Upgrade deine Meetings, indem du ganz einfach Essen, Ausstattung und sonstige Services zu deiner Buchung hinzufügst. Mit Catering & Services kannst du individuelle Service-Anfragen stellen und verwalten. Hilf deinem Team, Meetings noch produktiver und angenehmer zu gestalten, und stelle deinen Mitarbeitenden alles zur Verfügung, was sie brauchen.
Event-Organisator:innen können verschiedene, individualisierbare Dienstleistungen für ihre Meetings anfordern: Essen, Getränke, IT-Ausstattung, Schreibwaren, Kreativitäts-Booster, Hygieneartikel oder was auch immer die Teilnehmenden für ein angenehmes, effizientes Meeting brauchen.
1. Lege Catering und Services im Admin-Portal an
Gehe zum Admin-Portal, klicke auf Meetingraum-Einstellungen und wähle dann Catering & Services aus.
Wenn du auf Kategorie hinzufügen klickst, kannst du einen Kategorienamen eingeben und verschiedene Elemente zur Kategorie hinzufügen. Anschließend kannst du noch die E-Mail-Adresse des Anbieters und optional auch eine Beschreibung eingeben:
Jeder Kategorie kannst du verschiedene Anbieter zuweisen, z. B. catering@deskbird.com oder itequipment@deskbird.com. Die jeweiligen Anbieter erhalten dann eine detaillierte Anfrage mit allen Dingen, die du für dein Meeting angefragt hast, ebenso wie Informationen zu Datum und Uhrzeit deines Meetings.
Bei Änderungen der Meeting-Informationen oder der Service-Anfrage, z. B. eine neue Uhrzeit, ein anderes Datum oder veränderte Mengenangaben oder zusätzliche Notizen zur Bearbeitung der Anfrage, wird der Anbieter ebenfalls informiert. Änderungen von Datum und Uhrzeit werden allen involvierten Service-Anbietern mitgeteilt. Bei spezifischen Änderungen der Anfrage wird hingegen nur der für den jeweiligen Service zuständige Anbieter informiert.
2. Lege fest, in welchen Räumen der Service verfügbar sein soll
Du kannst individuell festlegen, in welchen Besprechungsräumen Catering und Services verfügbar sein sollen. Dazu kannst du einfach den Schieberegler unten rechts in der Ansicht des jeweiligen Besprechungsraums verschieben:
Nachdem du die Catering-Funktion für die gewünschten Besprechungsräume freigeschaltet hast, kannst du zur Startseite der Web-App zurückgehen und auf Buchen > Meetingräume klicken. Rechts oben kannst du deine Meetingräume mit verschiedenen Filtern sortieren, z. B. nach Kapazität. Dort siehst du jetzt auch eine Filterfunktion, mit der du dir alle Meetingräume anzeigen lassen kannst, für die Catering verfügbar ist.
3. Füge Catering und Services zu deinem Meeting hinzu
Sind die Catering- und Service-Kategorien erst einmal definiert, ist es sehr einfach, die für jedes Meeting benötigten Gegenstände und Dienstleistungen hinzuzufügen.
Wie du in dem Screenshot oben sehen kannst, können die Organisator:innen eines Meetings genaue Mengenangaben eingeben und zusätzliche Notizen für die Bearbeitung ihrer Bestellung hinzufügen.
4. Exportiere deine Daten für Catering- und Service-Anfragen
Admins können alle existierenden und bereits angelegten zukünftigen Service-Anfragen in Form einer CVS-Datei exportieren.
Wähle aus, für welche Kategorie oder Kategorien und welchen Zeitraum du eine Aufstellung brauchst und klicke dann auf Exportieren. Die CVS-Datei enthält Informationen zu Datum und Uhrzeit, den angeforderten Service-Kategorien und den einzelnen Elementen sowie die E-Mail-Adressen von Auftraggeber und Service-Anbieter.
Daten zu Catering & Services zu exportieren, kann dir helfen, in Zukunft besser zu planen und dein Budget bedarfsgerecht anzupassen. Mithilfe der Daten kannst du Trends und beliebte Anfragen identifizieren und Ressourcen so optimal auf verschiedene Meetingräume aufteilen. Basierend auf der Beliebtheit und Häufigkeit von bestimmten Anfragen kannst du das Service-Angebot anpassen und überprüfen, wie sich die zusätzlichen Services auf die Produktivität der Meetings und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden auswirkt.
5. Was ist der Unterschied zwischen Catering & Services und Ausstattung der Meetingräume?
Catering und Services ist nochmal ein anderes Feature als Ausstattung.
Unter Ausstattung fallen alle Gegenstände, die permanent in einem bestimmten Meetingraum verfügbar sind, wie etwa Whiteboards oder Projektoren. Über die Ausstattung können User nach Meetingräumen filtern, die ihre spezifischen Anforderungen erfüllen (z. B. ein Raum mit einer Maus und einem Projektor).
Catering und Services hingegen sind individuell auf bestimmte Events und Meetings zugeschnitten. So wird es einfacher, Meetings zu organisieren, Service-Anfragen zu stellen und mit Dienstleistungsanbietern zu kommunizieren.
6. Verfügbarkeit
Catering & Services ist nur im Enterprise-Paket verfügbar. Wenn du dich für dieses Feature interessierst, wende dich gern an deinen persönlichen Customer Success Manager oder an unser Customer Service Team unter support@deskbird.com.