Der Tab Besuche von deskbird gibt dir eine klare Übersicht über alle Besuchereinladungen, die du erstellt hast – inklusive bevorstehender und vergangener Besuche. Hier kannst du Details einsehen, Änderungen vornehmen oder einen Besuch jederzeit stornieren.
- Deine Besuchereinladungen ansehen
- Eine Besuchereinladung bearbeiten
- Eine Besuchereinladung stornieren
1. Deine Besuchereinladungen ansehen
Um deine Besuchereinladungen zu sehen, gehe im Hauptmenü zu Besuche. Die Liste zeigt alle Besuche, die du erstellt hast, darunter:
- Besuchstitel, Datum und Uhrzeit.
- Die Besucher, die dem Besuch zugeordnet sind, und ihr aktueller Status (z. B.
Eingeladen,Eingecheckt,Ausgecheckt).
💡 Normale Nutzer sehen nur die Besuche, die sie selbst erstellt haben. Empfangsmitarbeiter können alle Besuche für ihr zugewiesenes Büro sehen, und globale Admins sehen Besuche in allen Büros.
2. Eine Besuchereinladung bearbeiten
So aktualisierst du einen bestehenden Besuch:
- Gehe im Hauptmenü zu Besuche.
- Finde den Besuch, den du ändern möchtest, und öffne das Drei-Punkte-Menü (⋮).
- Wähle Besuch bearbeiten aus.
- Aktualisiere die relevanten Felder – wie Titel, Datum und Uhrzeit, Typ oder Besucherdetails.
- Speichere deine Änderungen. deskbird fragt dich, ob du die Besucher über die Änderung informieren möchtest.
Wenn du benachrichtigst, erhält der Besucher eine Besuch geändert-E-Mail mit den aktualisierten Details.
💡 Wenn du den Typ änderst, können sich die Anweisungen und angezeigten Dokumente für deinen Besucher im Besucherportal ändern.
💡 Du kannst auch einzelne Besucherdetails (Name, E-Mail oder Firma) direkt in der Besucherübersicht mit dem Stift-Symbol neben dem Eintrag des Besuchers bearbeiten.
3. Eine Besuchereinladung stornieren
So stornierst du einen Besuch komplett:
- Gehe im Hauptmenü zu Besuche.
- Öffne das Drei-Punkte-Menü (⋮) neben dem Besuch.
- Wähle Besuch löschen aus.
- Entscheide, ob du eine Stornierungs-E-Mail an die Besucher senden möchtest, und bestätige dann.
⚠️ Das Löschen eines Besuchs ist endgültig. Wenn du nur einen Besucher aus einem Besuch mit mehreren Gästen entfernen möchtest, nutze das Mülleimer-Symbol neben dem Eintrag des Besuchers in der Besucherübersicht, anstatt den gesamten Besuch zu löschen.