Buche einen Meetingraum

deskbird macht es dir leicht, einen Meetingraum direkt über die Web- oder Mobile-App zu finden und zu reservieren. Du kannst nach Verfügbarkeit, Kapazität und Ausstattung filtern und mit nur wenigen Klicks buchen – deine Buchung ist sofort für Kollegen sichtbar. Eine einzelne Buchung kann auch mehrere Tage abdecken, zum Beispiel für einen Workshop oder eine Schulung.

1. Verfügbaren Raum finden
2. Raum buchen
3. Genehmigungen für Meetingräume
4. Wiederkehrendes Meeting buchen
5. Raum für mehrere Tage buchen
6. Deine Raumbuchungen anzeigen und verwalten
7. FAQs

1. Verfügbaren Raum finden

1. Gehe zu Buchen > Tab Meetingräume. Meetingräume sind optisch von Schreibtischplätzen zu unterscheiden.
2. Wähle im Tab Filter aus, wie die Verfügbarkeit angezeigt wird:
   • Aktuelle Verfügbarkeit – zeigt, welche Räume gerade frei sind.
   • Verfügbar im gewählten Zeitraum – zeigt Räume, die im von dir gewählten Datums- und Zeitbereich frei sind.
3. Verfeinere deine Ergebnisse mit weiteren Filtern: Zugriff, Kapazität und Services.
4. Klicke auf einen Raum, um Details zu sehen: Kapazität, Fotos, Ausstattung und verfügbare Zeitfenster.

2. Raum buchen

1. In der Ansicht Buchen > Meetingräume klicke und ziehe über das gewünschte Zeitfenster (z. B. 10:30–11:30) in der Zeile des Raums.
2. Es öffnet sich ein Buchungsfenster. Fülle aus:
   • Meeting-Titel
   • Startdatum, Startzeit, Enddatum und Endzeit oder aktiviere Ganzer Tag (um mehrere Tage zu buchen, siehe Raum für mehrere Tage buchen)
   • Teilnehmer (optional)
   • Link zur Konferenz (optional – generiere einen nativen Link, wenn deine Organisation Microsoft oder Google nutzt, oder füge einen Link eines anderen Anbieters ein)
   • Catering & Services (optional – siehe Catering oder Services für einen Meetingraum anfragen)
3. Klicke auf Buchung bestätigen, um die Buchung zu speichern. Der Raumplan wird sofort aktualisiert.
4. 💡 Bei manchen Räumen steht hier Buchung anfragen statt Buchung bestätigen und ein Hinweis zeigt dir, dass der Raum eine Genehmigung erfordert. Siehe unten Genehmigungen für Meetingräume, was dann passiert.

3. Genehmigungen für Meetingräume

Einige Meetingräume sind von deinem Admin so eingerichtet, dass eine Genehmigung erforderlich ist, bevor eine Buchung bestätigt wird. Wenn ein Raum eine Genehmigung erfordert, siehst du im Buchungsfenster einen Hinweis: „Dieser Raum erfordert eine Genehmigung. Deine Anfrage wird geprüft, bevor die Buchung bestätigt wird.“ Der Button ändert sich dann von Buchung bestätigen zu Buchung anfragen.

Das passiert, nachdem du eine Anfrage abgeschickt hast:

• Du siehst eine Bestätigung „Buchungsanfrage abgeschickt“ mit deinem gewünschten Datum und deiner Zeit.
• Die Buchung erscheint als Ausstehend in deiner Buchungen-Liste und in der Kalenderansicht Buchen > Meetingräume, bis sie geprüft wurde.
• Dein gewünschtes Zeitfenster wird für dich reserviert – niemand sonst kann es buchen, solange es ausstehend ist.
• Wenn deine Anfrage genehmigt wird, ist die Buchung bestätigt und der Status Ausstehend verschwindet.
• Statusänderungen erscheinen in der Regel innerhalb einer Minute. Wenn gerade eine Entscheidung getroffen wurde, warte ein paar Sekunden, bevor du aktualisierst.
• Manche Anfragen sind mit In Outlook entschieden markiert. Das bedeutet, die Entscheidung wurde im eigenen Kalender des Raums und nicht in deskbird getroffen, daher ist kein individueller Genehmiger aufgeführt. Das Ergebnis ist dasselbe.
• Eine genehmigte Buchung kann sich noch ändern. Wenn die Entscheidung im Kalender des Raums rückgängig gemacht wird, kann die Buchung wieder auf Ausstehend gesetzt oder storniert werden. Eine abgelehnte Anfrage kann auch später noch genehmigt werden – zum Beispiel, wenn das Meeting auf einen akzeptierten Zeitraum verschoben wird.
• Wenn niemand deine Anfrage vor Beginn der Buchung prüft, wird sie automatisch storniert.
• Bei einem wiederkehrenden Meeting wird die gesamte Serie gemeinsam genehmigt oder abgelehnt.
• Bei einer mehrtägigen Buchung muss die Anfrage vor Beginn der Buchung genehmigt werden, also vor dem Startzeitpunkt am ersten Tag.
• Wenn du die Zeit oder den Raum einer bereits genehmigten Buchung änderst, muss sie erneut genehmigt werden.
• Wenn du eine Buchung für einen Raum bearbeitest, der eine Genehmigung erfordert, steht im Buchungsfenster der Button Update anfragen.
• Du wirst benachrichtigt, wenn deine Anfrage genehmigt oder abgelehnt wird. Bei Ablehnung zeigt die E-Mail, wer abgelehnt hat und warum.
• Kollegen, die als Genehmiger für einen Raum hinterlegt sind, sehen ihre eigenen Buchungen meist sofort bestätigt, ohne Genehmigungsschleife.

Du kannst den Status deiner Anfragen jederzeit unter Buchungen im Hauptmenü prüfen. Jede Anfrage hat eine eigene Detailseite mit Status (z. B. Ausstehend, Genehmigt, Abgelehnt, In Outlook entschieden), wer sie angefragt und geprüft hat und – bei Ablehnung – dem Grund.

Um eine nicht mehr benötigte Anfrage zurückzuziehen, lösche die Buchung unter Buchungen. Dadurch wird die ausstehende Anfrage storniert und das Zeitfenster freigegeben.

💡 Räume, die eine Genehmigung erfordern, können derzeit nicht über den Kiosk-Modus gebucht werden.

4. Wiederkehrendes Meeting buchen

Wenn du eine Buchung erstellst, klicke im Buchungsfenster auf Buchung wiederholen. Wähle dein Wiederholungsmuster (z. B. täglich, wöchentlich) und das Enddatum und bestätige. Jeder Termin wird als eigene Buchung erstellt und mit der Serie verknüpft.

💡 Für wiederkehrende Meetings, die über einen verbundenen Kalender (Microsoft oder Google) gebucht werden, verwalte die Wiederholungseinstellungen am besten direkt in deiner Kalender-App.

⚠️ Wenn eine lange Serie von wiederkehrenden Meetings sofort verschwindet oder abgelehnt wird, reicht sie wahrscheinlich weiter in die Zukunft, als der Raum erlaubt. Verkürze die Serie oder bitte deinen Admin, das Buchungsfenster des Raums zu verlängern.

5. Raum für mehrere Tage buchen

Eine Buchung kann mehrere Tage am Stück abdecken, zum Beispiel einen dreitägigen Workshop oder ein Offsite. Bevor die Buchung bestätigt wird, prüft deskbird den Raum an jedem Tag des Zeitraums auf Konflikte, sodass niemand zwischendurch buchen kann.

1. Öffne das Buchungsfenster wie unter Raum buchen beschrieben.
2. Lege Startdatum und Startzeit sowie Enddatum und Endzeit fest, zum Beispiel Montag 14:00 bis Mittwoch 09:00.
3. Um die vollen Tage zu buchen, aktiviere Ganzer Tag. Im Web ist das ein Kontrollkästchen, in der Mobile-App ein Schalter.
4. Klicke auf Buchung bestätigen oder Buchung anfragen, wenn der Raum eine Genehmigung erfordert.

Die Buchung zeigt den gesamten Zeitraum an, zum Beispiel Do, 15. Okt – Fr, 16. Okt · Ganzer Tag. Du findest sie hier:

• Im Web: in der Zeitleiste des Raums unter Buchen > Meetingräume an jedem Tag, im Buchungen-Verzeichnis neben der Zeitleiste, unter Buchungen im Hauptmenü und auf der Seite Planen.
• In der Mobile-App (iOS und Android): im Tagesraster, unter Buchungen > Raumbuchungen und in den Buchungsdetails.
• Im Kalender: Wenn deine Organisation deskbird mit Google oder Microsoft verbindet, erscheint die Buchung auch in deinem Kalender.

💡 Outlook: Du kannst einen Raum auch für mehrere Tage mit dem deskbird Outlook Add-in buchen. Lege das Start- und Enddatum des Events in Outlook fest, das Add-in prüft die Verfügbarkeit des Raums.

Beachte diese Einschränkungen:

• Eine Buchung kann bis zu 30 Tage dauern.
• Buchung wiederholen ist für mehrtägige Buchungen nicht verfügbar.
• Catering und Services werden einmalig für die gesamte Buchung bestellt. Du kannst keine separate Bestellung für jeden Tag aufgeben. Siehe Catering oder Services für einen Meetingraum anfragen.
• Check-in und automatische Stornierung gelten nur am ersten Tag. Wenn am ersten Tag niemand eincheckt, wird die gesamte Buchung storniert.
• Wenn der Raum eine Genehmigung erfordert, muss die Buchung in der Zukunft beginnen und die Anfrage vor Beginn genehmigt werden. Andernfalls zeigt das Buchungsfenster Buchungen, die eine Genehmigung erfordern, müssen in der Zukunft beginnen. Siehe Genehmigungen für Meetingräume.
• Wenn der Zugriff auf den Raum beschränkt ist, musst du an jedem Tag des Zeitraums berechtigt sein, ihn zu buchen.
• Du kannst eine mehrtägige Buchung nicht auf der Zeitleiste verschieben. Öffne stattdessen die Buchung. Vor Beginn kannst du Raum, Datum oder Zeiten ändern.
• Du kannst keinen einzelnen Tag stornieren. Um einen Tag in der Mitte freizugeben, storniere die Buchung und erstelle zwei separate Buchungen.

6. Deine Raumbuchungen anzeigen und verwalten

Um deine bestehenden Raumbuchungen zu sehen, gehe im Hauptmenü zu Buchungen. Hier kannst du:

• Auf das Stift-Symbol klicken, um eine Buchung zu bearbeiten – Titel, Datum, Zeit, Teilnehmer, Link zur Konferenz oder Services aktualisieren.
• Auf das Mülleimer-Symbol klicken, um eine Buchung zu löschen.

Du kannst Buchungen auch direkt in der Kalenderansicht Buchen > Meetingräume bearbeiten, wenn du der Veranstalter bist. Mit Drag-and-drop kannst du ein Meeting in der Swimlane-Ansicht auf eine andere Zeit oder in einen anderen Raum verschieben – der ursprüngliche Veranstalter wird automatisch benachrichtigt.

Mehrtagige Buchungen können nicht auf der Zeitleiste verschoben werden. Öffne die Buchung, um Raum, Datum oder Zeiten zu ändern.

💡 Wenn ein Raum eine Genehmigung erfordert, erscheinen Buchungen, die auf eine Entscheidung warten, in deiner Buchungen-Liste als Ausstehend, bis sie geprüft wurden – siehe oben Genehmigungen für Meetingräume.

💡 Eine Raumbuchung kann auch aus dem eigenen Kalender des Raums storniert werden. Wenn eine Buchung verschwindet und niemand sie in deskbird gelöscht hat, prüfe das Meeting in deiner Kalender-App oder frage deinen Admin.

7. FAQs