Gli Admin e i Manager in deskbird possono visualizzare, modificare, fare check-in o cancellare le prenotazioni effettuate dai loro membri del team. Questo è utile per mantenere una panoramica accurata dell’ufficio e aiutare i colleghi quando non possono gestire le proprie prenotazioni.
- Chi può gestire le prenotazioni dei colleghi
- Visualizzare tutte le prenotazioni
- Modificare la prenotazione di un collega
- Cancellare la prenotazione di un collega
- Fare check-in per un collega
- Esportare le prenotazioni
1. Chi può gestire le prenotazioni dei colleghi
La vista Tutte le prenotazioni è disponibile per gli utenti con il Ruolo di Admin o Manager. Le prenotazioni visibili dipendono dal tuo ambito:
- I Manager vedono le prenotazioni dei membri dei team o degli uffici che gestiscono.
- Gli Admin globali vedono tutte le prenotazioni dell’organizzazione.
2. Visualizzare tutte le prenotazioni
- Vai alla scheda Prenotazioni.
- Apri il menu a tendina Le mie prenotazioni e seleziona Tutte le prenotazioni.
- Usa Altri filtri per restringere i risultati, ad esempio per ufficio, utente, stato, tipo di risorsa, data o targa.
Ogni voce mostra la data, la risorsa e lo stato attuale della prenotazione.
3. Modificare la prenotazione di un collega
- In Tutte le prenotazioni, trova la prenotazione futura che vuoi modificare.
- Clicca sull’icona della matita accanto alla prenotazione.
- Aggiorna la data, la risorsa o altri dettagli secondo necessità.
- Salva le modifiche. Il collega riceverà una notifica dell’aggiornamento.
⚠️ Solo le prenotazioni future possono essere modificate. Le prenotazioni completate o cancellate sono di sola lettura.
4. Cancellare la prenotazione di un collega
- In Tutte le prenotazioni, trova la prenotazione che vuoi rimuovere.
- Clicca sull’icona del cestino accanto alla prenotazione.
- Conferma la cancellazione quando richiesto.
Lo spazio sarà subito disponibile per altri utenti.
Per cancellare più prenotazioni contemporaneamente dal web, selezionale con le caselle di controllo e clicca su Cancella prenotazioni. Il numero sul pulsante indica quante delle prenotazioni selezionate puoi cancellare; le altre verranno saltate. Conferma con Cancella prenotazioni nella finestra di dialogo, oppure clicca su Conservale per tornare indietro. Le prenotazioni cancellate non possono essere ripristinate.
5. Fare check-in per un collega
- In Tutte le prenotazioni, trova la prenotazione attuale del collega contrassegnata come
Adesso. - Clicca su Check-in.
Per fare check-in per più colleghi contemporaneamente dal web, seleziona le loro prenotazioni con le caselle di controllo e clicca su Check-in. Il numero sul pulsante indica quante delle prenotazioni selezionate possono essere registrate in questo momento.
💡 Usa questa opzione solo quando necessario — ad esempio, in caso di emergenza in cui il collega non può fare check-in da solo. Invita i colleghi a fare check-in tramite l’app o il QR code quando possibile.
⚠️ Il check-in per conto di un collega non è disponibile se l’impostazione di check-in della tua azienda è impostata solo su QR code.
6. Esportare le prenotazioni
Dal web, puoi esportare le prenotazioni in un file Excel:
- In Tutte le prenotazioni, imposta le schede e i filtri che ti servono, ad esempio un ufficio e un intervallo di date.
- Opzionale: seleziona singole prenotazioni con le caselle di controllo per esportare solo quelle.
- Clicca su Esporta XLSX. La finestra di dialogo Esporta prenotazioni riepiloga cosa verrà esportato: la scheda attuale, i filtri attivi e il totale dell’elenco corrente o il numero di prenotazioni selezionate.
- Clicca su Esporta XLSX nella finestra di dialogo per scaricare il file.