Los Admins y Managers en deskbird pueden ver, editar, hacer check-in o cancelar las Reservas hechas por sus Miembros del equipo. Esto es útil para mantener el Resumen de la oficina actualizado y ayudar a los Compañeros cuando no pueden gestionar sus propias Reservas.
- Quién puede gestionar las Reservas de los Compañeros
- Ver todas las Reservas
- Editar la Reserva de un Compañero
- Cancelar la Reserva de un Compañero
- Hacer check-in de un Compañero
- Exportar Reservas
1. Quién puede gestionar las Reservas de los Compañeros
La vista Todas las reservas está disponible para los Usuarios con la Función de Admin o Manager. Las Reservas que puedes ver dependen de tu alcance:
- Managers ven las Reservas de los Miembros del equipo de sus equipos o Oficinas gestionadas.
- Admins globales ven todas las Reservas de la Empresa.
2. Ver todas las Reservas
- Ve a la pestaña Reservas.
- Abre el desplegable Mis reservas y selecciona Todas las reservas.
- Usa Más filtros para acotar los resultados, por ejemplo por Oficina, Usuario, estado, Tipo de recurso, fecha o Matrícula.
Cada entrada muestra la fecha, el recurso y el estado actual de la Reserva.
3. Editar la Reserva de un Compañero
- En Todas las reservas, busca la próxima Reserva que quieras cambiar.
- Haz clic en el icono de lápiz junto a la Reserva.
- Actualiza la fecha, el recurso u otros detalles según sea necesario.
- Guarda los cambios. El Compañero recibirá una notificación de la actualización.
⚠️ Solo se pueden editar las Reservas próximas. Las Reservas completadas o canceladas son solo de lectura.
4. Cancelar la Reserva de un Compañero
- En Todas las reservas, busca la Reserva que quieras eliminar.
- Haz clic en el icono de papelera junto a la Reserva.
- Confirma la cancelación cuando se te pida.
El Espacio quedará disponible inmediatamente para que otros puedan reservarlo.
Para cancelar varias Reservas a la vez en la web, selecciónalas con las casillas de verificación y haz clic en Cancelar reservas. El número en el botón muestra cuántas de las Reservas seleccionadas puedes cancelar; las demás se omiten. Confirma con Cancelar reservas en el diálogo, o haz clic en Mantenerlas para volver atrás. Las Reservas canceladas no se pueden restaurar.
5. Hacer check-in de un Compañero
- En Todas las reservas, busca la Reserva actual del Compañero marcada como
Ahora. - Haz clic en Check-in.
Para hacer check-in de varios Compañeros a la vez en la web, selecciona sus Reservas con las casillas de verificación y haz clic en Check-in. El número en el botón muestra cuántas de las Reservas seleccionadas se pueden registrar en este momento.
💡 Usa esta opción solo en casos puntuales, por ejemplo, en una emergencia donde el Compañero no pueda hacer check-in por sí mismo. Anima a los Compañeros a hacer check-in desde la app o con el código QR siempre que sea posible.
⚠️ Hacer check-in en nombre de un Compañero no está disponible si la configuración de check-in de tu Empresa está establecida solo para código QR.
6. Exportar Reservas
En la web, puedes exportar Reservas a un archivo de Excel:
- En Todas las reservas, ajusta las pestañas y filtros que necesites, por ejemplo una Oficina y un rango de fechas.
- Opcional: selecciona Reservas individuales con las casillas de verificación para exportar solo esas.
- Haz clic en Exportar XLSX. El diálogo Exportar reservas resume lo que se va a exportar: la pestaña actual, los filtros activos y, o bien el total de la lista actual o el número de Reservas seleccionadas.
- Haz clic en Exportar XLSX en el diálogo para descargar el archivo.