Dans la section Configuration générale, vous trouverez des paramètres de réservation comprenant les sections suivantes :
1. Délai maximum de réservation
2. Paramètres généraux de réservation pour les utilisateurs et les invités
3. S'enregistrer
4. Synchronisation des calendriers pour les salles de réunion
1. Délai maximum de réservation
Les entreprises ont souvent des politiques différentes concernant la durée pendant laquelle les différents groupes d'employés peuvent réserver une ressource à l'avance. Par exemple, les administrateurs et les assistants personnels peuvent avoir besoin de réserver des bureaux et des places de parking plus longtemps à l'avance que les employés réguliers.
Le paramètre de délai maximum vous permet de définir le nombre de jours à l'avance pendant lesquels les ressources peuvent être réservées par bureau et par rôle utilisateur, où x représente le nombre de jours que vous avez définis.
2. Paramètres généraux de réservation pour les utilisateurs et les invités
Les administrateurs peuvent personnaliser les règles de réservation pour garantir une utilisation organisée et efficace des ressources.
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Limites de réservation : Définissez des restrictions pour que les employés ayant des rôles d'utilisateur et de gestionnaire de groupe puissent réserver un seul bureau et une seule place de parking par jour, assurant ainsi une répartition équitable des ressources.
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Réservations anonymes : Permettez aux utilisateurs de réserver de manière anonyme, ce qui signifie que leurs noms ne seront pas affichés sur les réservations. Cependant, les administrateurs et les gestionnaires auront toujours accès à ces réservations pour des raisons de supervision.
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Réservations pour les invités : Définissez quels rôles d'utilisateur ont l'autorisation de réserver des ressources pour les visiteurs du bureau, assurant un processus fluide et géré pour accueillir les invités.
3. S'enregistrer
Vous pouvez définir votre méthode d'enregistrement préférée. Vous pouvez choisir parmi les options suivantes :
✅️ Aucun enregistrement requis : les utilisateurs n'ont pas besoin de s'enregistrer lorsqu'ils se présentent au bureau.
✅️ Enregistrement simplifié : avec ce paramètre, les utilisateurs peuvent soit s'enregistrer en cliquant sur le bouton dans leur application web / MS Teams / mobile, soit en flashant le code QR du bureau concerné avec l'appareil photo de leur smartphone (pas besoin d'ouvrir l'application deskbird). Lorsqu'ils s'enregistrent avec le code QR, ils seront redirigés vers la page d'enregistrement s'ils ont déjà réservé ce bureau.
✅️ Enregistrement avec le code QR : les utilisateurs peuvent uniquement s'enregistrer en flashant le code QR depuis l'application deskbird. Pour s'enregistrer le jour de la réservation, ils doivent se rendre dans l'aperçu de leur réservation et cliquer sur S'enregistrer (le symbole d'un petit code QR s'affiche à côté). Leur appareil photo s'ouvrira ainsi et ils pourront flasher le code QR afin de s'enregistrer.
💡 Remarque : les utilisateurs peuvent toujours flasher le code QR en utilisant l'appareil photo de leur smartphone, quel que soit le type d'enregistrement choisi (même si l'option de connexion est désactivée). En cliquant sur le lien qui s'affiche à l'écran, ils seront redirigés vers la page de réservation du bureau concerné sur l'application deskbird et pourront ainsi confirmer la réservation en un seul clic.
4. Synchronisation des calendriers pour les salles de réunion
La synchronisation des salles de réunion vous permet ainsi de connecter votre calendrier de travail Google ou Outlook avec deskbird.
Pour en savoir plus sur la synchronisation avec Google Agenda et Microsoft Calendar, veuillez cliquer ici.
Dans ces Paramètres, vous pouvez également personnaliser la confidentialité de ces réunions, par exemple, si vous ne souhaitez pas que les détails de la réunion soient visibles par les autres utilisateurs.
* Veuillez noter qu'il s'agit d'une fonctionnalité optionnelle, uniquement disponible pour les clients deskbird Business ou Enterprise. N'hésitez pas à contacter notre département Customer Success success@deskbird.com pour pouvoir l'activer.