Je deskbird-profiel is de plek waar je bepaalt hoe deskbird voor jou werkt: je foto, hoofdlocatie, voertuigen, taal, meldingen, hybride werkvoorkeuren en de ruimtes die je het meest gebruikt. Als je dit eenmalig instelt, bespaar je tijd bij elke boeking en blijven je geautomatiseerde boekingen kloppen.
1. Open je profiel
Klik in de deskbird webapp linksonder op je profielicoon en kies vervolgens Profiel. Je profiel bestaat uit vier tabbladen: Account, Meldingen, Hybride voorkeuren en Jouw ruimtes.
In de mobiele app tik je onderaan op het tabblad Profiel.
Na het aanpassen van een instelling klik je rechtsboven op Opslaan. Klik op Annuleren om je wijzigingen ongedaan te maken.
2. Werk je naam en foto bij
Je naam, e-mailadres en bedrijfsnaam staan bovenaan je profiel. Je kunt je voornaam en achternaam direct aanpassen, tenzij je naam wordt gesynchroniseerd vanuit een extern systeem. Je zakelijke e-mailadres en bedrijfsnaam kunnen alleen door je deskbird-beheerder worden gewijzigd. Kun je deze niet zelf aanpassen en moeten ze toch gewijzigd worden? Neem dan contact op met je deskbird-beheerder.
Om je profielfoto toe te voegen of te wijzigen, klik je op het paarse icoon op je profielfoto (webapp) of tik je op het ronde icoon bovenaan het Profiel-tabblad (mobiele app). Je kunt een afbeelding uploaden vanaf je apparaat of direct een nieuwe foto maken met je camera.
💡 Gebruikt je bedrijf single sign-on via Microsoft? Dan wordt je Microsoft-profielfoto automatisch opgehaald bij je eerste inlog (via web of MS Teams).
3. Account
Het tabblad Account bevat je persoonlijke instellingen.
Kantoor & kantoorfuncties
Je Hoofdkantoor is de standaardlocatie die wordt gebruikt bij het plannen van je hybride werkweek. Zo stel je het in:
- Open onder Kantoor & kantoorfuncties het dropdownmenu Hoofdkantoor.
- Selecteer je voorkeurslocatie.
- Klik op Opslaan om de wijziging toe te passen.
Deze instelling bepaalt welk kantoor standaard wordt geselecteerd als je kantoordagen plant.
Als je bedrijf het toestaat, kun je hier ook kantoorfuncties aan jezelf toewijzen, zoals BHV’er, bedrijfshulpverlener, ontruimingsassistent of sleutelhouder. Is de optie grijs of ontbreekt deze? Neem dan contact op met je deskbird-beheerder om een functie toe te laten voegen.
Voertuigen & kentekens
Als je bedrijf een kenteken vereist voor parkeren, vind je een sectie Voertuigen & kentekens in je profiel, zowel op het web als in de mobiele app. Door je voertuigen hier op te slaan, hoef je niet telkens je kenteken in te voeren bij het boeken van een parkeerplek.
- Klik in de sectie Voertuigen & kentekens op Voertuig toevoegen.
- Voer in het venster Nieuw voertuig toevoegen het Kenteken in. Optioneel kun je een Naam toevoegen, bijvoorbeeld "Privéauto".
- Klik op Opslaan. Het voertuig wordt opgeslagen in je profiel voor toekomstige boekingen.
- Heb je meerdere voertuigen opgeslagen? Klik dan op Instellen als standaard naast het voertuig dat je het meest gebruikt. Dit voertuig krijgt dan het label Standaard.
Om een opgeslagen voertuig te wijzigen, klik je op het potloodicoon ernaast. Om het te verwijderen, klik je op het prullenbakicoon.
Als je een parkeerplek boekt waarvoor een kenteken nodig is, wordt je standaardvoertuig automatisch geselecteerd in het veld Voertuig. Je kunt ook een ander opgeslagen voertuig kiezen of direct een nieuw voertuig toevoegen tijdens het boeken. Nieuwe voertuigen worden automatisch aan je profiel toegevoegd. Snel boeken en geautomatiseerde boekingen gebruiken altijd je standaardvoertuig.
💡 Tip: Rij je tijdelijk in een huurauto of andere auto? Pas dan je standaardvoertuig aan zodat je automatische parkeerboekingen het juiste kenteken gebruiken.
⚠️ Let op: Zie je de sectie Voertuigen & kentekens niet? Deze verschijnt alleen als je bedrijf voor ten minste één parkeergebied een kenteken vereist. Neem contact op met je deskbird-beheerder als je denkt dat deze optie beschikbaar zou moeten zijn.
Taal en tijdsnotatie
Onder Account kun je instellen hoe deskbird tekst, data en tijden weergeeft:
- Taalinstellingen — kies je voorkeurstaal uit het dropdownmenu. De interface wordt direct bijgewerkt.
- Tijdsnotatie — kies 24-uurs of AM/PM. Het voorbeeld onder de instellingen laat zien hoe data en tijden eruitzien.
Voor stapsgewijze instructies om de taal te wijzigen in de mobiele app of Microsoft Teams, zie Taal van je app wijzigen.
Privacy & beveiliging
- Performance & Analytics — zet deze schakelaar aan of uit om te bepalen of deskbird analytics mag gebruiken om te begrijpen hoe de app wordt gebruikt en deze te verbeteren.
- HRIS-afwezigheden opnieuw synchroniseren — als je bedrijf afwezigheden synchroniseert vanuit een HR-systeem, klik dan op deze knop om je laatste afwezigheden op te halen.
- Wachtwoord opnieuw instellen — klik op deze knop om het wachtwoord waarmee je inlogt bij deskbird te resetten.
Nieuwe planningsweergave
Zet Gebruik de nieuwe planningsweergave (Bèta) aan om de vernieuwde Plannen-pagina te gebruiken, met een volledig overzicht van je geselecteerde dag en een weekkalender om tussen dagen te wisselen. Zet het op elk moment weer uit om terug te gaan naar de klassieke weergave. Voor meer informatie, zie Plan je week of maand.
4. Meldingen
Ga naar het tabblad Meldingen om te kiezen welke meldingen je ontvangt en hoe: via e-mail, pushmelding of MS Teams. De beschikbare kanalen verschillen per melding. Meldingen zijn gegroepeerd in:
- Hybride werkdagen plannen — Planningsherinneringen om je week te plannen en Wijzigingen in planning als een manager je planning aanpast
- Desks en parkeerplekken — Agenda-uitnodigingen, Herinnering om in te checken en Boekingsupdates
- Vergaderruimtes — Herinnering om in te checken en Boekingsupdates
- Overig — Volgverzoeken van collega’s
Zet elke melding aan of uit met de schakelaars en klik daarna op Opslaan. Voor een volledige beschrijving van alle meldingen en hoe je ze beheert in de mobiele app, zie Beheer je meldingen.
5. Hybride voorkeuren
Het tabblad Hybride voorkeuren bepaalt hoe deskbird voor jou plant en boekt. Meer weten over het plannen van je kantoordagen? Zie Plan je week of maand.
Standaard boekingstijden
Zet Persoonlijke standaard boekingstijden gebruiken aan en stel je gewenste begin- en eindtijd per dag in. Deze tijden worden gebruikt bij het boeken van een desk of parkeerplek: voor gewone boekingen, snel boeken en geautomatiseerde boekingen.
- Als een dag is uitgeschakeld, gelden je kantooruren als standaard.
- Je kunt de tijden altijd handmatig aanpassen tijdens het boeken.
Wekelijkse voorkeuren
Kies voor elke werkdag (maandag t/m vrijdag) een status, bijvoorbeeld Kantoor met het kantoor waar je werkt. Dit schema wordt elke week herhaald. deskbird vult je planning tot twee maanden vooruit in en houdt deze voor je bij. Je kunt je voorkeuren altijd aanpassen of wissen met Wekelijkse voorkeuren resetten.
⚠️ Zaterdag en zondag worden niet ondersteund door wekelijkse voorkeuren.
Boekingssuggesties
Zet Suggesties tonen aan om persoonlijke desk- en parkeersuggesties te krijgen voor je kantoordagen. Suggesties zijn gebaseerd op verschillende factoren:
- Toegewezen ruimtes worden altijd als eerste voorgesteld.
- Favoriete ruimtes komen daarna. Heb je meerdere favorieten in hetzelfde kantoor, dan worden ze op volgorde van voorkeur getoond.
- Je boekingsgeschiedenis, collega’s op kantoor, actuele beschikbaarheid en het gebied waar je meestal boekt.
Als suggesties zijn uitgeschakeld, zie je alleen de resources die je als favoriet hebt gemarkeerd. Meer weten? Zie Hoe gebruik je boekingssuggesties.
Geautomatiseerde boeking
Met geautomatiseerde boeking reserveert deskbird automatisch een resource voor je op je kantoordagen, zodat je dit niet zelf hoeft te doen.
- Zet Geautomatiseerde boeking gebruiken aan.
- Zet Desks, Parkeerplekken of beide aan.
- Bekijk het informatievak onder elke schakelaar: hier zie je voor welke kantoren geautomatiseerde boeking beschikbaar is voor dat type resource.
- Klik op Opslaan.
deskbird kiest de resource in deze volgorde:
- Toegewezen ruimtes worden altijd als eerste geboekt. Wil je altijd dezelfde ruimte boeken? Vraag je beheerder om er een aan jou toe te wijzen.
- Favoriete ruimtes komen daarna. Voeg je favoriete desks en parkeerplekken toe zodat deskbird weet waar je voorkeur naar uitgaat.
- Heb je geen toegewezen of favoriete ruimtes beschikbaar, dan boekt deskbird een andere beschikbare resource voor je.
💡 Kan een geautomatiseerde boeking niet worden uitgevoerd omdat alle geschikte ruimtes bezet zijn? Dan ontvang je een melding "Geen desks of parkeerplekken beschikbaar".
6. Jouw ruimtes
Het tabblad Jouw ruimtes toont de resources die aan jou zijn toegewezen en die je als favoriet hebt opgeslagen.
Toegewezen ruimtes
Dit zijn resources die een beheerder aan jou heeft toegewezen. Elke vermelding toont de naam van de resource en de locatie (kantoor, verdieping en gebied).
- Toegewezen ruimtes worden automatisch voor je geboekt als geautomatiseerde boeking aanstaat of als je je status op
Kantoorzet. Het label Auto-boeking ingeschakeld geeft aan wanneer dit geldt. - Voor anderen is jouw toegewezen ruimte zichtbaar als beperkt, tenzij andere prioriteitsregels gelden.
- Je kunt zelf geen toegewezen ruimtes toevoegen of verwijderen. Neem contact op met je deskbird-beheerder als er iets moet worden aangepast.
Favoriete ruimtes
Dit zijn de desks en parkeerplekken die je als favoriet hebt gemarkeerd. deskbird gebruikt deze om je boekingssuggesties te personaliseren en om geautomatiseerde boekingen te ondersteunen.
- Gebruik de filters om Alles, Desks, Parkeerplekken, Overig, Gebieden of Vergaderruimtes te tonen.
- Klik op het hartje naast een favoriet om deze te verwijderen.
Wil je weten hoe je favorieten toevoegt? Zie Sla een desk of gebied op als favoriet.