De deskbird Outlook Add-In maakt het mogelijk om direct vanuit Outlook een vergaderruimte te zoeken en te boeken bij het aanmaken van een agenda-afspraak. In dit artikel lees je hoe je de add-in opent, een ruimte zoekt, een boeking afrondt en hoe de synchronisatie met deskbird werkt.
- De deskbird Add-In openen in Outlook
- Een vergaderruimte zoeken en boeken
- Hoe de boeking synchroniseert met deskbird
- Veelgestelde vragen
1. De deskbird Add-In openen in Outlook
De deskbird Add-In werkt in Outlook voor Web, Windows en Mac. Zo open je de add-in:
- Open je Outlook-agenda en klik op Nieuwe gebeurtenis of Meer opties om het venster voor het aanmaken van een afspraak te openen.
- Zoek het deskbird-icoon in de werkbalk bovenaan het venster.
- Klik op het deskbird-icoon om het add-in paneel aan de rechterkant van de afspraak te openen.
⚠️ Zie je het deskbird-icoon niet in de werkbalk? Dan is de add-in mogelijk nog niet uitgerold naar jouw account. Neem contact op met je IT-beheerder of interne deskbird-beheerder voor hulp.
2. Een vergaderruimte zoeken en boeken
Als het add-in paneel open is, kun je beschikbare ruimtes in realtime zoeken en filteren:
- Selecteer je kantoor in het dropdownmenu (je hoofdlocatie staat standaard geselecteerd).
- Kies eventueel een specifieke verdieping, of laat deze op Alle verdiepingen staan.
- Gebruik het zoekveld om een ruimte op naam te zoeken, of pas filters toe:
- Capaciteit — bijv. 5 of meer, 10 of meer, 20 of meer personen
- Services — bijv. met catering, zonder catering
- Zet Niet-beschikbare ruimtes tonen aan om ook ruimtes te zien die al geboekt zijn voor jouw tijdslot
- Klik op de gewenste ruimte om deze met één klik aan je afspraak toe te voegen.
De gekozen ruimte verschijnt in je Outlook-afspraak en wordt automatisch geregistreerd in deskbird.
3. Hoe de boeking synchroniseert met deskbird
Als je een ruimte boekt via de Outlook Add-In, wordt de boeking automatisch en realtime gesynchroniseerd met deskbird. Dit betekent:
- Geen dubbele boekingen — dezelfde ruimte kan niet twee keer voor hetzelfde tijdstip geboekt worden.
- Gedeeld overzicht — je boeking is zichtbaar in zowel Outlook als de deskbird webapp.
- Wijzigingen en annuleringen in Outlook worden automatisch doorgevoerd in deskbird.
💡 Voor de beste ervaring moeten je vergaderruimtes door je beheerder ingesteld en gesynchroniseerd zijn tussen Microsoft en deskbird. Werkt een geboekte ruimte onverwacht — bijvoorbeeld, de ruimte blijft als niet beschikbaar staan in deskbird nadat je de afspraak uit Outlook hebt verwijderd — dan is de ruimte mogelijk niet volledig gesynchroniseerd. Neem contact op met je interne beheerder voor hulp.
4. Veelgestelde vragen
Dit kan gebeuren als de vergaderruimte niet volledig gesynchroniseerd is tussen Microsoft en deskbird. Wanneer je een afspraak verwijdert in Outlook voor een niet-gesynchroniseerde ruimte, blijft de boeking mogelijk in deskbird staan en lijkt de ruimte niet beschikbaar. Neem contact op met je interne deskbird-beheerder om de synchronisatiestatus van de ruimte te controleren.
Als je een boeking annuleert in deskbird voor een niet-gesynchroniseerde ruimte, wordt het evenement niet automatisch uit Outlook verwijderd. Je ontvangt een e-mail met de optie om het evenement handmatig uit je agenda te verwijderen. Controleer je inbox voor dit bericht en volg de instructies om het te verwijderen.
De deskbird Outlook Add-In is ontworpen voor Outlook Web, Windows en Mac. Wil je onderweg vergaderruimtes boeken? Gebruik dan de deskbird mobiele app.