Individuelle Dashboards

Eigene Dashboards ermöglichen es Global Admins, individuelle Analytics-Dashboards zu erstellen, indem sie einfach beschreiben, was sie wissen möchten. Der KI-Assistent von deskbird verwandelt eine Frage in Alltagssprache in ein fertiges Dashboard mit KPIs, Diagrammen und Tabellen – basierend auf den Buchungs-, Planungs- und Nutzungsdaten des Unternehmens. Keine Exporte, keine Tabellen und kein Warten darauf, dass jemand anderes den Bericht erstellt. Meine Dashboards ist Teil von deskbird Intelligence und steht Global Admins mit Desks Professional und Desks Enterprise zur Verfügung.

1. Bevor du startest
2. Wo du Meine Dashboards findest
3. Erstelle ein Dashboard mit dem Assistenten
4. Dashboard mit dem Assistenten verfeinern
5. Dashboards umbenennen, kopieren, als Favorit markieren und löschen
6. Dashboard mit anderen Global Admins teilen
7. Verfügbare Daten und Widget-Typen
8. Einschränkungen
9. FAQs

1. Bevor du startest

• Rolle: Nur Global Admins können Meine Dashboards öffnen. Andere Admin-Rollen und Mitarbeitende sehen es nicht. Siehe Systemrollen und Berechtigungen.
• Plan: Das Unternehmen benötigt Desks Professional oder Desks Enterprise.
• Datenumfang: Der Assistent verwendet nur Daten aus dem Unternehmen, zu dem der Global Admin gehört.
• Nur-Lesen: Der Assistent kann Daten nur lesen und visualisieren. Er kann keine Buchungen erstellen, stornieren oder ändern, keine Einstellungen ändern und keine Daten überschreiben.
• Präsenzdaten: Fragen zur tatsächlichen, sensorgemessenen Anwesenheit können nur beantwortet werden, wenn das Unternehmen deskbird Dock nutzt. Siehe deskbird Dock: Übersicht & Einrichtung.

2. Wo du Meine Dashboards findest

1. Wechsle unten links in der Navigation zu Intelligence.
2. Klicke auf Meine Dashboards.

Meine Dashboards befindet sich neben den vorgefertigten Analytics-Seiten von deskbird, wie zum Beispiel Office Analytics, Workforce Analytics und Dock Analytics.

Auf der Seite werden alle Dashboards angezeigt, die dem Global Admin zur Verfügung stehen. Mit den Tabs oberhalb der Liste kannst du die Anzeige filtern:

• Alle: Alle eigenen Dashboards plus alle Dashboards, die mit Global Admins geteilt wurden.
• Deine: Dashboards, die vom aktuellen Global Admin erstellt wurden.
• Mit dir geteilt: Dashboards, die andere Global Admins geteilt haben.
• Favoriten: Als Favorit markierte Dashboards.

Die Liste zeigt den Namen des Dashboards (Dashboards), den Autor (Erstellt von) und, wer es sehen kann (Ansicht). Klicke auf einen Dashboard-Namen, um es zu öffnen.

3. Erstelle ein Dashboard mit dem Assistenten

1. Gehe zu Intelligence > Meine Dashboards.
2. Klicke auf Dashboard erstellen. Das Assistent-Panel öffnet sich.
3. Gib eine Frage zu Arbeitsplatzdaten in das Feld Nachricht eingeben... ein oder wähle einen der Vorgeschlagenen Prompts aus, zum Beispiel Zeige die Desk-Nutzung nach Büro für die letzten 30 Tage oder Welche Büros waren letzten Monat am vollsten?
4. Sende die Nachricht ab.
5. Wenn die Frage zu allgemein oder unklar ist, stellt der Assistent zunächst eine Rückfrage, anstatt zu raten. Beantworte diese, um fortzufahren.
6. Sobald die Anfrage klar ist, entscheidet der Assistent, wie viele Widgets und welche Widget-Typen benötigt werden, um sie zu beantworten, und baut das Dashboard.

Das neue Dashboard erscheint unter Meine Dashboards im Tab Deine.

💡 Tipp: Je spezifischer die Frage, desto genauer das Dashboard. Nenne den Zeitraum, die Büros oder Etagen, den Ressourcentyp (Desks, Meetingräume) und was gemessen werden soll. Frage zum Beispiel statt Zeig mir Buchungen lieber Vergleiche Desk-Buchungen und No-Shows pro Büro für die letzten 3 Monate.

Der Assistent antwortet in der Sprache, in der die Frage gestellt wurde. Widget-Texte wie Titel, Legenden und Achsenbeschriftungen werden standardmäßig auf Englisch erstellt. Um sie in einer anderen Sprache zu erhalten, bitte den Assistenten explizit darum, zum Beispiel Zeige alle Widget-Titel auf Deutsch.

⚠️ Wichtig: Der KI-Assistent kann Fehler machen. Überprüfe wichtige Zahlen, zum Beispiel mit den vorgefertigten Analytics-Seiten, bevor du Entscheidungen darauf aufbaust.

4. Dashboard mit dem Assistenten verfeinern

Nachdem das Dashboard erstellt wurde, bleibt die Unterhaltung mit dem Assistenten offen, sodass du das Dashboard Schritt für Schritt weiter anpassen kannst:

1. Beschreibe die gewünschte Änderung im Chat mit dem Assistenten, zum Beispiel:
   • Mach aus dem Balkendiagramm ein Liniendiagramm
   • Zeige nur die Büros Berlin und München
   • Füge die Stornorate pro Woche hinzu
   • Zeige die gleichen Daten für Meetingräume
2. Alternativ kannst du auch einem Vorschlag des Assistenten für eine tiefere Analyse folgen.
3. Überprüfe die vorgeschlagenen Änderungen an den bestehenden Widgets.
4. Bestätige die Änderungen einzeln oder alle auf einmal. Das Dashboard wird erst nach der Bestätigung aktualisiert.

💡 Tipp: Um größere Änderungen auszuprobieren, ohne das Original zu verändern, kopiere das Dashboard zuerst (siehe Dashboards umbenennen, kopieren, als Favorit markieren und löschen) und passe die Kopie an.

5. Dashboards umbenennen, kopieren, als Favorit markieren und löschen

Direkt im Dashboard, ohne den Assistenten:

• Dashboard umbenennen: Bearbeite den Dashboard-Titel.
• Widget umbenennen: Bearbeite den Titel eines einzelnen Widgets.
• Widget entfernen: Lösche ein einzelnes Widget aus dem Dashboard.

In der Liste unter Meine Dashboards, mit den Icons am Ende jeder Zeile:

• Favorit (Herz-Icon): Markiert das Dashboard als Favorit. Es erscheint dann auch im Tab Favoriten.
• Kopieren (Kopier-Icon): Erstellt eine Kopie des gesamten Dashboards, zum Beispiel um Änderungen in einer zweiten Version zu testen.
• Löschen (Papierkorb-Icon): Entfernt das Dashboard.

Alle anderen Änderungen, wie Diagrammtypen, Metriken, Filter oder das Hinzufügen von Widgets, erfolgen über den Assistenten (siehe Dashboard mit dem Assistenten verfeinern). Die Widget-Größen passen sich automatisch an den Bildschirm an und können nicht manuell geändert werden.

6. Dashboard mit anderen Global Admins teilen

Jedes Dashboard hat eine von zwei Ansichtsberechtigungen:

• Privat: Nur der Ersteller kann das Dashboard sehen.
• Global Admins: Alle Global Admins des Unternehmens können das Dashboard sehen.

Um ein privates Dashboard zu teilen, stelle die Ansicht auf Global Admins. Andere Global Admins finden es dann im Tab Mit dir geteilt und in der Spalte Ansicht steht Global Admins.

⚠️ Wichtig: Dashboards können nicht mit bestimmten Personen, einer Teilmenge von Admins, anderen Admin-Rollen oder Mitarbeitenden geteilt werden.

7. Verfügbare Daten und Widget-Typen

Der Assistent kann Fragen auf Basis folgender Daten beantworten:

Desk- und Meetingraum-Buchungen – wer bucht was, wann und wie:

• Anzahl der Buchungen und Anzahl der einzigartigen Personen, die gebucht haben
• Wahrgenommene Buchungen (eingecheckt oder abgeschlossen)
• No-Shows, die automatisch durch die Check-in-Richtlinie freigegeben wurden
• Stornorate (vom Nutzer storniert oder automatisch freigegeben)
• Durchschnittliche Buchungsvorlaufzeit (Tage im Voraus gebucht) und durchschnittliche Buchungsdauer

Beispielfragen: Wie viele Buchungen hatten wir letzten Monat?, Wie hoch ist unsere No-Show-Rate?, Wie lang ist die durchschnittliche Buchungsvorlaufzeit für Meetingräume?, Wer sind unsere Top-Desk-Bucher?

Nutzung – Kapazität, Belegung und Flächenoptimierung pro Büro, Etage oder Desk:

• Nutzung: Anteil der verfügbaren Bürozeiten, die gebucht wurden
• Anzahl aktiver Desks und Räume und wie viele davon mindestens einmal oder nie gebucht wurden
• Anteil der Büro-Tage, an denen eine Ressource mindestens einmal gebucht wurde

Beispielfragen: Welches Büro hat die höchste Desk-Nutzung?, Wie viel Prozent unserer Desks werden nie gebucht?, Wie unterscheidet sich die Desk-Nutzung auf den Etagen?

Planung – geplante Anwesenheit und hybride Arbeitsmuster, unabhängig davon, ob eine Buchung gemacht wurde:

• Anzahl der Personen, die ihre Woche planen
• Geplante Tage (Halbtagspläne zählen als halber Tag)
• Geplante Büro-Tage mit Desk-Buchung und geplante Büro-Tage ohne Buchung

Beispielfragen: Wie viele Personen haben letzte Woche Homeoffice vs. Büro geplant?, Welche Tage sind am beliebtesten für Büro-Tage?, Wie viele Mitarbeitende haben einen Büro-Tag geplant, ohne einen Desk zu buchen?

Präsenz, erkannt durch deskbird Dock – nur für Unternehmen, die deskbird Dock nutzen:

• Durchschnittliche und maximale Anzahl an Geräten, die gleichzeitig im Büro erkannt wurden
• Belegung als Anteil der gesamten Desk-Kapazität und Belegung der Desks mit Präsenzmessung
• Desks mit Präsenzmessung, die keinerlei Aktivität registriert haben
• Durchschnittliche Zeit, die ein Gerät ununterbrochen im Büro angedockt war

Beispielfragen: Wie hoch ist unsere maximale stündliche Belegung an Mittwochen?, Welche Desks mit Präsenzmessung werden nie genutzt?, Wie lange bleiben Personen typischerweise an ihren Desks angedockt?

Je nach Frage verwendet der Assistent diese Widget-Typen:

• KPI-Kacheln und KPI-Zeilen
• Balkendiagramme und gestapelte Balkendiagramme
• Liniendiagramme
• Ranglisten
• Tabellen und Baumtabellen
• Heatmaps

8. Einschränkungen

• Kein Export: Dashboards können nicht als CSV, XLSX oder PDF exportiert werden. Für Rohdaten-Exporte siehe Exporte.
• Teilen: Nur privat oder mit allen Global Admins. Kein Teilen mit bestimmten Personen oder Mitarbeitenden.
• Metriken: Der Assistent arbeitet mit den oben aufgeführten Standardmetriken von deskbird. Eigene Berechnungen außerhalb dieser Metriken werden nicht unterstützt.
• Keine interaktiven Filter: Dashboards haben keine Filtersteuerung. Um Filter zu ändern, frage den Assistenten.
• Manuelle Bearbeitung: Beschränkt auf das Umbenennen des Dashboards, das Umbenennen von Widgets und das Entfernen von Widgets. Widgets können nicht manuell in der Größe verändert werden.
• Freigaben: Jede vom Assistenten vorgeschlagene Änderung muss vor der Anwendung genehmigt werden.
• Personenbezogene Daten: Je nach Frage können Dashboards Daten zu einzelnen Personen anzeigen (zum Beispiel Top-Bucher). Es gibt keinen anonymisierten oder nur aggregierten Modus. Prüfe interne Datenschutzanforderungen, wie z. B. Betriebsvereinbarungen, bevor du solche Dashboards nutzt oder teilst.

9. FAQs