Wenn du einen Besucher in deskbird vorab anmeldest, kannst du einen bevorstehenden externen Besuch im Voraus planen, deinem Gast eine Einladung zu seinem eigenen Besucherportal mit allen wichtigen Infos schicken und für eine reibungslose Ankunft sorgen. Wenn du das vor dem Besuch erledigst, sparst du Zeit am Empfang und alle sind bestens informiert.
1. Besucher vorab anmelden
So planst du einen neuen Besucher in deskbird:
- Gehe im Hauptmenü zu Besuche.
- Klicke oben rechts auf + Besuch erstellen.
- Fülle auf der Seite Besuch erstellen die Besuchsdaten aus:
- Titel — Gib einen aussagekräftigen Namen für den Besuch ein (z. B. Wartungstermin).
- Organisator — Ist standardmäßig dein Name; ändere ihn, falls du im Namen einer anderen Person anmeldest.
- Datum & Uhrzeit — Wähle das Datum und lege Start- und Endzeit fest.
- Typ — Wähle den Besuchstyp, der zu diesem Besuch passt (z. B. Geschäftlich, Vorstellungsgespräch, Führung). Die verfügbaren Typen und deren genaue Bezeichnungen werden von deinem Admin festgelegt, daher kann diese Liste von den Beispielen abweichen. Der gewählte Typ bestimmt auch, welche Anweisungen und Dokumente dein Besucher sieht.
- Unter Besucher hinzufügen gibst du den Namen und/oder die E-Mail-Adresse jedes Besuchers ein. Mindestens ein Feld pro Besucher ist erforderlich, und du musst mindestens einen Besucher hinzufügen, bevor du speichern kannst.
- Klicke auf Besuch erstellen. Du wirst gefragt, ob du eine Einladung per E-Mail an die Besucher senden möchtest.
💡 Eine E-Mail-Adresse ist erforderlich, wenn du automatische Erinnerungen und Updates an deinen Besucher schicken möchtest.
💡 Falls der gewählte Typ Dokumente enthält (z. B. eine NDA oder Sicherheitsunterweisung), wird dein Besucher gebeten, diese zu prüfen oder zu unterschreiben – siehe Was der Besucher erhält unten.
2. Was der Besucher erhält
Wenn du die Einladung bestätigst, schickt deskbird deinem Besucher eine E-Mail mit einem persönlichen Link zu seinem Besucherportal – kein Account oder App-Download nötig. Beim ersten Öffnen des Links wird der Besucher gebeten, Name, E-Mail und Firma zu bestätigen oder einzutragen und der Datenverarbeitung zuzustimmen.
Im Portal sieht dein Besucher:
- Besuchsdaten – Titel, Datum, Uhrzeit und die Adresse des Büros.
- Anweisungen – Die Hinweise, die für diesen Besuchstyp hinterlegt sind (z. B. Wegbeschreibung, WLAN-Zugang, was mitzubringen ist).
- Seinen Besuchercode – Einen individuellen Code, den er am Kiosk-Tablet eingibt, um sich selbst einzuchecken.
- Host-Details – Deinen Namen und deine E-Mail, damit der Besucher weiß, auf wen er sich freuen kann.
- Dokumente – Falls für den Typ Dokumente hinterlegt sind, sieht der Besucher, was noch offen ist, und kann alles direkt im Portal vorab prüfen oder unterschreiben.
Visitors erhalten außerdem automatische Folge-E-Mails zu diesen Zeitpunkten:
- Besuchs-Erinnerung – Wird 24 Stunden vor dem Besuch verschickt.
- Besuch geändert – Wird verschickt, wenn Titel, Datum/Uhrzeit, Organisator oder Typ nach Versand der Einladung geändert werden.
- Besuch storniert – Wird verschickt, wenn du den Besuch löschst oder den Besucher entfernst.
- Besuchstyp aktualisiert – Wenn dein Admin den Namen oder die Anweisungen des Besuchstyps für deinen Besuch ändert, kann er Besucher mit bevorstehenden Besuchen benachrichtigen, damit dein Gast immer die aktuellsten Infos hat.
💡 Die Einladung wird in der Sprache des Organisators verschickt. Der Besucher kann die Sprache des Portals jederzeit über den Sprachwähler oben in der Ecke ändern. E-Mails werden nur an Besucher verschickt, die eine E-Mail-Adresse in ihrer Einladung haben.
3. Besuchereinladung bearbeiten oder stornieren
Um einen bestehenden Besuch zu bearbeiten oder zu stornieren, öffne das Drei-Punkte-Menü (⋮) neben dem Besuch in der Besuche-Liste. Dort kannst du:
- Besuch bearbeiten – Passe beliebige Besuchsdaten an. Du kannst entscheiden, ob der Besucher über die Änderungen informiert werden soll.
- Besuch duplizieren – Erstelle eine Kopie mit denselben Daten als Ausgangspunkt für einen neuen Besuch.
- Als abgeschlossen markieren – Schließe den Besuch ab, sobald er beendet ist.
- Besuch löschen – Entferne den Besuch dauerhaft. Du kannst wählen, ob der Besucher beim Löschen benachrichtigt werden soll.
⚠️ Das Löschen eines Besuchs ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden.
4. FAQs
Ja. Auf der Seite Besuch erstellen kannst du im Bereich Besucher hinzufügen beliebig viele Besucher eintragen. Jeder Besucher kann einen eigenen Namen und eine eigene E-Mail-Adresse haben und erhält eine eigene Einladung mit Link zu seinem Besucherportal und Besuchercode.
Bitte den Besucher zuerst, im Spam- oder Junk-Ordner nachzusehen. Falls die E-Mail dort nicht ist, prüfe, ob die E-Mail-Adresse in der Einladung korrekt ist, indem du den Besuch bearbeitest. Du kannst die Einladung auch erneut senden, indem du den Besuch bearbeitest und erneut speicherst – deskbird fragt dich dann, ob du den Besucher benachrichtigen möchtest. Wenn das Problem weiterhin besteht, wende dich an dein IT- oder Admin-Team, um die E-Mail-Einstellungen zu prüfen.
Nein. Der Link in der Einladung öffnet direkt das persönliche Besucherportal – es ist kein Account, Passwort oder App nötig.
Dein Besucher sieht im Portal einen Dokumente-Tab, in dem alles aufgelistet ist, was geprüft oder unterschrieben werden muss. Er kann das direkt im Portal vorab erledigen oder am Kiosk bei der Ankunft. Als Organisator musst du nichts weiter tun – die passenden Dokumente sind vom Admin bereits am Besuchstyp hinterlegt.
Nur, wenn die Person, die die Änderung vorgenommen hat, sich entscheidet, die Benachrichtigung zu senden. Wenn Name oder Anweisungen eines Besuchstyps aktualisiert werden, erscheint eine Abfrage, ob Besucher mit bevorstehenden Besuchen dieses Typs per E-Mail informiert werden sollen. Die aktuellsten Anweisungen sind immer im Besucherportal sichtbar, sodass dein Gast dort jederzeit nachsehen kann.