deskbird se integra con proveedores de HRIS como Personio, HiBob y Workday para sincronizar automáticamente los datos de los usuarios, membresías de grupos y ausencias. Este artículo explica cómo funciona la sincronización, qué esperar durante la configuración y cómo solucionar problemas comunes.
- Frecuencia y horario de la sincronización
- Qué esperar después de la configuración inicial
- Baja de usuarios a través del HRIS
- Expectativas de la sincronización de ausencias
- Solución de problemas comunes
- Preguntas frecuentes
1. Frecuencia y horario de la sincronización
La integración con HRIS sincroniza los datos entre tu proveedor de HRIS y deskbird en un horario programado:
- Sincronización de usuarios y grupos: Se ejecuta una vez al día, normalmente por la mañana (CET/CEST).
- Sincronización de ausencias: También se ejecuta diariamente.
- Excepción para Personio: Para Personio, la sincronización de usuarios y grupos se ejecuta cada hora una vez establecida la integración, en lugar de una vez al día.
La sincronización con HRIS no es en tiempo real. Después de hacer cambios en tu HRIS (por ejemplo, agregar un nuevo empleado, cambiar un departamento, registrar una ausencia), la actualización aparecerá en deskbird después de la siguiente sincronización programada. El intervalo de sincronización lo define el proveedor y no se puede modificar.
2. Qué esperar después de la configuración inicial
Después de completar la configuración de la integración con HRIS:
- Los usuarios no aparecerán de inmediato. La primera sincronización se ejecuta en el siguiente horario programado (normalmente a la mañana siguiente). Planifica tu lanzamiento en consecuencia.
- No se envían correos de invitación. Los usuarios aprovisionados a través del HRIS no reciben un correo de invitación. Pueden acceder a deskbird directamente usando su método de inicio de sesión habitual (SSO, correo electrónico, etc.).
- Verifica la conexión: Después de la primera sincronización, ve al Portal de administrador > Usuarios para confirmar que los usuarios se hayan importado correctamente.
Consejo para el lanzamiento
Si vas a lanzar deskbird en tu organización y dependes del aprovisionamiento por HRIS, configura la integración al menos 1 o 2 días antes de la fecha de lanzamiento para asegurarte de que los usuarios estén sincronizados y listos.
3. Baja de usuarios a través del HRIS
Cuando un empleado deja tu organización y es desactivado o eliminado en tu HRIS:
- La desactivación se sincroniza con deskbird durante el siguiente ciclo de sincronización programado.
- El estado del usuario en deskbird cambia a Inactivo.
- Los usuarios inactivos no pueden iniciar sesión ni hacer reservas, y no cuentan para tu licencia.
Si un usuario ha sido desactivado en tu HRIS pero sigue apareciendo como Activo en deskbird después de 24 horas, verifica si:
- El estado del usuario realmente se cambió en el HRIS (verifica en el panel de administración del HRIS).
- La integración sigue conectada (revisa Portal de administrador > Integraciones).
- Hay errores de sincronización mostrados en el estado de la integración.
4. Expectativas de la sincronización de ausencias
Cuando la sincronización de ausencias está activa, las ausencias aprobadas en tu HRIS se reflejan en deskbird como estados de agenda (por ejemplo, "Ausente").
- Solo se sincronizan las ausencias aprobadas. Las solicitudes pendientes no se muestran en deskbird.
- Las ausencias se sincronizan diariamente.
- Si también tienes activada la sincronización del calendario, el flujo es: HRIS > deskbird > Calendario (por ejemplo, Outlook o Google Calendar).
Diferentes proveedores de HRIS gestionan los tipos de ausencias de manera distinta. No todos los tipos de ausencias pueden estar soportados para la sincronización. Consulta el artículo Integración con HRIS: Ausencias para detalles específicos de cada proveedor.
5. Solución de problemas comunes
| Problema | Causa probable | Solución |
|---|---|---|
| Nuevos usuarios no aparecen en deskbird | La sincronización aún no se ha ejecutado (programada diariamente). | Espera hasta la siguiente sincronización por la mañana. Si los usuarios no aparecen después de 24 horas, contacta con soporte. |
| Los datos del usuario (departamento, responsable) no se actualizan | El campo no está mapeado o el cambio en el HRIS aún no se ha sincronizado. | Espera al siguiente ciclo de sincronización. Si el problema persiste, verifica que el campo relevante esté incluido en el alcance de la integración. |
| Las ausencias no aparecen en deskbird | La ausencia aún no está aprobada en el HRIS, o el tipo de ausencia no está soportado. | Verifica que la ausencia esté aprobada en el HRIS. Consulta el artículo de Ausencias para los tipos soportados por cada proveedor. |
| Las ausencias muestran fechas incorrectas | Desajuste de zona horaria o gestión de medios días en el HRIS. | Revisa la configuración de zona horaria tanto en tu HRIS como en deskbird. Contacta con soporte con ejemplos concretos (correo del usuario, fechas esperadas, fechas reales). |
| Usuarios dados de baja siguen Activos en deskbird | La desactivación en el HRIS no se ha sincronizado, o la integración está desconectada. | Verifica que el usuario esté desactivado en el HRIS. Revisa el estado de la sincronización en Portal de administrador > Integraciones. Desactívalo manualmente si es urgente. |
6. Preguntas frecuentes
La sincronización con HRIS se ejecuta una vez al día, normalmente por la mañana (Personio sincroniza cada hora). Esto significa que los usuarios aparecerán después de la siguiente sincronización programada, no inmediatamente después de la configuración. Si necesitas que los usuarios estén listos para una fecha de lanzamiento específica, configura la integración al menos 1 o 2 días antes.
Los permisos requeridos varían según el proveedor. Como mínimo, deskbird necesita acceso de solo lectura a los perfiles de empleados (nombre, correo electrónico, departamento, estado laboral). Para la sincronización de ausencias, también se requiere acceso de solo lectura a los datos de ausencias/vacaciones. Consulta la guía de configuración para tu proveedor específico (Integración con HRIS: Usuarios y Grupos) para conocer los permisos exactos necesarios.
No. El intervalo de sincronización lo determina el proveedor y no se puede modificar. La mayoría de los proveedores sincronizan una vez al día, normalmente por la mañana. Personio es una excepción y sincroniza cada hora una vez establecida la integración.