Buchungen für dein Team anzeigen und verwalten

Admins und Manager in deskbird können Buchungen ihrer Teammitglieder einsehen, bearbeiten, einchecken oder stornieren. Das ist hilfreich, um die Büroübersicht aktuell zu halten und Kollegen zu unterstützen, wenn sie ihre eigenen Buchungen nicht selbst verwalten können.

1. Wer Buchungen von Kollegen verwalten kann
2. Alle Buchungen anzeigen
3. Buchung eines Kollegen bearbeiten
4. Buchung eines Kollegen stornieren
5. Kollegen einchecken
6. Buchungen exportieren

1. Wer Buchungen von Kollegen verwalten kann

Die Ansicht Alle Buchungen steht Usern mit der Admin- oder Manager-Rolle zur Verfügung. Welche Buchungen du siehst, hängt von deinem Geltungsbereich ab:

• Manager sehen Buchungen von Mitgliedern ihrer verwalteten Teams oder Büros.
• Globale Admins sehen alle Buchungen im gesamten Unternehmen.

2. Alle Buchungen anzeigen

1. Wechsle zum Tab Buchungen.
2. Öffne das Dropdown Meine Buchungen und wähle Alle Buchungen aus.
3. Nutze Weitere Filter, um die Ergebnisse einzugrenzen, zum Beispiel nach Büro, User, Status, Ressourcentyp, Datum oder Kennzeichen.

Jeder Eintrag zeigt das Datum, die Ressource und den aktuellen Status der Buchung an.

3. Buchung eines Kollegen bearbeiten

1. Suche in Alle Buchungen die bevorstehende Buchung, die du ändern möchtest.
2. Klicke auf das Stiftsymbol neben der Buchung.
3. Aktualisiere das Datum, die Ressource oder andere Details nach Bedarf.
4. Speichere die Änderungen. Der Kollege wird über das Update benachrichtigt.

⚠️ Nur bevorstehende Buchungen können bearbeitet werden. Abgeschlossene oder stornierte Buchungen sind schreibgeschützt.

4. Buchung eines Kollegen stornieren

1. Suche in Alle Buchungen die Buchung, die du entfernen möchtest.
2. Klicke auf das Mülleimersymbol neben der Buchung.
3. Bestätige die Stornierung, wenn du dazu aufgefordert wirst.

Der Platz wird sofort für andere zur Buchung freigegeben.

Um mehrere Buchungen gleichzeitig im Web zu stornieren, wähle sie mit den Checkboxen aus und klicke auf Buchungen stornieren. Die Zahl auf dem Button zeigt an, wie viele der ausgewählten Buchungen du stornieren darfst; die anderen werden übersprungen. Bestätige mit Buchungen stornieren im Dialog oder klicke auf Behalten, um zurückzugehen. Stornierte Buchungen können nicht wiederhergestellt werden.

5. Kollegen einchecken

1. Suche in Alle Buchungen die aktuelle Buchung des Kollegen, die mit Jetzt markiert ist.
2. Klicke auf Check-in.

Um mehrere Kollegen gleichzeitig im Web einzuchecken, wähle ihre Buchungen mit den Checkboxen aus und klicke auf Check-in. Die Zahl auf dem Button zeigt an, wie viele der ausgewählten Buchungen jetzt eingecheckt werden können.

💡 Nutze diese Option nur in Ausnahmefällen – zum Beispiel in einem Notfall, wenn der Kollege sich nicht selbst einchecken kann. Bitte Kollegen, wann immer möglich, den Check-in über die App oder den QR-Code selbst durchzuführen.

⚠️ Das Einchecken im Namen eines Kollegen ist nicht möglich, wenn in deinem Unternehmen die Check-in-Einstellung ausschließlich auf QR-Code gesetzt ist.

6. Buchungen exportieren

Im Web kannst du Buchungen als Excel-Datei exportieren:

1. Stelle in Alle Buchungen die gewünschten Tabs und Filter ein, zum Beispiel ein Büro und einen Datumsbereich.
2. Optional: Wähle einzelne Buchungen mit den Checkboxen aus, um nur diese zu exportieren.
3. Klicke auf Export XLSX. Der Dialog Buchungen exportieren fasst zusammen, was exportiert wird: der aktuelle Tab, die aktiven Filter und entweder die Gesamtzahl der aktuellen Liste oder die Anzahl der ausgewählten Buchungen.
4. Klicke im Dialog auf Export XLSX, um die Datei herunterzuladen.