Wenn ein Besucher in Ihrem Büro ankommt, können Sie oder ein Empfangsmitarbeiter ihn direkt über den deskbird Visits-Tab einchecken. Damit wird die Ankunft bestätigt, der Gastgeber benachrichtigt und – falls eingerichtet – der Druck eines Besucherausweises ausgelöst.
- Einen Besucher über den Visits-Tab einchecken
- Was nach dem Check-in passiert
- Einen Besucher als abgereist markieren
1. Einen Besucher über den Visits-Tab einchecken
So checken Sie einen angekommenen Besucher manuell ein:
- Gehen Sie im Hauptmenü zu Visits.
- Suchen Sie den entsprechenden Besuch in der Liste. Sie können nach dem Namen des Besuchers suchen oder zu den heutigen Besuchen scrollen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Check-in neben dem Namen des Besuchers.
Der Status des Besuchers ändert sich zu Checked in und die Check-in-Zeit wird automatisch erfasst.
💡 Empfangsmitarbeiter und globale Administratoren können Besucher für jeden Besuch in ihrem zugewiesenen Büro einchecken. Normale Nutzer können nur Besuche sehen und verwalten, die sie selbst erstellt haben.
2. Was nach dem Check-in passiert
Nachdem ein Besucher eingecheckt wurde, passiert Folgendes automatisch:
- Benachrichtigung des Gastgebers — Der Gastgeber (Besuchsorganisator) erhält eine Benachrichtigung über Microsoft Teams und per E-Mail, dass sein Besucher angekommen ist. Der Gastgeber kann direkt aus der Benachrichtigung mit Ich bin unterwegs antworten; diese Antwort wird in der Besucherübersicht angezeigt, sodass der Empfang weiß, dass der Gastgeber kommt.
- Ausweisdruck — Wenn in Ihrem Büro der Ausweisdruck eingerichtet ist, wird jetzt ein Besucherausweis gedruckt. Es sind keine weiteren Schritte nötig.
- Live-Update der Übersicht — Der Besucher erscheint in der Liste Jetzt vor Ort, die Empfangsmitarbeiter und Administratoren oben auf der Visits-Seite sehen können.
💡 Sie können die Benachrichtigung des Gastgebers auch manuell aus der Besucherübersicht auslösen, indem Sie auf die Schaltfläche Benachrichtigen neben dem Besucher klicken, sofern die Microsoft Teams-Integration beim Gastgeber aktiv ist.
3. Einen Besucher als abgereist markieren
Wenn ein Besucher das Gebäude verlässt, checken Sie ihn aus, um die Vor-Ort-Liste aktuell zu halten:
- Gehen Sie im Hauptmenü zu Visits.
- Suchen Sie den Besuch und klicken Sie auf die Schaltfläche Check-out neben dem Namen des Besuchers.
Der Besucher wird aus der Liste Jetzt vor Ort entfernt und die Abreisezeit wird erfasst. Wenn bei einem Mehrpersonen-Besuch alle Besucher ausgecheckt wurden, wird der Besuch automatisch als abgeschlossen markiert.
⚠️ Eine genaue Erfassung der Check-outs ist besonders im Notfall wichtig, da es dann entscheidend ist, genau zu wissen, wer sich noch im Gebäude befindet.