Pre-registrar a un visitante

Pre-registrar a un visitante en deskbird te permite programar una próxima visita externa con antelación, enviarle a tu invitado una invitación a su propio portal de visitantes con todo lo que necesita para la visita y asegurar una llegada sin contratiempos. Completar esto antes de la visita ahorra tiempo en recepción y mantiene a todos informados.

1. Pre-registrar a un visitante
2. Qué recibe el visitante
3. Editar o cancelar una invitación de visitante
4. Preguntas frecuentes

1. Pre-registrar a un visitante

Para programar un nuevo visitante en deskbird:

1. Ve a Visitas en el menú principal.
2. Haz clic en + Crear visita en la esquina superior derecha.
3. En la página de Crear visita, completa los detalles de la visita:
   • Título — Escribe un nombre claro para la visita (por ejemplo, Cita de mantenimiento).
   • Organizador — Aparece tu nombre por defecto; cámbialo si estás registrando la visita en nombre de otra persona.
   • Fecha y hora — Elige la fecha y establece la hora de inicio y fin.
   • Tipo — Selecciona el tipo de visita que corresponde (por ejemplo, Negocios, Entrevista, Recorrido). Los tipos disponibles y los nombres exactos los configura tu administrador, así que la lista puede ser diferente a estos ejemplos. El tipo que elijas también determina las instrucciones y los documentos que verá tu visitante.
4. En Agregar visitantes, escribe el nombre y/o correo electrónico de cada visitante. Se requiere al menos un campo por visitante y debes agregar al menos un visitante antes de guardar.
5. Haz clic en Crear visita. Se te preguntará si quieres enviar un correo de invitación al/los visitante(s).

💡 Se necesita una dirección de correo electrónico si quieres que tu visitante reciba recordatorios y actualizaciones automáticas.

💡 Si el tipo que seleccionaste tiene documentos adjuntos (por ejemplo, un NDA o una charla de seguridad), se le pedirá a tu visitante que los revise o firme — consulta Qué recibe el visitante más abajo.

2. Qué recibe el visitante

Cuando confirmas la invitación, deskbird envía a tu visitante un correo con un enlace personal a su portal de visitantes — no necesita cuenta ni descargar ninguna app. La primera vez que abren el enlace, se les pide confirmar o completar su nombre, correo y empresa, y aceptar el consentimiento de tratamiento de datos.

Desde su portal, tu visitante puede ver:

• Detalles de la visita — el título, fecha, hora y dirección de la oficina.
• Instrucciones — las indicaciones configuradas para el tipo de visita (por ejemplo, cómo llegar, acceso a Wi-Fi, qué llevar).
• Su código de visitante — un código único que debe ingresar en la tablet del kiosco para hacer el check-in al llegar.
• Detalles del anfitrión — tu nombre y correo, para que sepan a quién buscar.
• Documentos — si el tipo tiene documentos adjuntos, verá lo que está pendiente y podrá revisarlo o firmarlo antes de la visita, directamente desde el portal.

Los visitantes también reciben correos automáticos de seguimiento en estos casos:

• Recordatorio de visita — enviado 24 horas antes de la visita.
• Visita modificada — enviado si se actualizan el título, fecha/hora, organizador o tipo después de enviar la invitación.
• Visita cancelada — enviado si eliminas la visita o quitas al visitante.

💡 El correo de invitación se envía en el idioma del organizador. El visitante puede cambiar el idioma del portal en cualquier momento usando el selector de idioma en la esquina superior. Los correos solo se envían a los visitantes que tengan correo electrónico en su invitación.

3. Editar o cancelar una invitación de visitante

Para editar o cancelar una visita existente, abre el menú de tres puntos (⋮) junto a la visita en la lista de Visitas. Desde ahí puedes:

• Editar visita — Actualiza cualquier detalle de la visita. Puedes elegir si quieres notificar al visitante sobre los cambios.
• Duplicar visita — Crea una copia con los mismos detalles como punto de partida para una nueva visita.
• Marcar como completada — Cierra la visita una vez que haya terminado.
• Eliminar visita — Elimina la visita de forma permanente. Puedes elegir si quieres notificar al visitante al eliminarla.

⚠️ Eliminar una visita es permanente y no se puede deshacer.

4. Preguntas frecuentes