Mit dem deskbird Outlook Add-In kannst du direkt in Outlook beim Erstellen eines Kalender-Events einen Meetingraum finden und buchen. In diesem Artikel erfährst du, wie du das Add-In öffnest, einen Raum suchst, eine Buchung abschließt und wie die Synchronisierung mit deskbird funktioniert.
- Das deskbird Add-In in Outlook öffnen
- Einen Meetingraum finden und buchen
- Wie die Buchung mit deskbird synchronisiert wird
- FAQs
1. Das deskbird Add-In in Outlook öffnen
Das deskbird Add-In funktioniert in Outlook für Web, Windows und Mac. So öffnest du es:
- Öffne deinen Outlook-Kalender und klicke auf Neues Ereignis oder Weitere Optionen, um das Fenster zur Event-Erstellung zu öffnen.
- Suche das deskbird-Symbol in der Symbolleiste oben im Event-Fenster.
- Klicke auf das deskbird-Symbol, um das Add-In-Panel auf der rechten Seite des Events zu öffnen.
⚠️ Wenn du das deskbird-Symbol nicht in der Symbolleiste siehst, wurde das Add-In möglicherweise noch nicht für dein Konto bereitgestellt. Wende dich an deinen IT-Administrator oder internen deskbird-Admin, um Unterstützung zu erhalten.
2. Einen Meetingraum finden und buchen
Sobald das Add-In-Panel geöffnet ist, kannst du verfügbare Räume in Echtzeit suchen und filtern:
- Wähle dein Büro aus dem Dropdown-Menü aus (dein Hauptbüro ist standardmäßig ausgewählt).
- Optional kannst du ein bestimmtes Stockwerk auswählen oder es auf Alle Stockwerke belassen.
- Nutze das Suchfeld, um einen Raum nach Namen zu finden, oder wende Filter an:
- Kapazität — z. B. 5 oder mehr, 10 oder mehr, 20 oder mehr Personen
- Services — z. B. mit Catering, ohne Catering
- Aktiviere Belegte Räume einblenden, um auch Räume zu sehen, die für deinen Zeitraum bereits gebucht sind
- Klicke auf den gewünschten Raum, um ihn mit einem Klick zu deinem Event hinzuzufügen.
Der ausgewählte Raum erscheint in deinem Outlook-Event und wird automatisch in deskbird registriert.
3. Wie die Buchung mit deskbird synchronisiert wird
Wenn du einen Raum über das Outlook Add-In buchst, wird die Buchung in Echtzeit automatisch mit deskbird synchronisiert. Das bedeutet:
- Keine doppelten Buchungen — derselbe Raum kann nicht zweimal für denselben Zeitraum gebucht werden.
- Geteilte Sichtbarkeit — deine Buchung ist sowohl in Outlook als auch in der deskbird-Web-App sichtbar.
- Änderungen und Stornierungen, die in Outlook vorgenommen werden, werden automatisch in deskbird übernommen.
💡 Für das beste Erlebnis sollten deine Meetingräume von deinem Admin zwischen Microsoft und deskbird eingerichtet und synchronisiert werden. Wenn sich ein gebuchter Raum unerwartet verhält — zum Beispiel als nicht verfügbar in deskbird angezeigt wird, nachdem er aus Outlook entfernt wurde — ist der Raum möglicherweise nicht vollständig synchronisiert. Wende dich in diesem Fall an deinen internen Admin.
4. FAQs
Das kann passieren, wenn der Meetingraum nicht vollständig zwischen Microsoft und deskbird synchronisiert ist. Wenn das Event eines nicht synchronisierten Raums in Outlook gelöscht wird, bleibt die Buchung möglicherweise in deskbird bestehen und der Raum erscheint als belegt. Wende dich an deinen internen deskbird-Admin, um den Synchronisierungsstatus des Raums zu prüfen.
Wenn eine Buchung für einen nicht synchronisierten Raum in deskbird storniert wird, wird das Event nicht automatisch aus Outlook entfernt. Du erhältst eine E-Mail mit der Möglichkeit, das Event manuell aus deinem Kalender zu löschen. Schau in deinem Posteingang nach dieser Nachricht und folge den Anweisungen, um das Event zu entfernen.
Das deskbird Outlook Add-In ist für Outlook Web, Windows und Mac entwickelt. Um Meetingräume unterwegs zu buchen, nutze die deskbird Mobile App.
Ja. Lege in Outlook das Start- und Enddatum des Events fest und füge dann den Raum mit dem Add-In hinzu. Das Add-In prüft, ob der Raum für den gesamten Zeitraum verfügbar ist. Welche Einschränkungen für Mehrtägige Buchungen gelten, erfährst du unter Meetingraum buchen.