Wenn ein Besucher in deinem Büro ankommt, kannst du oder ein Empfangsmitarbeiter ihn direkt über den deskbird-Besuche-Tab einchecken. Damit bestätigst du seine Ankunft, benachrichtigst den Gastgeber und — falls eingerichtet — wird automatisch ein Besucherausweis gedruckt.
- Besucher über den Besuche-Tab einchecken
- Was nach dem Check-in passiert
- Besucher als abgereist markieren
1. Besucher über den Besuche-Tab einchecken
So checkst du einen angekommenen Besucher manuell ein:
- Gehe im Hauptmenü zu Besuche.
- Finde den entsprechenden Besuch in der Liste. Du kannst nach dem Namen des Besuchers suchen oder zu den heutigen Besuchen scrollen.
- Klicke auf den Check-in-Button neben dem Namen des Besuchers.
Der Status des Besuchers ändert sich zu Eingecheckt und die Check-in-Zeit wird automatisch erfasst.
💡 Empfangsmitarbeiter und globale Admins können Besucher für jeden Besuch in ihrem zugewiesenen Büro einchecken. Normale Nutzer können nur Besuche sehen und verwalten, die sie selbst erstellt haben.
2. Was nach dem Check-in passiert
Sobald ein Besucher eingecheckt ist, passiert Folgendes automatisch:
- Benachrichtigung des Gastgebers — Der Gastgeber (Organisator des Besuchs) erhält eine Benachrichtigung über Microsoft Teams und per E-Mail, dass sein Besucher angekommen ist. Der Gastgeber kann direkt aus der Benachrichtigung mit Ich bin unterwegs antworten; diese Antwort wird in der Besucherübersicht angezeigt, damit der Empfang weiß, dass der Gastgeber kommt.
- Ausweisdruck — Wenn in deinem Büro der Ausweisdruck eingerichtet ist, wird jetzt ein Besucherausweis gedruckt. Es ist keine weitere Aktion nötig.
- Live-Update der Übersicht — Der Besucher erscheint in der Liste Jetzt vor Ort, die Empfangsmitarbeiter und Admins oben auf der Besuche-Seite sehen können.
💡 Du kannst die Gastgeber-Benachrichtigung auch manuell aus der Besucherübersicht auslösen, indem du auf den Benachrichtigen-Button neben dem Besucher klickst, wenn die Microsoft Teams-Integration beim Gastgeber aktiv ist.
3. Besucher als abgereist markieren
Wenn ein Besucher geht, checke ihn aus, damit die Vor-Ort-Liste aktuell bleibt:
- Gehe im Hauptmenü zu Besuche.
- Finde den Besuch und klicke auf den Check-out-Button neben dem Namen des Besuchers.
Der Besucher wird aus der Liste Jetzt vor Ort entfernt und seine Abreisezeit wird erfasst. Wenn bei einem Mehrpersonen-Besuch alle Besucher ausgecheckt wurden, wird der Besuch automatisch als abgeschlossen markiert.
💡 Der Gastgeber wird automatisch über Microsoft Teams und per E-Mail benachrichtigt, wenn sein Besucher auscheckt, sodass er die Übersicht nicht selbst beobachten muss.
⚠️ Es ist besonders wichtig, die Check-outs korrekt zu halten – vor allem im Notfall, wenn es entscheidend ist, genau zu wissen, wer sich noch im Gebäude befindet.