Als check-in verplicht is op jouw kantoor, moet je je vergaderruimte bevestigen wanneer de meeting begint. Als niemand binnen het check-in venster incheckt, geeft deskbird de ruimte automatisch vrij zodat anderen deze kunnen gebruiken.
- Check-in via de deskbird app
- Check-in bij het ruimtepaneel (kiosk)
- Wat gebeurt er als je niet incheckt
- Veelgestelde vragen
1. Check-in via de deskbird app
Zo check je in voor een vergaderruimte via de deskbird web- of mobiele app:
- Ga naar Boekingen in het hoofdmenu, of open het overzicht Boeken > Vergaderruimtes.
- Zoek je aankomende boeking.
- Klik of tik op de knop Check-in zodra deze beschikbaar is (meestal kort voor of bij de start van de meeting).
De status van je boeking verandert naar Bevestigd en de ruimte is gereserveerd voor jouw meeting.
2. Check-in bij het ruimtepaneel (kiosk)
Als er een tabletpaneel bij de vergaderruimte hangt, kun je direct bij de deur inchecken:
- Loop naar het ruimtepaneel. Als het paneel een oranje indicator toont, wacht je boeking op check-in.
- Tik op je boeking op het scherm.
- Tik op Check-in om te bevestigen.
Het paneel wordt groen om aan te geven dat de ruimte nu in gebruik is. Je hebt geen app of login nodig bij het paneel.
💡 Je kunt je meeting ook eerder beëindigen via het paneel door op Meeting beëindigen te tikken. De ruimte komt dan direct vrij voor anderen om te boeken. Voor alles wat het paneel kan, zoals ad-hoc boekingen en het verlengen van een meeting, zie Book of check-in voor een vergaderruimte bij het deurpaneel.
3. Wat gebeurt er als je niet incheckt
Als check-in verplicht is op jouw kantoor en niemand checkt in binnen het ingestelde tijdsvenster na de start van de meeting, geeft deskbird de ruimte automatisch vrij. De boeking wordt geannuleerd en de ruimte is weer beschikbaar voor andere boekingen.
⚠️ Als je meeting later begint en je de ruimte nog nodig hebt, zorg dan dat je incheckt voordat het check-in venster sluit. Het tijdsvenster wordt ingesteld door je beheerder en kan per kantoor verschillen.
4. Veelgestelde vragen
Niet altijd — het hangt af van hoe je beheerder de ruimtes heeft ingesteld. Voor sommige ruimtes is check-in verplicht, voor andere niet. Als de knop Check-in bij je boeking verschijnt, is check-in verplicht voor die ruimte. Weet je het niet zeker? Neem dan contact op met je beheerder of office manager.
Elke genodigde van de meeting kan direct bij het ruimtepaneel inchecken. Via de deskbird app wordt de check-in meestal gedaan door de organisator van de boeking. Wil je inchecken voor de boeking van een collega? Dan is het ruimtepaneel bij de deur de makkelijkste optie.