes

1. Pre-registrar a un visitante

Para programar una nueva visita en deskbird:

1. Ve a Visitas en el menú principal.
2. Haz clic en + Crear visita en la esquina superior derecha.
3. En la página Crear visita, completa los detalles de la visita:
   • Título — Escribe un nombre claro para la visita (por ejemplo, Cita de mantenimiento).
   • Organizador — Aparece tu nombre por defecto; cámbialo si estás registrando la visita en nombre de otra persona.
   • Fecha y hora — Elige la fecha y establece la hora de inicio y fin.
   • Tipo — Selecciona una de las siguientes opciones: Negocios, Reclutamiento, Mantenimiento, Interno o Otro.
   • Instrucciones para visitantes — Opcional. Agrega indicaciones o notas de acceso (por ejemplo, "Usa la puerta verde junto al estacionamiento").
4. En Agregar visitantes, ingresa el nombre y/o correo electrónico de cada visitante. Se requiere al menos un campo por visitante y debes agregar al menos un visitante antes de guardar.
5. Haz clic en Crear visita. Se te preguntará si deseas enviar un correo de invitación al/los visitante(s).

💡 Se necesita una dirección de correo electrónico si quieres que se envíen recordatorios y actualizaciones automáticas a tu visitante.

2. Qué recibe el visitante

Cuando confirmas la invitación, deskbird envía a tu visitante un correo electrónico que incluye:

• El título de la visita, la fecha y la hora.
• El nombre del organizador y cualquier instrucción que hayas añadido.
• Un código único de visitante que podrá usar para hacer el auto-registro en el kiosco al llegar.

Los visitantes también reciben correos automáticos de seguimiento en estos casos:

• Recordatorio de visita — se envía 24 horas antes de la visita.
• Visita modificada — se envía si se actualizan el título, fecha/hora, organizador o instrucciones después de haber enviado la invitación.
• Visita cancelada — se envía si eliminas la visita o quitas al visitante.

💡 El correo de invitación se envía en el idioma del organizador. Solo se envían correos a los visitantes que tengan una dirección de correo electrónico en su invitación.

3. Editar o cancelar una invitación de visitante

Para editar o cancelar una visita existente, abre el menú de tres puntos (⋮) junto a la visita en la lista de Visitas. Desde ahí puedes:

• Editar visita — Actualiza cualquiera de los detalles de la visita. Puedes elegir si deseas notificar al visitante sobre los cambios.
• Duplicar visita — Crea una copia con los mismos detalles como punto de partida para una nueva visita.
• Marcar como completada — Cierra la visita una vez que haya finalizado.
• Eliminar visita — Elimina la visita de forma permanente. Puedes elegir notificar al visitante al eliminarla.

⚠️ Eliminar una visita es permanente y no se puede deshacer.

4. Preguntas frecuentes