Beheer je profiel

Je deskbird-profiel is de plek waar je bepaalt hoe deskbird voor jou werkt: je foto, hoofdkantoor, voertuigen, taal, meldingen, hybride voorkeuren en de ruimtes die je het meest gebruikt. Als je dit eenmalig instelt, bespaar je tijd bij elke boeking en blijven je geautomatiseerde boekingen kloppen.

1. Open je profiel
2. Werk je naam en foto bij
3. Account
4. Meldingen
5. Hybride voorkeuren
6. Jouw ruimtes
7. Veelgestelde vragen

1. Open je profiel

Klik in de deskbird webapp linksonder op je profielicoon en kies daarna Profiel. Je profiel bestaat uit vier tabbladen: Account, Meldingen, Hybride voorkeuren en Jouw ruimtes.

In de mobiele app tik je onderaan op het tabblad Profiel.

Na het wijzigen van een instelling klik je rechtsboven op Opslaan. Klik op Annuleren om je wijzigingen ongedaan te maken.

2. Werk je naam en foto bij

Je naam, e-mailadres en bedrijfsnaam staan bovenaan je profiel. Je kunt je voornaam en achternaam direct aanpassen, tenzij je naam wordt gesynchroniseerd vanuit een extern systeem. Je zakelijke e-mailadres en bedrijfsnaam kunnen alleen door je deskbird admin worden gewijzigd. Moet een van deze gegevens aangepast worden en kun je het zelf niet wijzigen? Neem dan contact op met je deskbird admin.

Om je profielfoto te plaatsen of te wijzigen, klik je op het paarse icoon op je profielfoto (webapp) of tik je op het ronde icoon bovenaan het tabblad Profiel (mobiele app). Je kunt een afbeelding uploaden vanaf je apparaat of direct een foto maken met je camera.

💡 Gebruikt je bedrijf single sign-on via Microsoft? Dan wordt je Microsoft-profielafbeelding automatisch opgehaald bij je eerste inlog (via web of MS Teams).

3. Account

Het tabblad Account bevat je persoonlijke instellingen.

Kantoor & kantoorfuncties

Je Hoofdkantoor is de standaard kantoorlocatie die wordt gebruikt bij het plannen van je hybride werkweek. Zo stel je het in:

1. Open onder Kantoor & kantoorfuncties het dropdownmenu Hoofdkantoor.
2. Selecteer je voorkeurskantoor.
3. Klik op Opslaan om de wijziging toe te passen.

Deze instelling bepaalt welk kantoor standaard wordt geselecteerd als je dagen op kantoor plant.

Als je bedrijf het toestaat, kun je hier ook zelf kantoorfuncties toewijzen, zoals EHBO'er, Brandhulpverlener, BHV'er of Sleutelbeheerder. Is de optie grijs of ontbreekt deze? Neem dan contact op met je deskbird admin om een functie toe te laten wijzen.

Voertuigen & kentekens

Als je bedrijf een kenteken vereist voor parkeren, vind je een sectie Voertuigen & kentekens in je profiel, zowel op het web als in de mobiele app. Door je voertuigen daar op te slaan, hoef je niet telkens je kenteken in te voeren als je een parkeerplaats boekt.

1. Klik in de sectie Voertuigen & kentekens op Voertuig toevoegen.
2. Voer in het venster Nieuw voertuig toevoegen het Kenteken in. Optioneel kun je een Naam toevoegen, bijvoorbeeld "Privéauto".
3. Klik op Opslaan. Het voertuig wordt aan je profiel toegevoegd voor toekomstige boekingen.
4. Heb je meerdere voertuigen opgeslagen? Klik dan op Instellen als standaard naast het voertuig dat je het meest gebruikt. Er verschijnt dan een label Standaard.

Om een opgeslagen voertuig te wijzigen, klik je op het potloodicoon ernaast. Om het te verwijderen, klik je op het prullenbakicoon.

Als je een parkeerplaats boekt waarvoor een kenteken nodig is, wordt je standaardvoertuig automatisch geselecteerd in het veld Voertuig. Je kunt wisselen naar een ander opgeslagen voertuig of direct een nieuw voertuig toevoegen tijdens het boeken. Nieuwe voertuigen worden automatisch aan je profiel toegevoegd. Snel boeken en automatisch boeken gebruiken altijd je standaardvoertuig.

💡 Tip: Rij je tijdelijk in een huurauto of andere auto? Pas dan je standaardvoertuig aan zodat je automatische parkeerboekingen het juiste kenteken gebruiken.

⚠️ Let op: Zie je de sectie Voertuigen & kentekens niet op het web? Deze verschijnt alleen als je minimaal één parkeerterrein ziet waarvoor een kenteken vereist is. In de mobiele app is de sectie altijd zichtbaar. Neem contact op met je deskbird admin als je denkt dat deze ook op het web beschikbaar zou moeten zijn.

Taal en tijdsnotatie

Onder Account stel je in hoe deskbird tekst, datums en tijden weergeeft:

• Taalinstellingen — kies je voorkeurstaal in het dropdownmenu. De interface wordt direct bijgewerkt.
• Tijdsnotatie — kies 24-uurs of AM/PM. Het voorbeeld onder de instellingen laat zien hoe datums en tijden eruitzien.

Voor stapsgewijze instructies om de taal te wijzigen in de mobiele app of Microsoft Teams, zie De taal van je app wijzigen.

Privacy & veiligheid

• Performance & Analytics — zet deze schakelaar aan of uit om te bepalen of deskbird analytics-tools mag gebruiken om het gebruik van de app te begrijpen en te verbeteren.
• HRIS-afwezigheden opnieuw synchroniseren — als je bedrijf afwezigheden synchroniseert vanuit een HR-systeem, klik je op deze knop om je laatste afwezigheden op te halen.
• Wachtwoord opnieuw instellen — klik op deze knop om het wachtwoord waarmee je inlogt bij deskbird opnieuw in te stellen.

Nieuwe planningsweergave

Zet Nieuwe planningsweergave gebruiken (Bèta) aan om de vernieuwde Plannen-pagina te gebruiken, met een volledig overzicht van je geselecteerde dag en een weekagenda om tussen dagen te wisselen. Zet het op elk moment weer uit om terug te gaan naar de klassieke weergave. Voor meer informatie, zie Plan je week of maand.

4. Meldingen

Ga naar het tabblad Meldingen om te kiezen welke meldingen je ontvangt en hoe: per e-mail, pushmelding of via MS Teams. De beschikbare kanalen verschillen per melding. Meldingen zijn gegroepeerd in:

• Hybride werkdagen plannen — Herinneringen plannen om je week te plannen en Wijzigingen in planning als een manager je planning aanpast
• Bureaus en parkeerplaatsen — Agenda-uitnodigingen, Incheck herinneringen en Boekingsupdates
• Vergaderruimtes — Incheck herinneringen en Boekingsupdates
• Ticketing: Ticketupdates en Opmerkingen, e-mails over tickets die je hebt aangemaakt (alleen als je bedrijf Ticketing gebruikt; voorlopig alleen in de webapp)
• Overig — Volgverzoeken van collega's

Zet meldingen aan of uit met de schakelaars en klik daarna op Opslaan. Voor een volledige beschrijving van elke melding en hoe je ze beheert in de mobiele app, zie Meldingen beheren.

5. Hybride voorkeuren

Het tabblad Hybride voorkeuren bepaalt hoe deskbird voor jou plant en boekt. Meer over het plannen van je kantoordagen lees je in Plan je week of maand.

Standaard boekingsuren

Zet Persoonlijke standaard boekingsuren gebruiken aan en stel je gewenste begin- en eindtijd per dag in. Deze tijden worden gebruikt wanneer je een bureau of parkeerplaats boekt: bij gewone boekingen, snel boeken en geautomatiseerde boekingen.

• Als een dag is uitgeschakeld, gelden je kantooruren als standaard.
• Je kunt de tijd altijd handmatig aanpassen tijdens het boeken.

⚠️ Let op: Standaard boekingsuren vallen altijd binnen de openingstijden kantoor die je deskbird admin instelt. Je kunt alleen begin- en eindtijden kiezen binnen de openingstijden van je Hoofdkantoor. Boek je in een kantoor met kortere openingstijden, dan gelden die tijden.

Wekelijkse planningsvoorkeuren

Kies een status voor elke werkdag van maandag tot en met vrijdag, bijvoorbeeld Kantoor met het kantoor waar je werkt. Dit schema wordt elke week herhaald en deskbird vult je planning tot twee maanden vooruit automatisch in en houdt deze bij. Je kunt je voorkeuren op elk moment aanpassen of wissen met Wekelijkse voorkeuren resetten.

⚠️ Zaterdag en zondag worden niet ondersteund door wekelijkse planningsvoorkeuren.

Boekingssuggesties

Zet Sugesties tonen aan om persoonlijke bureau- en parkeertips te krijgen voor je kantoordagen. Suggesties zijn gebaseerd op verschillende factoren:

• Toegewezen plekken worden altijd als eerste voorgesteld.
• Favoriete ruimtes komen daarna. Heb je meerdere favorieten in hetzelfde kantoor, dan worden ze op volgorde getoond.
• Je boekingsgeschiedenis, collega's op kantoor, actuele beschikbaarheid en het gebied waar je meestal boekt.

Als suggesties zijn uitgeschakeld, zie je alleen de resources die je als favoriet hebt toegevoegd. Meer informatie vind je in Boekingssuggesties gebruiken.

Geautomatiseerde boekingen

Met geautomatiseerde boekingen boekt deskbird automatisch een resource voor je op je kantoordagen, zodat je dit niet zelf hoeft te doen.

1. Zet Geautomatiseerde boeking gebruiken aan.
2. Zet Bureaus, Parkeerplaatsen of beide aan.
3. Bekijk het informatievak onder elke schakelaar: hier zie je voor welke kantoren geautomatiseerde boeking beschikbaar is voor dat resourcetype.
4. Klik op Opslaan.

deskbird kiest de resource in deze volgorde:

1. Toegewezen plekken worden altijd als eerste geboekt. Wil je altijd dezelfde plek boeken? Vraag je admin om er een toe te wijzen.
2. Favoriete ruimtes komen daarna. Voeg je favoriete bureaus en parkeerplaatsen toe zodat deskbird weet waar je voorkeur ligt.
3. Heb je geen toegewezen of favoriete plekken beschikbaar, dan boekt deskbird een andere beschikbare resource voor je.

💡 Kan een geautomatiseerde boeking niet worden uitgevoerd omdat alle geschikte plekken bezet zijn? Dan ontvang je een melding "Geen bureaus of parkeerplaatsen beschikbaar".

6. Jouw ruimtes

Het tabblad Jouw ruimtes toont de resources die aan jou zijn toegewezen en die je als favoriet hebt opgeslagen.

Toegewezen plekken

Dit zijn resources die een admin aan jou heeft toegewezen. Elke vermelding toont de naam van de resource en de locatie (kantoor, verdieping en gebied).

• Toegewezen plekken worden automatisch voor je geboekt als automatisch boeken is ingeschakeld of als je je status op Kantoor zet. Het label Automatisch boeken ingeschakeld geeft aan wanneer dit geldt.
• Voor anderen is je toegewezen plek beperkt zichtbaar, tenzij andere prioriteitsregels gelden.
• Je kunt zelf geen toegewezen plekken toevoegen of verwijderen. Neem contact op met je deskbird admin als er iets moet worden aangepast.

Favoriete ruimtes

Dit zijn de bureaus en parkeerplaatsen die je als favoriet hebt gemarkeerd. deskbird gebruikt deze om je boekingssuggesties te personaliseren en geautomatiseerde boekingen te ondersteunen.

• Gebruik de filters om Alles, Bureaus, Parkeerplaatsen, Overig, Gebieden of Vergaderruimtes te tonen.
• Klik op het hartje naast een favoriet om deze te verwijderen.

Hoe je favorieten toevoegt lees je in Een bureau of gebied als favoriet opslaan.

7. Veelgestelde vragen