Das Besuchermanagement erfasst nur die Daten, die du benötigst, um einen Besucher willkommen zu heißen. Du entscheidest pro Büro, wie lange diese Daten gespeichert werden. In diesem Artikel findest du eine Übersicht, welche Besucherdaten deskbird verarbeitet, was du konfigurieren kannst, was fest vorgegeben ist und wer die Daten sehen kann – damit dein Datenschutz-Team alle Fakten für die Prüfung hat. Der Artikel beschreibt die Funktionsweise des Produkts und stellt keine Rechtsberatung dar.
- Welche Besucherdaten deskbird erfasst
- Einwilligung und eigene Datenschutzhinweise
- Speicherdauer für Besucherdaten festlegen
- Was passiert, wenn Besucherdaten anonymisiert werden
- Wer Besucherdaten sehen kann
- Was Benachrichtigungen enthalten
- FAQs
1. Welche Besucherdaten deskbird erfasst
Jeder Besucher hat vier Standardfelder: E-Mail, Vorname, Nachname und Unternehmen. Diese Felder können nicht deaktiviert werden, und du kannst keine eigenen Felder hinzufügen. Wenn du weitere Informationen teilen oder abfragen möchtest, nutze die Anweisungen und Dokumente deiner Besuchsarten.
Welche Felder erforderlich sind, hängt davon ab, wo der Besucher hinzugefügt wird:
| Wo der Besucher hinzugefügt wird | Erforderlich | Optional |
|---|---|---|
| Ein Gastgeber oder Empfangsmitarbeiter erstellt einen Besuch | Mindestens eines von E-Mail, Vorname oder Nachname. Die E-Mail wird benötigt, um die Einladung zu versenden. | Die übrigen Felder |
| Der Besucher öffnet das Besucherportal zum ersten Mal | Vorname und Nachname. Die E-Mail wird angezeigt, kann aber nicht geändert werden. | Unternehmen |
| Ein Laufkundebesucher registriert sich am Besucherkiosk | Vorname und Nachname | Unternehmen und Gastgeber. Wenn der Besucher den Gastgeber überspringt, wird der Standard-Gastgeber des Büros benachrichtigt. |
deskbird erfasst nicht:
- Besucherfotos (Badges, der Kiosk und das Besucherportal sind rein textbasiert),
- Ausweisdaten wie Ausweisart, Nummer oder Scans,
- irgendeine Identitätsprüfung. Besucher bestätigen ihre eigenen Angaben im Besucherportal.
Vorangemeldete Besucher checken am Kiosk mit dem Besuchercode aus ihrer Einladung oder dem Besucherportal ein. Der Code dient nur dazu, den Besuch des Besuchers zu finden. Der QR-Code, der bei der Einrichtung auf dem Kiosk-Bildschirm angezeigt wird, dient zum Koppeln des Geräts, nicht zur Identifikation von Besuchern.
2. Einwilligung und eigene Datenschutzhinweise
Wenn ein Besucher sein Besucherportal zum ersten Mal öffnet, bestätigt er seine Angaben und setzt ein Häkchen bei einer Einwilligungserklärung zur Datenschutzerklärung und Datenverarbeitung.
- Das Häkchen ist verpflichtend. Ohne es kann der Besucher nicht fortfahren.
- Der Wortlaut ist fest vorgegeben. Er wird in der Sprache angezeigt, die der Besucher im Portal auswählt.
- Das Häkchen verlinkt auf die deskbird-Datenschutzerklärung. Dieser Link kann nicht durch einen eigenen Hinweis ersetzt werden.
Um Besuchern deinen eigenen Datenschutzhinweis (z. B. die Informationen nach Art. 13 DSGVO) bereitzustellen, füge ihn als Dokument zu deinen Besuchsarten hinzu. Dafür benötigst du die Globaler Admin-Rolle.
- Gehe zu Admin > Besuche: Besuchsarten und öffne eine Besuchsart.
- Klicke im Bereich Dokumente auf + Hinzufügen.
- Wähle Nur Vorschau, um deinen Hinweis als PDF hochzuladen, oder Unterschrift erforderlich, um ihn im Editor zu verfassen und von Besuchern unterschreiben zu lassen.
- Wiederhole dies für jede Besuchsart, die deine Büros nutzen.
Besucher sehen deinen Hinweis dann im Tab „Dokumente“ ihres Besucherportals und am Kiosk während des Check-ins. Details zu beiden Dokumenttypen findest du unter Dokumente unterschreiben.
⚠️ Wichtig: Einladungsemails enthalten keinen Link zu einem Datenschutzhinweis, und du kannst keinen hinzufügen. Dein Hinweis erreicht Besucher nur über das Besucherportal und den Kiosk. Besucher, die sich als Laufkundschaft am Kiosk registrieren, sehen ihn beim Check-in.
3. Speicherdauer für Besucherdaten festlegen
Standardmäßig werden Besucherdaten unbegrenzt gespeichert (Unbegrenzt). Du kannst pro Büro eine Aufbewahrungsfrist festlegen, nach deren Ablauf deskbird die Besucherdaten jedes Besuchs automatisch anonymisiert.
Bevor du startest:
- Du benötigst die Globaler Admin-Rolle.
- Dein Unternehmen benötigt Visitors Plus (siehe Feature Availability).
So legst du die Aufbewahrungsfrist fest:
- Gehe zu Admin > Besuche: Einstellungen.
- Klicke auf das ⚙️ Zahnrad neben dem Büro.
- Wähle unter Datenschutz für Besucherdaten Unbegrenzt, 30 Tage, 90 Tage oder 180 Tage.
- Speichere deine Änderungen.
- Wiederhole dies für jedes Büro, in dem du das Besuchermanagement nutzt.
Die Frist wird für jeden Besuch einzeln ab dem Endzeitpunkt gezählt. Ein späterer Besuch derselben Person verlängert sie nicht. Beispiel: Bei 30 Tagen wird ein Besuch, der vor 40 Tagen endete, anonymisiert, während der Besuch derselben Person von vor 5 Tagen weiterhin sichtbar bleibt.
💡 Frist ändern: Eine neue Frist gilt auch für bestehende Besuche. Wenn du sie verkürzt, z. B. von Unbegrenzt auf 30 Tage, werden alle Besuche, die vor mehr als 30 Tagen endeten, innerhalb eines Tages anonymisiert. Die Änderung greift nicht sofort beim Speichern.
4. Was passiert, wenn Besucherdaten anonymisiert werden
Sobald die Aufbewahrungsfrist eines Besuchs abgelaufen ist, anonymisiert deskbird diesen automatisch. Niemand muss dies starten oder bestätigen. Der Besuch wird dann als anonymisiert markiert und zeigt keinen Besucher mehr an.
| Entfernt | Behalten |
|---|---|
|
|
Die Besuchervorschläge, die beim Erstellen eines Besuchs angezeigt werden, werden separat bereinigt – je nachdem, wann der Besucher zuletzt zu einem Besuch an diesem Büro hinzugefügt wurde.
Ob die Anonymisierung deinen Löschpflichten genügt, muss dein Datenschutzbeauftragter beurteilen. Dieser Artikel beschreibt, was das Produkt macht, nicht die rechtliche Einordnung.
5. Wer Besucherdaten sehen kann
Der Zugriff auf Besucherdaten hängt von der Rolle ab und – bei Empfangsmitarbeitern – davon, welchem Büro sie zugewiesen sind.
| Rolle | Welche Besuche sie sehen | Was sie tun können |
|---|---|---|
| Gastgeber (die Person, die den Besuch erstellt oder organisiert) | Nur eigene Besuche, inklusive Name, E-Mail, Unternehmen des Besuchers, Besuchszeiten, Dokumente, Besuchercode und Status | Eigene Besuche erstellen und verwalten |
| Büro-Admin | Nur die Besuche, die sie selbst erstellt oder organisiert haben, wie ein Gastgeber. Die Rolle Büro-Admin gibt keinen Zugriff auf alle Besuche im Büro. | Eigene Besuche erstellen und verwalten |
| Empfangsmitarbeiter für Besucher | Alle Besuche in den Büros, denen sie zugewiesen sind, mit denselben Besucherdetails | Besucher ein- und auschecken, Besucherdaten bearbeiten, Badges drucken und Besuche exportieren |
| Globaler Admin | Alle Besuche in allen Büros | Alles, was ein Empfangsmitarbeiter tun kann, plus die Einstellungen für Besuche (inklusive Datenschutz für Besucherdaten) und Besuchsarten |
Die Besucherübersicht, die Liste der Besucher vor Ort und der Export stehen nur Empfangsmitarbeitern für Besucher und Globalen Admins zur Verfügung. Um einem Büro-Admin Zugriff auf alle Besuche im Büro zu geben, füge ihn zusätzlich als Empfangsmitarbeiter für Besucher hinzu. Empfangsmitarbeiter für Besucher werden pro Büro in Admin > Besuche: Einstellungen zugewiesen (siehe Rolle Empfangsmitarbeiter und Besucherübersicht).
⚠️ Wichtig: Berechtigungen gelten immer für ganze Besuche, nicht für einzelne Felder. Du kannst z. B. das E-Mail-Feld nicht für Gastgeber ausblenden.
6. Was Benachrichtigungen enthalten
E-Mails an Besucher (Einladung, Update, Erinnerung und Stornierung) enthalten:
- den Namen und das Logo deines Unternehmens,
- den Besuchstitel, Datum und Uhrzeit,
- Vor- und Nachname des Besuchers sowie den Besuchercode,
- Vor- und Nachname sowie E-Mail des Gastgebers,
- den Namen und die Adresse des Büros,
- die Anweisungen der Besuchsart,
- den Link zum Besucherportal.
Update-E-Mails können außerdem die Titel von Dokumenten aufführen, die dem Besuch hinzugefügt wurden.
Benachrichtigungen an Gastgeber (Microsoft Teams und E-Mail, z. B. wenn ein Besucher eincheckt oder ein Besuch endet) enthalten den Besuchstitel, Datum und Uhrzeit, den Standort und für jeden Besucher den Namen, die E-Mail, das Unternehmen sowie die Check-in- oder Check-out-Zeit.
Was du anpassen kannst: den Namen und das Logo deines Unternehmens, die Anweisungen und Dokumente jeder Besuchsart sowie, ob Besucher benachrichtigt werden, wenn ein Besuch gespeichert oder gelöscht wird. Die E-Mail- und Teams-Vorlagen selbst können nicht bearbeitet werden. Alle Benachrichtigungstypen findest du unter Benachrichtigungen und Erinnerungen.
7. FAQs
Nein. Das Häkchen ist verpflichtend, der Wortlaut ist fest vorgegeben und es verlinkt immer auf die deskbird-Datenschutzerklärung. Um Besuchern deinen eigenen Datenschutzhinweis bereitzustellen, füge ihn als Dokument zu deinen Besuchsarten hinzu (siehe Einwilligung und eigene Datenschutzhinweise).
Nein. Einladungsemails können keinen Link zu einem Datenschutzhinweis enthalten. Füge deinen Hinweis stattdessen als Besuchsart-Dokument hinzu. Besucher sehen ihn im Besucherportal, auf das die Einladungsemail verlinkt, und am Kiosk.
Nein. Die vier Standardfelder (E-Mail, Vorname, Nachname und Unternehmen) können nicht deaktiviert werden, und eigene Felder sind nicht möglich. Du kannst Informationen für Besucher über die Anweisungen der Besuchsart hinzufügen und Besucher über Besuchsart-Dokumente etwas bestätigen oder unterschreiben lassen.
Nein. deskbird erfasst keine Fotos, sammelt keine Ausweisdaten und prüft die Identität eines Besuchers nicht. Gedruckte Badges zeigen nur Text an.
Sie werden anonymisiert. Name, E-Mail und Unternehmen des Besuchers werden aus jedem Besuch entfernt, während der Besuch selbst (Datum, Gastgeber, Check-in-Zeiten usw.) erhalten bleibt. Siehe Was passiert, wenn Besucherdaten anonymisiert werden.
Nein. Gastgeber sehen alle Besucherdetails ihrer eigenen Besuche. Berechtigungen können nicht pro Feld gesetzt werden. Gastgeber sehen nie Besuche anderer Gastgeber.
Nein. Büro-Admins sehen nur die Besuche, die sie selbst erstellt oder organisiert haben, wie jeder Gastgeber. Um ihnen Zugriff auf alle Besuche im Büro zu geben, inklusive Besucherübersicht und Export, füge sie als Empfangsmitarbeiter für Besucher für dieses Büro in Admin > Besuche: Einstellungen hinzu.
Empfangsmitarbeiter für Besucher und Globale Admins können den Besuch auf der Besuche-Seite öffnen und mit Besucher bearbeiten (Stiftsymbol) Name, E-Mail oder Unternehmen ändern. Details findest du unter Rolle Empfangsmitarbeiter und Besucherübersicht.
Das Besuchermanagement läuft auf derselben deskbird-Plattform wie der Rest deines deskbird-Accounts. Bei Fragen zu Hosting, Unterauftragsverarbeitern oder deinem Auftragsverarbeitungsvertrag wende dich an deinen Customer Success Manager.