Catering und Services

Füge deinen Meetings ganz einfach Essen, Equipment oder andere Services hinzu – ganz nach Bedarf. Mit Catering & Services kannst du on-demand Service-Anfragen stellen und verwalten und deine regulären Meetings so zu echten Erlebnissen machen. Hilf deinem Team, Meetings noch produktiver und angenehmer zu gestalten, und stelle ihnen alles zur Verfügung, was sie brauchen.

Event-Organisator:innen können mühelos verschiedene, individualisierbare Dienstleistungen für ihre Meetings anfordern, von Snacks und Schreibwaren bis hin zu IT-Ausstattung und Hygieneartikeln. deskbird vereinfacht all diese Prozesse, spart Zeit und sorgt für mehr die Effizienz.

Was ist Catering & Services?

Mit Catering & Services können die Organisator:innen eines Meetings ganz einfach spezifische Dienstleistungen über eine zentrale Plattform anfordern. Die Services sind komplett anpassbar und alle Anfragen werden automatisch an die zuständigen Dienstleistungsanbieter weitergeleitet, sodass alles reibungslos koordiniert und in Echtzeit aktualisiert wird.

Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

• Individuelle Experience: Passe die Services ganz gezielt an jedes Meeting an.
• Flexibilität für jeden Meetingraum: Verwalte ganz einfach die Verfügbarkeit von Services je nach Meetingraum.
• Effiziente Kommunikation: Automatische Echtzeit-Updates an die Dienstleister sparen Zeit und vermeiden Missverständnisse.
• Bessere Budgetplanung: Umfassende Datenexporte unterstützen die Ressourcenplanung und Kostenkontrolle.
• Integrierte Kostenstellen: Optionale Felder helfen dir bei der internen Budgetüberwachung und Berichterstattung.

So funktioniert's!

1. Servicekategorien anlegen

Admins können Servicekategorien wie z. B. "Essen & Getränke", "IT-Ausstattung" oder "Bürobedarf" definieren.

So legst du deine Kategorien an:

• Gehe zum Admin-Portal > Meetingraumeinstellungen > Catering & Services
• Klicke auf "+ Kategorie hinzufügen"

• Fülle die folgenden Felder aus:
  • Bezeichnung der Kategorie (z. B. Snacks)
  • Elemente (z. B. Obstkorb oder Whiteboar-Stifte)
  • E-Mail des Anbieters
  • Optional: Beschreibung und Feld für Kostenstellencode (entweder verpflichtend oder optional)
    
    

🖱️ Du kannst die Reihenfolge der Kategorien ganz einfach per Drag-and-Drop ändern.

Arten von Kategorie-Elementen:

• Mengenbasiert (z. B. 2 HDMI-Kabel, 10 Tassen Kaffee)
• Freier Text (offene Notizen, Ernährungspräferenzen)
• Auswahloptionen (einzelne/mehrere Optionen, z. B. Raumaufteilung A/B/C)
• Einstellungen für Pufferzeiten

🔄 Migration: Vorhandene Servicekategorien aus früheren Versionen werden automatisch als mengenbasierte Artikel migriert.

2. Services pro Meetingraum aktivieren

Admins können Catering & Services für jeden Meetingraum einzeln aktivieren oder deaktivieren, um das Service-Angebot individuell an den Bedarf eines jeden Raums anzupassen.

So aktivierst du Catering & Services für einen Raum:

• Öffne das Admin-Portal > Stockwerke & Räume
• Wähle den gewünschten Meetingraum aus
• Aktiviere den "Catering & Services"-Schalter (rechts unten)
• Weise dem Raum die passenden Servicekategorien zu

🏢 Verschiedene Räume können unterschiedliche Service-Optionen bieten (z. B. kann Raum 101 Essen und IT-Ausstattung anbieten, während für Raum 102 nur Schreibwaren verfügbar sind).

3. Services bei der Buchung eines Meetingraums anfragen

Sind die Kategorien einmal angelegt, ist das Anfragen von Services einfach und intuitiv.

Organisator:innen von Meetings können:

• Benötigte Services direkt während des Buchungsprozesses auswählen.
• Mengenangaben für verschiedene Elemente machen oder zusätzliche Notizen hinzufügen.
• Details zur Kostenstelle hinzufügen (sofern zutreffend).
• Eingeplante Pufferzeiten für das Bereitstellen der Services oder die Raumreinigung einsehen.

🔍 Nutze den Filter "Catering verfügbar", um schnell einen passenden Raum zu finden.

4. Pufferzeiten für Dienstleistungsanbieter

Pufferzeiten sorgen dafür, dass die Bereitstellung der angefragten Services und die Raumübergabe reibungslos verlaufen. Sie legen spezifische Zeitfenster vor oder nach deinem Meeting fest, um alles vorzubereiten oder den Raum ordentlich zu hinterlassen.

• Pufferzeiten lassen sich individuell pro Kategorie anpassen.
• Sie sind für die Organisator:innen während der Buchung sichtbar und schaffen so Klarheit über geplante Vorbereitungs- und Reinigungszeiten.

Anfragen-Panel für eine zentralisierte Verwaltung aller Anfragen (Bald verfügbar)

Autorisierte User können auf das eigens hierfür vorgesehene Anfragen-Panel zugreifen, um Catering- & Service-Anfragen mühelos zu verwalten. Die erste Iteration wird eine reine Lese-Version sein. 

Verfügbare Status-Optionen:

• Ausstehend: Bestätigung des Anbieters steht noch aus
• Bevorstehend: Für zukünftige Meetings eingeplant
• Abgeschlossen: Bereits erfüllt oder storniert
• Erfüllt: Vom Anbieter abgeschlossen

Verwalten und filtern per:

• Meetingraum
• Anfrage-Status
• Datum des Meetings

⚠️ Wenn du eine Kategorie aus den Einstellungen eines Meetingraums entfernst, werden existierende Anfragen nicht automatisch gelöscht. Admins können diese bei Bedarf manuell stornieren.

Daten zu Service-Anfragen exportieren

Admins können ganz einfach detaillierte Datensätze zu allen Anfragen als CSV exportieren, um:

• Budgets zu analysieren und für die Zukunft anzupassen
• Ressourcen besser einzuplanen
• Die Effizienz zu messen und Trends zu analysieren

So exportierst du deine Daten:

1. Gehe zu Catering & Services > Daten exportieren
2. Wähle die Kategorien und den Zeitraum aus, für den du die Daten exportieren möchtest
3. Klicke auf "Exportieren" und lade die CSV-Datei herunter

Deine exportierte CSV-Datei beinhaltet die folgenden Datensätze:

• E-Mail-Adresse des Auftraggebers
• E-Mail-Adresse des Dienstleistungsanbieters
• Datums- und Zeitangaben der Meetings
• Angefragte Kategorien und Elemente
• Benutzerdefinierte Einträge (z. B. freie Textnotizen oder Kostenstellen)

Catering & Services vs. Ausstattung für Meetingräume

Wer hat Zugriff?

• Admins: Sie können die Kategorien in den Einstellungen konfigurieren, die Verfügbarkeit pro Raum aktivieren und Datenexporte verwalten.
• Meeting-Organisator:innen: Sie können Services während der Raumbuchung hinzufügen.
• Autorisierte User (Facility Manager): Sie haben Zugriff auf das Anfragen-Panel zwecks besserer Übersicht und einfacherer Verwaltung.
• Dienstleistungsanbieter: Sie erhalten automatisierte Benachrichtigungen per E-Mail mit allen Details (kein deskbird-Zugriff notwendig).

Verfügbarkeit und Freischaltung

Catering & Services ist im Enterprise- und im Professional-Paket verfügbar.

👉 Um das Feature zu aktivieren oder zusätzliche Infos zu erhalten, wende dich gern an deinen persönlichen Customer Success Manager oder sende uns eine E-Mail an support@deskbird.com.