El Complemento de Outlook de deskbird te permite buscar y reservar una sala de reuniones directamente desde Outlook al crear un evento en el calendario. Este artículo explica cómo abrir el complemento, buscar una sala, completar una reserva y cómo se sincroniza con deskbird.
- Abrir el complemento de deskbird en Outlook
- Buscar y reservar una sala de reuniones
- Cómo se sincroniza la reserva con deskbird
- Preguntas frecuentes
1. Abrir el complemento de deskbird en Outlook
El complemento de deskbird funciona en Outlook para Web, Windows y Mac. Para abrirlo:
- Abre tu calendario de Outlook y haz clic en Nuevo evento o Más opciones para abrir la ventana de creación de eventos.
- Busca el icono de deskbird en la barra de herramientas en la parte superior de la ventana del evento.
- Haz clic en el icono de deskbird para abrir el panel del complemento en el lado derecho del evento.
⚠️ Si no ves el icono de deskbird en la barra de herramientas, es posible que el complemento aún no esté disponible en tu cuenta. Ponte en contacto con tu administrador de TI o con tu Administrador deskbird interno para recibir ayuda.
2. Buscar y reservar una sala de reuniones
Una vez abierto el panel del complemento, puedes buscar y filtrar las salas disponibles en tiempo real:
- Selecciona tu oficina en el menú desplegable (tu oficina principal se selecciona por defecto).
- Opcionalmente, selecciona un piso específico o déjalo en Todos los pisos.
- Usa el campo de búsqueda para encontrar una sala por nombre, o aplica filtros:
- Capacidad — por ejemplo, 5 o más, 10 o más, 20 o más personas
- Servicios — por ejemplo, con catering, sin catering
- Activa Incluir salas no disponibles para ver las salas que ya están reservadas en tu franja horaria
- Haz clic en la sala que quieras para añadirla a tu evento con un solo clic.
La sala seleccionada aparece en tu evento de Outlook y se registra automáticamente en deskbird.
3. Cómo se sincroniza la reserva con deskbird
Cuando reservas una sala a través del Complemento de Outlook, la reserva se sincroniza automáticamente con deskbird en tiempo real. Esto significa:
- No hay reservas duplicadas: la misma sala no se puede reservar dos veces para el mismo horario.
- Visibilidad compartida: tu reserva es visible tanto en Outlook como en la app web de deskbird.
- Las actualizaciones y cancelaciones realizadas en Outlook se reflejan automáticamente en deskbird.
💡 Para la mejor experiencia, tus salas de reuniones deben estar configuradas y sincronizadas entre Microsoft y deskbird por tu admin. Si una sala que reservaste se comporta de forma inesperada —por ejemplo, aparece como no disponible en deskbird después de eliminarla de Outlook— es posible que la sala no esté completamente sincronizada. Ponte en contacto con tu admin interno para recibir ayuda.
4. Preguntas frecuentes
Esto puede ocurrir si la sala de reuniones no está completamente sincronizada entre Microsoft y deskbird. Cuando se elimina un evento de una sala no sincronizada en Outlook, la reserva puede permanecer en deskbird y hacer que la sala siga apareciendo como no disponible. Ponte en contacto con tu Administrador deskbird interno para comprobar el estado de sincronización de la sala.
Cuando se cancela una reserva en deskbird para una sala no sincronizada, el evento no se elimina automáticamente de Outlook. Recibirás un correo electrónico con la opción de eliminar el evento manualmente de tu calendario. Revisa tu bandeja de entrada y sigue las instrucciones para eliminarlo.
El Complemento de Outlook de deskbird está diseñado para Outlook Web, Windows y Mac. Para reservar salas de reuniones desde el móvil, usa la app móvil de deskbird.
Sí. Establece la fecha de inicio y fin del evento en Outlook y luego añade la sala con el complemento. El complemento comprueba si la sala está disponible durante todo el periodo. Para conocer los límites que aplican a las reservas de varios días, consulta Reservar una sala de reuniones.