Desks Professional en hoger of Dock Plus
Portfolio overview toont al je kantoren op één scherm: hoe vol elk kantoor is, hoeveel bureaus gemiddeld leeg blijven en welke verdiepingen en gebieden onderbenut zijn. Dit is gemaakt voor vastgoedanalyses, huurverlengingen, budgetplanning en consolidatieprojecten, zodat je niet langer per kantoor rapporten hoeft te maken. Alle cijfers zijn gebaseerd op daadwerkelijke aanwezigheid die wordt gedetecteerd door de deskbird Dock, niet op boekingen, en worden elke nacht bijgewerkt.
- Voor je begint
- Waar vind je Portfolio overview
- KPI-kaarten en status
- Kantoren vergelijken en exporteren
- Inzoomen op een kantoor
- Hoe de cijfers worden berekend
- Beperkingen en datanotities
- Veelgestelde vragen
1. Voor je begint
- Abonnement: Portfolio overview is onderdeel van Werkplekintelligentie, dat inbegrepen is bij Desks Professional en hoger en ook los verkrijgbaar is als abonnement. Zie Feature Availability.
- Functie: Global Admins, Office Admins en gebruikers met een aangepaste functie die de machtiging Office-analytics bekijken bevat, kunnen de pagina openen. Office Admins en aangepaste functies zien alleen de kantoren die aan hen zijn toegewezen. Aangepaste functies stel je in onder Admin > Gebruikersbeheer: Functies & machtigingen, in de groep Analyses-machtigingen.
- Kantoordetectie: een kantoor verschijnt pas in de cijfers nadat deskbird Dock daar mensen heeft gedetecteerd. Stel kantoordetectie in voor elk kantoor dat je wilt meenemen.
- Bureaus gekoppeld aan monitoren: cold desks, onderbenutte gebieden en het overzicht per verdieping en gebied gebruiken alleen bureaus die aan een monitor zijn gekoppeld. Zie Resource detectie.
💡 Tip: hoe meer bureaus je koppelt aan monitoren, hoe meer detail je krijgt over verdiepingen, gebieden en lege bureaus. Gemiddelde bezetting werkt ook zonder gekoppelde bureaus.
2. Waar vind je Portfolio overview
- Ga naar Intelligentie > Portfolio overview.
- Kies een periode met de datumkiezer bovenaan de pagina: Afgelopen week, Afgelopen maand, Afgelopen 3 maanden, Afgelopen jaar of Aangepast bereik (maximaal 366 dagen).
De datumkiezer bepaalt alle cijfers op de pagina, ook op de kantoorpagina’s. Elke periode loopt tot en met gisteren, omdat de data één keer per nacht wordt bijgewerkt.
3. KPI-kaarten en status
Bovenaan de pagina vatten vier kaarten alle kantoren samen die je kunt zien:
- Kantoren gevolgd: het aantal kantoren dat detectiedata heeft gestuurd in de gekozen periode, van het totaal aantal kantoren (bijvoorbeeld 10/151), en hoeveel actieve bureaus deze kantoren hebben.
- Gemiddelde bezetting: hoeveel mensen er op een gemiddelde open dag binnenkwamen, vergeleken met het aantal bureaus, met de status van het hele portfolio. 70% betekent 70 mensen per 100 bureaus. De waarde kan boven de 100% uitkomen.
- Cold desks: het aantal gekoppelde bureaus dat op een gemiddelde open dag door niemand is gebruikt voor minstens 60 minuten. Dit zijn bureaus waarvoor je betaalt, maar die niet worden gebruikt.
- Onderbenutte gebieden: het aantal gebieden waar meer dan de helft van de gekoppelde bureaus leeg blijft.
Elk kantoor, elke verdieping en elk gebied krijgt een status op basis van de bezetting:
| Status | Bezetting | Betekenis |
|---|---|---|
| Onderbenut | Minder dan 50% | Minder dan de helft van de bureaus is nodig op een gemiddelde dag. |
| Gezond | 50% tot 80% | Typisch gebruik met ruimte over. |
| Bijna vol | 80% tot 100% | Druk, met weinig vrije capaciteit op een gemiddelde dag. |
| Boven capaciteit | Boven 100% | Er komen meer mensen dan er bureaus zijn. |
Als geen van je kantoren bureaus aan monitoren heeft gekoppeld, zijn de kaarten Cold desks en Onderbenutte gebieden grijs met een hint om bureaus te koppelen.
4. Kantoren vergelijken en exporteren
Onder de KPI-kaarten vergelijkt de grafiek Bezetting vergelijken kantoren per dag over de gekozen periode:
- Standaard toont deze het Totaalgemiddelde van alle kantoren, het kantoor met de hoogste bezetting (HOOG) en het kantoor met de laagste (LAAG).
- Klik op Kantoor toevoegen om tot 5 extra kantoren te vergelijken met het gemiddelde.
- Een korte samenvatting onder de grafiek beschrijft hoe het gemiddelde zich heeft ontwikkeld in de periode.
In het gedeelte Kantoren kun je wisselen tussen Kaarten en Tabel. De tabel toont de kolommen Kantoor, Stad, Gemiddelde bezetting, Totaal bureaus en Cold desks, en de bezettingsbalk is gekleurd op basis van de status. Als slechts een deel van de bureaus van een kantoor is gekoppeld, zie je in de tabel ook hoeveel dat er zijn.
- Zoeken: typ een kantoornaam om de lijst te filteren.
- Filteren: toon alleen kantoren met een bepaalde status.
- Sorteren: sorteer de kantoren op gemiddelde bezetting, kantoornaam, stad, totaal bureaus of cold desks.
- Exporteren: klik op Exporteren bovenaan de pagina om het printvenster van je browser te openen en sla de pagina op als PDF voor een meeting of rapport.
⚠️ Belangrijk: kantoren zonder detectiedata krijgen een melding om kantoordetectie in te stellen. Ze worden pas meegeteld als deskbird Dock daar mensen detecteert.
5. Inzoomen op een kantoor
Klik op een kantoor om de details te openen (Terug brengt je terug naar het portfolio). In de header zie je de status en bezetting (bijvoorbeeld Gezond | 72%), de stad en het aantal verdiepingen en bureaus. Daaronder:
- Wekelijkse bezetting: de gemiddelde bezetting per weekdag, maandag t/m vrijdag, met een samenvatting van de drukste en rustigste dag. Gebruik dit om ankerdagen in te stellen of bureaus vrij te geven op rustige dagen.
- Bezettingstrend: de bezetting van het kantoor per dag, vergeleken met Gem. alle kantoren (de kantoren die je kunt zien). De samenvatting toont hoeveel punten het kantoor boven of onder het gemiddelde zit.
- Verdieping- & Gebiedsoverzicht: bezetting, totaal bureaus en cold desks per verdieping. Klap een verdieping uit om de gebieden te zien, en gebruik zoeken, filteren en sorteren zoals in de kantorenlijst. Kantoren zonder gekoppelde bureaus tonen een hint om bureaus te koppelen.
💡 Tip: in het Verdieping- & Gebiedsoverzicht is de kolom Gemiddelde bezetting gebaseerd op alleen gekoppelde bureaus (bureaugebruik, zie sectie 6). Dit kan dus afwijken van de kantoorbezetting in de header.
Voor uurlijkse patronen en detail op bureauniveau van hetzelfde kantoor, klik op Kantoorbezetting rechtsboven. Dit opent Dock analytics.
6. Hoe de cijfers worden berekend
Portfolio overview telt de data per dag op en deelt daarna. Er worden nooit percentages gemiddeld, dus een groot kantoor telt zwaarder mee dan een klein, en een drukke maandag telt echt als druk. Alleen open dagen (volgens de openingstijden kantoor) tellen mee.
- Persoon in het kantoor: iemand van wie het apparaat door deskbird Dock in het kantoor is gedetecteerd voor minstens 60 minuten die dag, op het kantoornetwerk of aangesloten op een monitor. Elk apparaat telt één keer per dag.
- Gemiddelde bezetting: alle persoon-in-kantoor-dagen gedeeld door alle actieve-bureaudagen. Actieve bureaus zijn flexplekken die die dag geboekt konden worden, met of zonder monitor. De waarde is niet begrensd op 100%.
- Cold desks: gekoppelde bureaus die door niemand zijn gebruikt voor minstens 60 minuten binnen de openingstijden, gemiddeld over de dagen dat het kantoor gekoppelde bureaus had. Het tellen begint bij het eerste Dock-signaal van het kantoor.
- Bureaugebruik (verdiepingen en gebieden): gebruikte gekoppelde bureaudagen gedeeld door gekoppelde bureaudagen, begrensd op 100%. Een gebied met bureaugebruik onder de 50% telt als onderbenut gebied.
Voorbeeld voor één open dag in een kantoor met 100 bureaus:
| Kantoorinstelling | Data die dag | Gemiddelde bezetting | Cold desks | Verdiepingen en gebieden |
|---|---|---|---|---|
| Geen detectie | Geen | Niet meegeteld | Niet meegeteld | Niet meegeteld |
| Alleen kantoordetectie | 70 mensen voor 1 uur of meer | 70% | Geen (geen gekoppelde bureaus) | Hint om bureaus te koppelen |
| Gedeeltelijk gekoppeld | 70 mensen, 40 bureaus gekoppeld, 30 gebruikt | 70% | 10 | 75% bureaugebruik |
| Volledig gekoppeld | 62 mensen, 100 bureaus gekoppeld, 55 gebruikt | 62% | 45 | 55% bureaugebruik |
💡 Tip: gemiddelde bezetting gebruikt kantoordetectie en dekt dus iedereen in het kantoor. Cold desks en de cijfers per verdieping en gebied gebruiken gekoppelde monitoren, dus die dekken alleen gekoppelde bureaus.
7. Beperkingen en datanotities
- Dagelijks, niet live: data wordt elke nacht bijgewerkt en loopt altijd tot en met gisteren.
- Aanwezigheid, geen boekingen: boekingen en inchecken worden niet gebruikt.
- Alleen bureaus: vergaderruimtes en parkeerplaatsen zijn niet inbegrepen.
- Korte bezoeken: verblijven korter dan 60 minuten tellen niet mee, voor mensen of bureaus.
- Wijzigende bureaustand: elke dag houdt het aantal bureaus dat er toen was. Bureaus die je toevoegt of verwijdert, veranderen de telling vanaf dat moment.
- Koppelstatus: het aantal gekoppelde bureaus in de kantoortabel is altijd de stand van vandaag, terwijl cold desks over de gekozen periode gaan.
- Inactieve kantoren: een kantoor valt uit de cijfers 2 maanden na het laatste detectiesignaal.
- Nieuwe bedrijven: cijfers verschijnen vanaf de eerste dag van detectie en vullen aan naarmate er data binnenkomt. Een korte melding op de pagina toont de voortgang tot er 2 volle weken aan data zijn.
8. Veelgestelde vragen
Controleer het volgende:
- Je bedrijf heeft Werkplekintelligentie (Desks Professional en hoger, of een los abonnement).
- Je bent Global Admin of Office Admin, of je aangepaste functie bevat de machtiging Office-analytics bekijken.
Alleen kantoren waar deskbird Dock mensen heeft gedetecteerd in de gekozen periode worden meegeteld. Controleer of kantoordetectie is ingesteld voor het kantoor en of mensen daar de deskbird Dock-app hebben geïnstalleerd. Kantoren vallen ook uit na 2 maanden zonder detectiesignaal. Als je Office Admin bent, zie je alleen de kantoren die je beheert.
Beide cijfers hebben bureaus met een gekoppelde monitor nodig. Koppel monitoren aan bureaus in Resource detectie. De cijfers vullen zich vanaf de eerste nacht nadat de gekoppelde bureaus data sturen.
Gemiddelde bezetting vergelijkt het aantal mensen in het kantoor met het aantal bureaus. Als er meer mensen binnenkomen dan er bureaus zijn (bijvoorbeeld omdat mensen in vergaderruimtes of lounges werken), komt de waarde boven de 100% en krijgt het kantoor de status Boven capaciteit.
Portfolio overview en Dock analytics berekenen bezetting anders en gebruiken verschillende kleurbanden. Zo telt Portfolio overview cold desks alleen onder gekoppelde bureaus en telt een persoon pas na 60 minuten in het kantoor. Gebruik Portfolio overview om kantoren met elkaar te vergelijken, en Dock analytics voor uurlijkse patronen binnen één kantoor.
Portfolio overview wordt één keer per nacht bijgewerkt. Elke periode loopt tot en met gisteren.
Nee. Alle cijfers zijn gebaseerd op aanwezigheid die door deskbird Dock wordt gedetecteerd. Een geboekt bureau dat niemand gebruikt telt als cold desk, en iemand die zonder boeking binnenkomt telt gewoon mee voor de bezetting.