Kalendersynchronisatie voor planningsstatus en vergaderruimtes

1. Ga naar Beheer > Integraties.
2. Klik op Verbinden (of Synchronisatie bijwerken als je al een verbinding hebt).
3. Selecteer Microsoft.
4. Log in met een Global Administrator account.
5. Geef toestemming voor alle gevraagde machtigingen en volg de stappen op het scherm.

1. Open het Microsoft Entra ID (Azure) portaal.
2. Ga naar Enterprise applications.
3. Selecteer de deskbird-app (deskbird Calendar Sync).
4. Open in het menu aan de linkerkant Permissions.
5. Klik op Grant admin consent for <jouw bedrijfsnaam> en accepteer alle machtigingen.

Tip: Je kunt de toegang beperken tot specifieke agenda’s met een Microsoft Application Access Policy.

• Place.Read.All
  Hiermee kan deskbird informatie over bedrijfsruimtes lezen (zoals vergaderruimtes en ruimtelijsten) zodat ruimtes kunnen worden geïmporteerd in deskbird.
• Calendars.ReadWrite
  Hiermee kan deskbird afspraken aanmaken, lezen, bijwerken en verwijderen op ruimteagenda’s om boekingen van vergaderruimtes gesynchroniseerd te houden.

Dit zijn machtigingen op applicatieniveau, wat betekent dat deskbird toegang heeft tot de Microsoft Graph API als applicatie (niet namens een gebruiker).

1. Open de Google Admin-console (Super Admin vereist).
2. Ga naar Beveiliging > Toegang en gegevensbeheer > API-beheer.
3. Onder Domain wide delegation, klik op Domain wide delegation beheren.
4. Klik op Nieuw toevoegen.
5. Vul Client-ID in: 108092835268664080778
6. Voeg bij OAuth-scopes de onderstaande scopes toe en klik op Autoriseren.

https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.resource.calendar.readonly
https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly
https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email
https://www.googleapis.com/auth/calendar.events

1. Ga naar Beheer > Integraties.
2. Klik op Verbinden (of Synchronisatie bijwerken als je al een verbinding hebt).
3. Selecteer Google.
4. Log in met je Google-beheerder account.
5. Geef toestemming voor alle gevraagde machtigingen en volg de stappen op het scherm.

Wat gebruikers zien in hun agenda’s

• Microsoft Outlook: statussen worden weergegeven als hele dag-evenementen.
• Google Agenda: statussen verschijnen als werkplekvermeldingen.

Het type gebeurtenis hangt af van de gekozen status:

• Kantoor en Mobiel werken → werkplekvermeldingen
• Afwezig en aangepaste statussen → hele dag-evenementen

1. Open de deskbird webapp.
2. Ga naar Admin > Verdiepingen & ruimtes.
3. Klik op + Gebied toevoegen en selecteer vergaderruimte.
4. Vul de details van de ruimte in (naam, capaciteit, enz.) en klik op Opslaan.

💡 Handmatig aangemaakte vergaderruimtes kunnen niet worden gesynchroniseerd met Google- of Microsoft-agenda's.

Stap 1 – Kalendersynchronisatie voor ruimtes instellen

• Ga naar Admin > Integraties > Rooms kalendersynchronisatie.
• Kies Google of Microsoft en rond de installatie van de provider hierboven af.

Stap 2 – Ruimtes importeren

• Ga naar Admin > Verdiepingen & ruimtes > + Gebied toevoegen > vergaderruimte > Ruimte importeren uit Microsoft of Google.
• Selecteer ruimtes uit je gekoppelde tenant en importeer ze.

Opmerkingen

• Microsoft: nieuw aangemaakte of bijgewerkte ruimtes kunnen tot 48 uur nodig hebben om zichtbaar te worden.
• Google: zorg ervoor dat de ruimtecategorie is ingesteld op CONFERENCE_ROOM.
• Acceptatie & afwijzing: de resource-agenda van de ruimte in Google/Microsoft bepaalt of een boeking wordt geaccepteerd. Als een boeking wordt afgewezen, wordt deze verwijderd uit deskbird.

💡 Zodra ruimtes zijn geïmporteerd, kun je conferentielinks aanmaken bij het boeken van vergaderruimtes in deskbird (afhankelijk van je providerinstellingen).

💡 De zoekfunctie houdt exact rekening met de naam van de ruimte (inclusief spelling en leestekens). Voer de naam van de ruimte in zoals deze in de provider-directory staat.

In Microsoft Outlook worden statusupdates weergegeven als hele-dag-evenementen. Dit geldt bijvoorbeeld voor Afwezig en alle aangepaste statussen.

Ja. deskbird respecteert de beperkingen die zijn ingesteld in Outlook/Exchange (bijv. “kan niet meer dan 6 maanden vooruit geboekt worden”). De aanvraag lijkt in eerste instantie succesvol, maar als Outlook deze afwijst, krijgt de gebruiker een melding en blijft de boeking niet in deskbird staan.

Beperkingen worden niet met terugwerkende kracht toegepast: boekingen die voor het inschakelen van de regel zijn gemaakt, worden niet beïnvloed (zelfde gedrag als bij Microsoft).

deskbird kan Outlook-beperkingen niet omzeilen. De resource-agenda van de ruimte bepaalt of een boeking wordt geaccepteerd. Als Outlook de aanvraag afwijst (bijv. gebruiker niet toegestaan, goedkeuring vereist), wordt de boeking na afwijzing uit deskbird verwijderd.

In Google Agenda verschijnen statusupdates als werkplekvermeldingen voor Kantoor en Mobiel werken.

Afwezig en alle aangepaste statussen worden weergegeven als hele-dag-evenementen.

Controleer of de ruimte is ingesteld als resource in Google Workspace en (voor de beste compatibiliteit) de categorie CONFERENCE_ROOM gebruikt. Controleer ook of domeinbrede delegatie correct is ingesteld en alle benodigde machtigingen zijn geautoriseerd.

Ja. Google is leidend voor de acceptatie van ruimtes. Als een ruimteagenda een boekingsverzoek afwijst, blijft de boeking niet in deskbird staan.