Die Funktion „Buchen für Gäste“ in deskbird ermöglicht es dir, einen Schreibtisch oder Parkplatz für einen externen Besucher – zum Beispiel einen Freelancer, Kunden oder Bewerber – zu reservieren, damit dieser bei seiner Ankunft einen festen Platz hat. Der Gast erhält eine E-Mail-Bestätigung mit allen Details.
1. Schreibtisch für einen Gast buchen
- Gehe im deskbird Web-App-Bereich auf Buchen.
- Wähle das gewünschte Datum sowie den Schreibtisch oder Parkplatz aus, den du reservieren möchtest.
- Wähle im Buchungstyp-Selector Gast aus.
- Gib den Namen und die E-Mail-Adresse des Gastes ein.
- Überprüfe die Angaben und klicke auf Bestätigen.
⚠️ Verwende niemals dieselbe E-Mail-Adresse für verschiedene Gäste. deskbird behandelt die E-Mail-Adresse als eindeutigen Identifikator. Wenn du sie mehrfach verwendest, kann eine vorherige Buchung überschrieben werden. Falls der Gast keine E-Mail erhalten soll, verwende ein Format wie dein.name+gastname@deinedomain.com.
💡 Gastbuchungen erscheinen in deinen Bevorstehenden Buchungen, sodass du sie einfach bearbeiten oder einchecken kannst.
2. Was der Gast erhält
Sobald die Buchung bestätigt ist:
- Der Gast erhält eine E-Mail-Bestätigung mit Buchungsdatum, Standort und Schreibtischdetails.
- Du (als Buchungsinhaber) erhältst ebenfalls eine Kopie der Bestätigung.
Gäste werden in der Büroübersicht als externe Besucher angezeigt, damit deine Kollegen wissen, dass jemand von außerhalb im Büro ist.
3. Check-in im Namen eines Gastes
Gäste können sich nicht selbst einchecken. Wenn Check-in in deinem Unternehmen aktiviert ist, musst du als Buchungsinhaber den Check-in für den Gast übernehmen:
- Gehe zu Buchungen > Bevorstehende Buchungen.
- Finde die Gastbuchung.
- Klicke auf Check-in, sobald das Check-in-Fenster geöffnet ist.
4. FAQs
Globale Admins und Office-Admins können immer Gastbuchungen vornehmen. Ob auch Standardnutzer oder Manager Gastbuchungen erstellen können, hängt von den Einstellungen deines Unternehmens unter Buchungseinstellungen > Buchen für Gäste ab. Wenn du die Option Gast bei der Buchung nicht siehst, wende dich an deinen Admin.
Nein. deskbird verwendet die E-Mail-Adresse als eindeutigen Identifikator für jeden Gast. Wenn du dieselbe E-Mail-Adresse für einen anderen Gast nutzt, kann der bestehende Gastdatensatz überschrieben werden und es können Buchungsfehler auftreten. Verwende immer die echte E-Mail-Adresse des Gastes oder, falls du einen Platzhalter benötigst, ein eindeutiges Alias wie dein.name+gastname@deinedomain.com.