deskbird biedt je meerdere manieren om werkplekreserveringen te maken en beheren, of het nu voor jezelf, voor teamgenoten of voor bezoekers is. Dit artikel leidt je door elk type reservering.
- Reserveringen voor jezelf maken
- Reserveringen voor collega's maken
- Je reserveringen beheren
- Reserveringen van collega's beheren
- Reserveringen voor gasten
1. Reserveringen voor jezelf maken
Om een reservering voor jezelf te maken:
- Open de Boek tab in de deskbird web-, mobiele of MS Teams-app.
- Selecteer een datum in de kalenderweergave.
- Kies een beschikbare desk, parkeerplaats of andere bron. Je kunt filters gebruiken voor verdiepingen, apparatuur of kantoorfuncties (zoals stille zones of sta-desks).
- Bevestig de reservering. Deze verschijnt in Reserveringen > Aankomend.
💡 Als je bedrijf check-in gebruikt, vergeet dan niet je aanwezigheid op de dag zelf te bevestigen.
💡 Je kunt ook meerdere data boeken door te klikken op +Meer data en zoveel data te selecteren als je wilt. Je krijgt automatisch dezelfde desk toegewezen op alle dagen als deze niet al geboekt is.
2. Reserveringen voor collega's maken
Als je een Admin of Manager bent op deskbird, kun je reserveringen voor anderen maken.:
- Start een nieuwe reservering vanuit de Boek sectie.
- Selecteer de gewenste bron en verwijder jezelf uit de zoekopdracht.
- Zoek de naam van de collega.
- Selecteer de gewenste datum, bron en rond de reservering af.
🔐 Je kunt alleen mensen in je beheerde teams of kantoren zien en voor hen boeken. Globale admins kunnen iedereen selecteren.
💡 Je kunt ook meerdere data boeken door te klikken op +Meer data
3. Je reserveringen beheren
Om je eigen reserveringen te beheren:
- Ga naar de Boek tab en klik op Aankomende reserveringen.
- Vanaf hier kun je:
- De reservering bewerken
- De reservering annuleren
- Inchecken (als check-in vereist en beschikbaar is)
Je kunt ook voltooide reserveringen bekijken vanuit dezelfde sectie voor een overzicht van je geschiedenis.
4. Reserveringen van collega's beheren
Als je de vereiste rol hebt (Admin of Manager):
- Open het tabblad Boekingen.
- Klik op Alle boekingen.
- Je kunt filteren op kantoor of zoeken naar specifieke gebruikers via de zoekbalk.
- Je kunt aankomende boekingen bewerken door op het potloodicoon te klikken.
- Door op het prullenbakicoon te klikken, kun je de boeking verwijderen.
- Je kunt ook collega's inchecken (indien ingeschakeld), of hun lopende boeking als voltooid markeren.
5. Boekingen voor gasten
Om boekingen voor Desks voor externe bezoekers (bijv. freelancers, sollicitanten of klanten) te maken, gebruik je de gastboekingsfunctie:
- Open het tabblad Boek en selecteer Gast als boekingstype.
- Vul de naam en het e-mailadres van de gast in.
- Bevestig de boeking. Een bevestiging wordt naar de gast (en naar de eigenaar van de boeking) gestuurd.
⚠️ Hergebruik nooit hetzelfde e-mailadres voor meerdere gasten, omdat dit tot onjuiste overschrijvingen leidt. Gebruik een formaat zoals jouw_naam+gastnaam@domein.com als een direct e-mailadres niet nodig is. Voor meer details zie onze ➡️ volledige gids voor Boekingen voor Gasten