Les administrateurs peuvent créer un espace de travail parfaitement adapté aux besoins de leur entreprise. deskbird permet aux administrateurs de le faire en leur donnant le pouvoir de configurer l'accès au siège de l'entreprise, aux bureaux et aux postes de travail.
Dans cet article, nous nous concentrerons sur la configuration de l'accès aux bureaux. Cette fonctionnalité offre la flexibilité de déterminer qui peut utiliser des zones spécifiques dans votre bureau, garantissant ainsi que chaque zone est adaptée à son objectif.
Comment configurer l'accès à une zone ?
Accédez au portail administrateur sur notre application web.
Accédez à la section Étages et Espaces. Cliquez pour développer l'étage où se trouve la zone qui vous intéresse. Cliquez sur Détails pour cette zone.
Sur le côté droit de cette page, vous trouverez une section appelée "Accès". Ici, vous pouvez configurer l'accès pour la zone en fonction de vos besoins.
Les administrateurs ont trois options d'accès pour chaque zone :
- Libre accès (défaut) : c'est le paramètre par défaut. Tous ceux qui ont accès au bureau peuvent accéder à cette zone sans aucune restriction.
- Accès prioritaire : avec cette option, l'administrateur a l'autorité d'accorder à des groupes d'utilisateurs spécifiques et à des utilisateurs individuels un accès illimité à une zone particulière. Ceux qui n'ont pas reçu explicitement l'accès ont la possibilité de réserver un bureau dans cette zone mais avec certaines conditions.
Ces utilisateurs peuvent effectuer des réservations à partir d'un jour à l'avance, à partir d'une heure spécifiée par l'administrateur. Cependant, ils ne peuvent réserver un bureau que si l'équipe ayant un accès prioritaire n'a pas déjà réservé tous les bureaux disponibles dans cette zone.
Par exemple, considérons une zone avec 4 bureaux où l'équipe financière bénéficie d'un accès prioritaire. Si l'équipe financière a réservé 3 des 4 bureaux, un membre de l'équipe marketing peut réserver le bureau restant un jour à l'avance à partir de 16 heures.
Ce système garantit que les équipes désignées ont un accès prioritaire à certaines zones tout en maximisant l'utilisation des zones lorsque l'équipe prioritaire n'est pas présente au bureau.
- Accès restreint : pour limiter l'accès à des équipes spécifiques, choisissez l'option Accès restreint dans le menu et précisez les utilisateurs individuels ou les groupes d'utilisateurs auxquels vous souhaitez accorder l'accès à la zone, tels que l'équipe marketing ou les commerciaux, par exemple.
Vous pouvez également décider si cette zone doit être visible sur le plan de l'étage pour les utilisateurs qui n'y ont pas accès. Cette option est parfaite pour ces zones qui ne sont utilisées que par des équipes ou des individus spécifiques.
Ces options d'accès vous offrent la flexibilité d'adapter votre espace de travail aux besoins de votre organisation. Que vous ayez besoin d'accorder un accès ouvert, de prioriser des équipes spécifiques ou de créer des zones exclusives et restreintes, deskbird facilite la gestion de qui peut utiliser chaque zone.
💡Rappelez-vous que les rôles utilisateur suivants ont l'autorité pour réserver à tout moment, indépendamment de ces restrictions d'accès : Administrateur global, Administrateur de bureau et Responsable.
💡Pour en savoir plus sur la restriction d'accès au niveau du bureau, cliquez ici.