Finis les invitations sur différentes plateformes qui demandent un effort de coordination entre les participants internes et externes. Chaque salle de réunion dispose désormais d'un système qui permet aux administrateurs d'inviter à la fois des participants internes et externes et de générer ou de coller des liens de conférence : plus besoin de se précipiter à la dernière minute pour trouver la bonne connexion donc !
1. Inviter de participants internes et externes
Lors de la mise en place d'un événement dans une salle de réunion, les organisateurs peuvent inviter d'autres participants directement depuis deskbird. Cette fonctionnalité permet non seulement de rendre l'organisation des réunions beaucoup plus fluide, mais garantit également que tous les participants disposent des détails nécessaires, tels que la date, l'heure et le lieu de la réunion, envoyés par e-mail.
Si l'événement est modifié, tous les participants recevront également une notification par e-mail et l'événement sera mis à jour sur le calendrier également.
Invités internes
Les organisateurs des événements peuvent sélectionner les employés depuis la liste des utilisateurs internes qui s'affiche lorsqu'ils commencent à taper leurs noms.
Invités externes
Les organisateurs des événements peuvent saisir l'e-mail de l'invité. Le fonctionnement ressemble à notre fonctionnalité Réserver pour un invité, un invité est donc quelqu'un ayant un domaine différent de celui utilisé au sein de l'entreprise. Par exemple, si l'e-mail d'un invité interne chez deskbird est ameliaroy@deskbird.com, celui d'un invité sera leojames@gmail.com.
Les participants externes à l'entreprise recevront une invitation par e-mail qui les informe sur le lieu et la durée de la réunion.
Visibilité et enregistrement
Pour l'instant, seuls les organisateurs pourront afficher l'événement dans leurs réservations. Les participants le verront plutôt dans leur calendrier, dans la vue Toutes les salles de réunion. Les organisateurs sont également les seuls à pouvoir s'enregistrer pour la réunion, si la salle de réunion le permet.
2. Liens de conférence
Lors de la mise en place d'un événement dans une salle de réunion, les organisateurs et les utilisateurs disposant de rôles d'administrateur ont désormais la possibilité de générer un lien de conférence vidéo unique. Ce lien peut être partagé avec tous les participants pour qu'ils puissent rejoindre la réunion virtuellement.
Cette fonctionnalité prend en charge Microsoft Teams et Google Meet et, grâce à notre intégration, tout autre fournisseur permettant aux organisateurs d'ajouter un lien du service de leur choix. Les liens de conférence créés sur deskbird ou un calendrier de salle de réunion à distance seront synchronisés des deux côtés.
Après avoir saisi les détails de la réunion, l'organisateur de l'événement sélectionne le type de lien de conférence qu'il souhaite ajouter :
1. Si l'entreprise a une intégration avec Microsoft ou Google, il est possible de sélectionner le lien de conférence du service pertinent à ajouter. Sinon, il suffit de sélectionner « Autre » et ajouter un lien d'un service externe (par exemple, Zoom) simplement en collant le lien.
2. Si les salles de réunion ont été ajoutées manuellement et ne sont pas synchronisées avec un service externe, l'organisateur de l'événement peut sélectionner « Autre » et coller un lien de conférence d'un fournisseur de son choix.
3. Une fois le choix sélectionné, l'organisateur peut cliquer sur Confirmer la réservation, et seulement après la création, le lien de conférence respectif est ajouté.
Lorsqu'un participant ou l'organisateur souhaite participer à une réunion virtuelle, il suffit de cliquer sur Rejoindre maintenant depuis le calendrier deskbird.
Si le lien de conférence a été ajouté, les participants recevront également une invitation par e-mail pour la réunion.
💡Une fois créés, les liens de conférence d'une réunion ne peuvent pas être supprimés.